新形勢下測繪檔案分類方法的思考和實踐

劉惠英

(福建省制圖院,福建福州 350003)

新形勢下測繪檔案分類方法的思考和實踐

劉惠英

(福建省制圖院,福建福州 350003)

測繪工作是國防建設和社會發展的基礎。測繪生產、基本建設和科學研究等活動中形成的應該重點保存的計算資料、圖紙、圖表和各種技術文件等資料就是測繪檔案。測繪檔案管理是社會發展的基礎,隨著經濟是社會的不斷發展,測繪檔案的應用范圍也更加的廣泛。筆者通過對新形勢下的測繪檔案進行分析,進而探討測繪檔案分類法的途徑和方法。

測繪檔案 分類方法 思考與實踐

隨著科技的不斷發展，測繪檔案從之前的傳統實物檔案向電子檔案的方向發展。檔案管理人員要在此基礎上不斷的研究新的方法和新的模式，進而加強現代測繪檔案的管理工作。

1 測繪檔案分類和歸檔工作

首先測繪活動中存在一部分技術性較強的技術總結、驗收報告、成果圖、展點圖、技術設計書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業比較廣，形成過程也比較的復雜，所記錄的介質種類也比較的多。基于以上特點，如果忽略對測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規范。對生產和管理活動以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技歸檔的基礎，對測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個單位要進行分類系統的整理，而且還要對檔案管理部門進行嚴格的驗收。檔案管理人員還要參加測繪科研項目驗收，進一步的了解項目的情況，明確檔案的歸類范圍、內容的檢定和手續的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經過了歸檔份數、整理份數和項目鑒定驗收的要求。在進行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時間范圍內，按照相關的法律法規進行歸檔。其次對于通用格式、數據成果形成單位、數據采用標準、管理部門責任和有關涉密資料在利用、保管、運輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標準嚴格執行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數據副本、基本測繪成果數據、出版發行的產品數據和相關的專用軟件與設備參數等。對于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時的進行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進而方便今后的查找與上報。對于需要編入檔案信息庫的數據，檔案管理人員要對錄入設備有熟練的掌握，進而做好軟件的分類歸檔并對比較重要的信息進行備份保存。

2 內容方面的分類

2.1 按照載體形式的不同進行分類

測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統一規定，進行分級管理和歸口負責的制度，并且由各個專業部門按照規定對專業測繪資料進行自行管理。我國對檔案的有關規定為測繪系統的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據。

2.2 根據載體的不同進行分類

圖紙檔案主要是包括紙質的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計算機進行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進行保存。

2.3 根據記錄的內容進行分類

根據所記錄內容的不同可以將測繪檔案分為生產技術檔案、儀器設備檔案、教學科研檔案、測繪管理檔案和基本建設檔案。

2.4 根據檔案的性質進行分類

根據檔案的性質可以將測繪檔案分為特業測繪檔案、專業測繪檔案、基本測繪檔案和現勢資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時間分類、區域分類、型號分類、外形分類和項目分類等。

3 加強測繪檔案分類管理的重要性

3.1 國土資源的基礎資料

目前，我國已經大范圍的開展了林業、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時期土地資源開發現狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實地的進行調繪，進而準確的反映出土地資源的變遷和利用的現狀。

3.2 測繪是經濟規劃的科學依據

科學的規劃是經濟建設的基礎，它必須根據能夠反映真實情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經濟發展的需要，進而達到合理、經濟、事半功倍的效果。我國一些重點的建設項目在選址、布局設計、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據，并在考證、研究和調查的基礎上進行建設的。在對測繪檔案的充分利用上，科學合理的利用了地理優勢。

3.3 能夠確保勘定界限的可靠性

我國決定用5年的時間來勘定各個省、市縣的界限，進而確定各個行政區的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產生活過程中形成的環境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對勘界的地圖有著詳細的記載，為界限的勘定提供了比較有價值的參考資料。

3.4 測繪檔案是對歷史的真實記載

測繪檔案是社會、歷史、經濟發展的記錄，是不同地域進行歷史編纂的重要依據。很多記載都對各地的歷史進行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經濟、社會、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會服務，測繪生產單位在提交測繪資料之前要向上級上交測繪資料的目錄或者是副本，進而實行統一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實際的參考價值。

4 結語

測繪檔案管理部門要利用現代的多媒體技術和計算機技術建立完善的檔案分類系統，進而提高檔案的質量，進一步的規范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經濟、軍事和政治等多個方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規范化、標準化、信息化方面發展，進而促進社會的發展。

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