淺談會計電算化管理中的問題及對策分析

尚 兢

[摘要]保證會計資料的合法、完整是當前 工作的一件大事,也是財務管理工作者的基本職責。當前,隨著經濟的不斷發展,市場經濟改革的不斷深化,會計信息的質量受到社會各界的廣泛關注。作為會計核算方式的重大革新,會計電算化已占到國民經濟核算比重的一大部分,保證會計電算化工作的順利健康發展,是確保電算化會計信息合法、完整的基礎,也為推動企業向更高一級的企業管理信息化打下良好的基礎。

[關鍵詞]會計 電算化 管理分析

一、我國會計電算化發展歷程

1.嘗試階段(1979年至1983年)

1979年財政部撥款用于長春第一汽車制造廠的電算化試點工作為起點,我國正式步入會計電算化的歷程。1981年8月, 人民大學與長春一汽召開了專題 會,會上正式提出了會計電算化這一概念。這個階段主要特點為少數單位開展的單項業務電算化,最常見的是工資和固定資產核算的電算化,處于對電算化的試驗探索期,隨著應用的逐步開展,人們逐漸認識到了電算化的重要性。

2.自發發展階段(1983年至1987年)

經過前一段時期的探索,很多單位取得了較好的效果,在相關部門的領導下,我國掀起了學習和使用 機的熱潮。計算機在國民經濟各部門、各領域得到廣泛應用,會計電算化的開展有了客觀上的基礎。推動了電算化在各行各業的應用。主管部門領導認識到了會計電算化的意義,組織本系統內部技術力量,進行財務軟件的自行開發工作,許多單位也采取委托高等院校、科研單位開發的方式,開發出許多適合本單位的會計軟件。會計電算化軟件的開發出現了喜人的局面。但這段時間也存在一些問題:如脫賬率很低,一些單位在采用電算化運行一段時間后,效果不理想,又回到手工狀態;有些單位長期不能脫賬,增加了會計工作人員負擔。

3.商品化階段(1987年至1996年)

隨著經濟的不斷發展,市場經濟的不斷擴大,出現了一些專門從事會計軟件開發與銷售和服務的公司。如最早通過財政部評審的先鋒公司,以及后來的用友,金蝶、萬能、安易等軟件公司,其中用友公司從一開始就確立了面向普通財務人員提供實用、先進的技術,開發的軟件具有較強的適用性和可靠性,近十年來一直位于應用軟件公司的首位。

4.管理型會計軟件發展階段(1996年至今)

隨著市場經濟的發展以及人們對經濟管理要求的提高,以記賬、算賬、報賬為主要內容的財務會計軟件難以滿足管理上的需求,各單位需要加強會計在管理中的作用,對事前預測、決策,事中規劃、控制,事后核算和分析的“管理型”會計軟件需求增加,以適應市場經濟下管理的要求。

二、我國會計電算化管理中存在的問題

電算化的實施,是電算化在財務工作中應用的第一步,對以后電算化的逐步推廣,確立電算化在財務工作中的中心地位,建立電算化環境下的內部牽制,防止用計算機竊取財務機密,進行經濟犯罪等,具有重要的意義。

對于購買商品化軟件的企業,電算化的實施由軟件公司負責,由于軟件公司在這方面有豐富的經驗,所以出現的問題較少,即使出現,軟件公司也會解決。自行開發財務軟件,要求對軟件的開發進行有效的組織和管理,并進行適當的分工,當前自行開發軟件存在的主要問題如下。

1.認為實施會計電算化的過程就是編程序的過程

這一錯誤認識會導致將會計電算化看得過于簡單,忽視了會計電算化的分析、決算和規劃等工作,往往造成一些不該上的項目上馬,去實現與企業現有條件不相符的項目;同時,由于忽視了事前的規劃、分析和決策等工作,往往使得建立的電算化會計信息系統滿足不了使用單位的要求,不能投入使用,或者暫時滿足了使用單位的要求,但由于可維護性差,單位內外部的條件一旦變化,系統的使用不得不終止,這不僅造成了巨大的浪費,還影響了會計電算化的聲譽。這種認識在實際中表現為:開發軟件時急于進入編程階段,開發出來的軟件可理解性,可維護性差,文檔資料嚴重缺乏。

2.人員分工不合理

正如同要保證 信息的質量,就必須對會計人員進行合理的職位設置一樣,軟件開發也要求對開發人員進行合理的職責設計,而由于財務主管人員常常沒有開發過電算化的軟件,對這一點不了解,使得程序的設計,從機構設置上就不能保證生產出合格的軟件。

三、對策分析

1.計算機開發與財務人員的分離

在計算機開發過程中,計算機專業人員要和財務人員進行溝通和交流,但要分工明確,不能身兼二職,否則不利于檢查與核對資產實物和賬面記錄

2.計算機人員之間職能分離

由于系統開發人員包括系統分析、操作、測試和管理人員,他們都是可以直接接觸到系統的人員。因此內部控制制度還應確保這些人員間的平衡。由于會計電算化是一項系統工程,具有系統的特點,即有自身的生命周期,根據生命周期理論,可將電算化的開發分為系統分析、系統設計、系統實施。

(1)系統分析

系統分析包括可行性分析。如有可能,再進行進一步分析,經過多方論證后才可以進行設計,如果未進行可行性分析就設計,假若系統不成功,或改造成本過大,將造成極大浪費。

(2)系統設計

系統設計一定要在系統分析人員與財務及相關部門充分溝通的基礎上才可以進行開發,并在每一個環節都能與用戶及時聯系,保證設計過程的順利實施,及時解決設計過程中遇到的問題。系統設計還包括系統的測試,其中包括對系統正確性、可靠性、安全性、實用性、可維護性、靈活性、可移植性等方面進行測試。對新程序進行測試,要由審計人員,財務人員和計算機測試人員分別進行,得出測試結果。因為他們的測試側重點是不一樣的。

(3)系統實施

就是將電算化軟件具體運用到財務工作中,并替代手工操作。包括輸入控制、處理控制、輸出控制和日常維護。

①輸入控制。計算機使系統中的數據量大,有效的輸入控制可以使錯誤的數據輸入比較容易地發現,并及時糾正。

②處理控制。處理多為程序控制,一般由程序設計和數據庫流程設計來保證〕

③輸出控制。包括對輸出結果的正確性進行檢查,防止泄密:對輸出的及時性和傳遞的準確性進行檢查。

④日常維護。包括數據備份制度,電源,打印,磁盤管理等等。

參考文獻:

[1]周國鋼.電算化會計.紡織出版社,2000.

[2]李寧.計算機會計學.首都經濟貿易大學出版,2001.

[3]2001年度注冊會計師全國統一 指定輔導教材《審計》.經濟科學出版社.

[4]薛華成.管理信息系統.清華大學出版社,1999.