看不見(jiàn)的“郵”戲規(guī)則

龍薇薇

作為寫(xiě)字樓里的一員，你可以多久不用電子郵件?除了正文內(nèi)容，電子郵件還會(huì)發(fā)送出怎樣的信息?你也許不知道，當(dāng)你點(diǎn)擊進(jìn)八時(shí)，那些看不見(jiàn)的“郵”戲規(guī)則也隨之在你的周?chē)诱归_(kāi)來(lái)。

很難想象，沒(méi)有電子郵件的職場(chǎng)江湖該如何快速高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要知道，90％的職場(chǎng)人每天上班要做的第一件事，就是打開(kāi)電子郵箱收發(fā)郵件；0％的職場(chǎng)人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認(rèn)沒(méi)有尚未處理的緊急郵件；30％的職場(chǎng)人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登錄郵箱，生怕錯(cuò)過(guò)什么要命的任務(wù)。好吧，就算我們有電郵依賴癥，這也不意味著我們能輕松玩轉(zhuǎn)電郵的諸多功能。

原來(lái)它不是我的郵箱

小林畢業(yè)就進(jìn)入一家貨運(yùn)公司，一千就是五年。這五年里，她使用著公司分配的郵箱。她把公司當(dāng)作自己的家。

當(dāng)公司連年終獎(jiǎng)都發(fā)不出來(lái)時(shí)，裁員的風(fēng)聲日益逼近，小林想到了主動(dòng)離開(kāi)。她開(kāi)始在網(wǎng)上偷偷搜索相關(guān)的職位，并試著發(fā)送了幾封求職簡(jiǎn)歷，其中有一家還是小林所在公司的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。沒(méi)想到，用人單位的電話沒(méi)有等到，她卻被請(qǐng)進(jìn)了公司人事部辦公室。人事總監(jiān)似笑非笑地說(shuō)：“聽(tīng)說(shuō)你有自己的打算，現(xiàn)在公司狀態(tài)不是很好，減員增效已成定局。既然你有更好的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，公司無(wú)疑是支持的。你看看下周能否完成手頭的工作交接?”

小林百思不得其解的是，自己并未向同事透露過(guò)任何風(fēng)聲，人事總監(jiān)怎么會(huì)知遭她的跳槽打算?雖然她的確萌生去意，但在完全沒(méi)有心理準(zhǔn)備的情況下，被效力五年的公司不動(dòng)聲色地辭退，小林還是很難接受這個(gè)事實(shí)。當(dāng)她萬(wàn)分不情愿地清理自己使用了五年的郵箱時(shí)，好像突然悟出了點(diǎn)什么。

答案其實(shí)就這么簡(jiǎn)單，小林五年來(lái)一直使用公司郵箱，工作郵件和私人信件全部用一個(gè)郵箱處理。她做夢(mèng)都沒(méi)想到。會(huì)有人經(jīng)常“偷看”自己的電子郵件，直到被解雇之后她才意識(shí)到：“原來(lái)，它不是我的郵箱。”

君子有所抄，有所不抄

Jack剛從國(guó)有單位跳到了外企，直覺(jué)最大的一個(gè)變化就是一一每天收到的郵件數(shù)量大大增加。很多郵件看起來(lái)和自己毫無(wú)關(guān)系，卻要求閱后及時(shí)回復(fù)，這讓習(xí)慣了國(guó)企工作流程的Jack覺(jué)得很不適應(yīng)。Jack有自己處理問(wèn)題的一套習(xí)慣，比如不緊急的郵件，他會(huì)暫且放一放，若是遇到緊急任務(wù)，他會(huì)主動(dòng)跑到老板處匯報(bào)工作進(jìn)度，至于一些他可以獨(dú)立完成的工作任務(wù)，他盡量不去麻煩其他同事。

但才過(guò)了兩周，老板就找Jack談話了，并向他提出三個(gè)問(wèn)題：第一，為什么不及時(shí)回復(fù)客戶和同事的郵件?第二，為什么不把涉及客戶業(yè)務(wù)往來(lái)的重要郵件抄送團(tuán)隊(duì)同事?第三，為什么不以書(shū)面形式向老板及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度和執(zhí)行情況?

一向我行我素的Jack這才明白，自己對(duì)“電郵法則”的認(rèn)識(shí)完全走入了誤區(qū)。他以為，及時(shí)回復(fù)郵件就意味著必須優(yōu)先處理所涉事項(xiàng)，事實(shí)上，他只需簡(jiǎn)單回復(fù)一句：“收到，謝謝。”他以為，一個(gè)客戶既然由自己負(fù)責(zé)，就沒(méi)必要事無(wú)巨細(xì)抄送其他同事，無(wú)故增加他人的郵件瀏覽量。而事實(shí)是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客戶在做什么，同時(shí)這也是他展示自己的良好機(jī)會(huì)。至于老板，每天工作千頭萬(wàn)緒，很難把你的口頭匯報(bào)牢記心間，要想不忘事、不誤事，還是通過(guò)郵件書(shū)面記錄來(lái)得保險(xiǎn)。

醍醐灌頂?shù)腏ack立刻調(diào)整。了工作方法，老板和同事成了他郵件抄送欄里的“常客”，終于有一天，老板忍不住了：“我說(shuō)，那些雞毛蒜皮的郵件，你能不能不抄送給我啊?還有，給客戶的郵件如果一定要抄給我，可不可以用密送功能?否則在客戶面前，我連打哈哈裝不知道的權(quán)利都沒(méi)有了。”

Jack終于明白，君子有所抄有所不抄。

不要泄露我的隱私

小茜是個(gè)樂(lè)天派，只要看到什么幽默好玩的郵件，都會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)給她的朋友們。

隨著小茜郵箱里的收件人名單越來(lái)越長(zhǎng)，她接到的“投訴”也越來(lái)越多。小茜只好把一些朋友從收件人名單中拿掉，心中還頗有一絲委屈。她的一位朋友是知名高管，這位朋友就經(jīng)常收到莫名其妙的郵件，內(nèi)容不是關(guān)于求職就是關(guān)于推銷，發(fā)件人還自稱是小茜的朋友。她忍不住和小茜對(duì)質(zhì)，原來(lái)都是電郵惹的禍。

小茜每次群發(fā)郵件，所有收件人的電郵地址都赤裸裸地顯示在收件欄里，這些富有搞笑價(jià)值的郵件被四處轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去，無(wú)意中把不該泄露的個(gè)人信息散播出去。普通人的郵件地址也許無(wú)人問(wèn)津，但像她這樣有名有權(quán)的人，收到一些“打秋風(fēng)”的郵件也是很正常的了。

小茜這下學(xué)乖了，群發(fā)郵件時(shí)采取密送功能，收件人彼此無(wú)法看到電郵地址。吃一塹長(zhǎng)一智，過(guò)了一段時(shí)間，朋友們發(fā)現(xiàn)來(lái)自小茜的郵件少了很多，內(nèi)容也不那么“瘋顛”了。他們感嘆小茜開(kāi)始變成熟了，也不禁暗睹懷念那個(gè)沒(méi)心沒(méi)肺、整天發(fā)郵件“轟炸”大家的小女孩。

起手無(wú)回，悔之晚矣

Kevin是一位年輕的公關(guān)人，深得大老板賞識(shí)。但奇怪的是，Kevin在客戶那兒總討不到什么好，弄不好還會(huì)碰一鼻子灰。問(wèn)題究竟出在哪兒呢?原來(lái)，Kevin是個(gè)急性子，他發(fā)給客戶的郵件經(jīng)常出現(xiàn)拼寫(xiě)錯(cuò)誤，要不就是發(fā)錯(cuò)了附件，搞得對(duì)方打開(kāi)后一頭霧水。雖然這都是些不起眼的小失誤，但畢竟讓人看了不舒服，覺(jué)得此人做事不踏實(shí)。

沒(méi)過(guò)多久，Kevin又捅了個(gè)婁子。一位一貫挑剔的客戶，向Kevin的團(tuán)隊(duì)提出一項(xiàng)不合理要求，令他頗為惱火。Kevin通過(guò)郵件和同事討論工作任務(wù)時(shí)，忍不住抱怨了幾句，說(shuō)這位“超級(jí)變態(tài)”客戶的要求簡(jiǎn)直是“胡攪蠻纏”，如果這項(xiàng)任務(wù)能按時(shí)完成才是“見(jiàn)鬼了呢”，最好的解決方法就是“不理她”。這封郵件被人回復(fù)來(lái)回復(fù)去，最后轉(zhuǎn)到了大老板那里，大老板看了很生氣，再次把Kevin叫到辦公室批評(píng)：“你怎么能這么說(shuō)客戶呢?我們和客戶的關(guān)系，是親密戰(zhàn)友，是戰(zhàn)略伙伴，有時(shí)甚至像談戀愛(ài)一樣，她對(duì)你態(tài)度不好，你就當(dāng)她是使小性子，給點(diǎn)甜頭哄哄她不就好了，何必到處去說(shuō)對(duì)方的不是。”

Kevin還想爭(zhēng)辯，老板繼續(xù)說(shuō)：“你有沒(méi)有想過(guò)，這封郵件如果被人轉(zhuǎn)發(fā)給那位客戶，你的下場(chǎng)是什么?告訴你，你一定會(huì)被換掉。轉(zhuǎn)發(fā)一封電子郵件不費(fèi)吹灰之力，你怎么知道別人不會(huì)存心害你?要知道，想坐你這個(gè)位子的人多的是，要坐穩(wěn)這個(gè)位子，需要的不是抱怨，而是智慧。而如何通過(guò)電子郵件傳達(dá)你的智慧，這是一門(mén)值得掌握的學(xué)問(wèn)。”

一席話令Keyin心服口服。從那時(shí)起，每次點(diǎn)擊發(fā)送重要郵件之前，他的手指會(huì)微微顫抖，再三檢查郵件正文和抄送對(duì)象是否正確。再次打開(kāi)附件確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題，然后才小心翼翼發(fā)出去。為什么?因?yàn)樗昧艘粋€(gè)道理一一每個(gè)人的電郵都是一張通行證，只有善用你的通行權(quán)，才能在職場(chǎng)上暢通無(wú)阻!

網(wǎng)絡(luò)中每天郵件翻飛，其中的故事不可勝數(shù)。隨著郵件系統(tǒng)的發(fā)展，一些先進(jìn)的系統(tǒng)除了常規(guī)的轉(zhuǎn)發(fā)、抄送，暗送等功能，還增加了很多新型“秘密武器”，如“不得抄送”、“不得暗送”這樣的“防竊聽(tīng)”功能，霸權(quán)功能“不得回復(fù)”，甚至還有“閱畢自行刪除”這樣令人無(wú)語(yǔ)的功能。設(shè)計(jì)者深諳現(xiàn)代電郵戰(zhàn)爭(zhēng)的奧妙才能做出這么貼心的服務(wù)項(xiàng)目。作為每日與電郵打交道的辦公人，如果不好好玩轉(zhuǎn)電郵，還真是有點(diǎn)對(duì)不住這些煞費(fèi)苦心的工程師。

前后腳阿燕

表哥是一家企業(yè)的老總。前幾天，我給表哥打電話說(shuō)：“表哥!我能不能到你那兒找個(gè)飯碗兒?”

表哥一聽(tīng)，開(kāi)玩是說(shuō)：“你是名牌大學(xué)的畢業(yè)生，就不怕我這廟宇太小?是不是有點(diǎn)委屈你了?”

后來(lái)，表哥見(jiàn)我的主意已定，就高興地說(shuō)：“你來(lái)我這，我是求之不得，這兒的部門(mén)任你選!”

那天一大早，我去表哥的公司報(bào)到。表哥跟我說(shuō)：“你先到各科室走走看看，看哪個(gè)崗位更能發(fā)揮你的才能?千萬(wàn)別讓我把你大材小用了!”說(shuō)完，就讓秘書(shū)帶我在樓上樓下走了一圈兒。當(dāng)走到材料科時(shí)，靠窗那張辦公桌前坐著的那個(gè)姑娘，一下子引起了我的注意。說(shuō)句不害羞的話，那是我平生見(jiàn)過(guò)最漂亮的女孩。因?yàn)樵诖髮W(xué)里專心于學(xué)業(yè)，一直無(wú)暇顧及終身大事，所以我就巴望著能在工作中解決一下自己的“終身大事”，俗話說(shuō)“近水樓臺(tái)先得月”，于是我暗暗打定主意。

回到表哥辦公室，我一口咬定：“我要去材料科!”

表哥感到有些奇怪，眼愣愣地望著我說(shuō)：“材料科主要是管理幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)原料的采購(gòu)和發(fā)放。你想去那兒?”我說(shuō)：“是!”

第二天，我就高高興興地去材料科上班，可卻沒(méi)有看到那個(gè)姑娘。后來(lái)，一連一個(gè)星期，我都沒(méi)見(jiàn)那個(gè)姑娘來(lái)上班。

我有些納悶地問(wèn)科室的小劉：“哎!我那天見(jiàn)到的那個(gè)姑娘怎么沒(méi)來(lái)上班?”

沒(méi)想到小劉頗有些怨氣地說(shuō)：“還不是因?yàn)槟?現(xiàn)在公司里都是‘一個(gè)蘿卜一個(gè)坑兒，你占了人家的‘坑兒，你表哥把她辭退了!”