淺談強化企業的內部控制

宋雯霞

內部控制是指企業為保證資產的安全完整,提高企業的經營效率,保證經營信息及財務報告的真實、可靠,以及促進企業貫徹既定經營方針而采用的一切方法和措施。目前我國許多企業的內部控制還相當脆弱,主要體現為:對內部控制的重要性缺乏認識、內部控制制度殘缺不全或有關規定不夠合理、內部控制制度流于形式、投資者風險意識淡薄、企業內部缺乏制衡機制、對管理系統缺乏控制力等。所以,強調企業內部控制的重要性,加強對企業內部控制的研究具有非常重要的意義。

一、企業內部控制的作用

(一)有助于管理層實現其經營方針和目標

內部控制是由企業若干具體政策、規章制度和程序組成的,而它們的制定是為了實現管理層的經營方針和目標設計的。企業內部控制可以說滲透于企業經營活動的各個方面,只要企業生存和發展,就要開展經營活動和經營管理,就需要有相應的內部控制。

(二)保護企業各項資產的安全和完整,防止資產流失

企業各項資產的安全和完整性是企業賴于生存和發展的最基本的保證,加強內部控制是保證資產安全和完整的重要措施。

(三)保證經營信息和財務會計資料的真實性、完整性

企業只有保證經營信息和財務會計資料的真實性、完整性,才能夠為管理層提供科學合理的決策依據,以便管理層作出正確的決策。

二、內部控制的建立和實施

一個單位要實行內部控制,重點應當在組織結構及職責分工、授權批準、會計記錄、資產保護、職工素質、預算管理和報告制度等重要環節組織實施。在控制上把握好“小而不粗,疏而不漏”的原則,從“實用、簡潔、有效”著眼,制定符合本單位實際情況的內部控制制度。

(一)組織結構控制

實行和完善內部控制,首先要從本單位的組織結構開始,主要包括:確定單位的組織形式,明確相關的管理職能和報告關系,以及為每個組織單位內部劃分責任權限。

根據內部控制的要求,單位在確定和完善組織結構的過程中,應當遵循不相容職務相分離的原則。單位的經濟活動通常劃分為五個步驟,即授權、簽發、核準、執行和記錄。合理設置財務會計和相關工作崗位,明確職責權限,形成相互制衡機制,就能夠保證不相容職務分離,便于內部控制作用的發揮。

(二)授權批準控制

授權批準是指單位在處理經濟業務的過程中必須經授權批準以進行控制。企業每一層的管理人員既是上級管理人員的授權客體,又是對下級管理人員授權的主體。授權批準控制要求各級人員必須經過授權和批準才能執行有關的經濟業務,不能越權、超出自己的職責權限辦理有關業務。各級人員在其業務處理職責權限范圍內,無須請示便可直接處理業務,從而避免互相推委、扯皮、推脫責任的現象發生,才能提高工作效率,做到分工負責,權責分明。

(三)預算控制

預算控制的內容可以涵蓋單位經營活動的全過程,包括籌資、融資、采購、生產、銷售、投資、管理等諸多方面;也可以就某些方面實行預算控制。

預算的執行層由各預算單位組織實施,并輔之以對等的權、責、利關系,由內部審計部門負責監督預算的執行,通過預算的編制和實施,檢查預算的執行情況,比較分析內部單位未完成預算的原因,并對未完成預算的不良后果采取改進措施。在預算的執行過程中,企業還要根據實際情況,對預算作出合理的、切合實際的修正,以保證編制的預算更符合公司的經營需要,為以后編制預算提供更加科學合理的依據。

(四)風險控制

企業所面臨的風險按形成的原因一般可分為經營風險和財務風險兩大類。企業都必須通過有效的內部控制措施加以控制和防范。對財務風險的控制,關鍵是要保證有一個合理的資本結構,維持適當的負債水平,既要充分利用舉債經營這一手段獲取財務杠桿的收益,提高自有資金盈利能力,同時也要注意防范過度舉債而帶來的財務風險,避免陷入財務危機。

(五)資產保護控制

企業的資產是企業賴于生存和發展的源泉,保護資產的安全性是內部控制的基本目標。資產保護控制主要包括接近控制、盤點控制,從廣義上說,資產保護控制包括對實物的采購、保管、發貨及銷售等各個環節進行控制。

接近控制主要是指嚴格控制無關人員對資產的接觸,只有經過授權批準的人員才能接觸資產。一般情況下,現金、銀行存款、其他貨幣資金、有價證券和存貨等變現能力強的資產,必須限制無關人員直接接觸,間接接觸可通過保管、批準、記錄及不相容職務的分離和授權批準控制來達到。

盤點控制是指對實物資產進行盤點,并將盤點結果與會計記錄進行比較,盤點結果與會計記錄如不一致,可能說明資產管理上出現漏洞、浪費、損失或其他不正常現象。

(六)會計記錄控制

會計記錄控制的要求是保證會計信息反映及時、完整、準確、合法。一個單位的會計機構實行會計記錄控制,要建立會計人員崗位責任制,對會計人員進行科學的分工,使之形成相互分離和制約的關系。經濟業務一經發生,就應對記錄經濟業務的所有憑證進行連續編號,通過復式記賬,在兩個或兩個以上相關賬戶中進行登記,以防止經濟業務的遺漏、重復,并發現問題。

(七)職工素質控制

職工素質控制包括企業在招聘、使用、培養、獎懲等方面對職工素質進行控制。招聘是保證單位的職工應有素質的重要環節,企業的用人部門和人力資源部門應共同對應聘人員的素質、水平和能力等有關情況進行全面的測試、調查,以確保受聘人員能夠適應工作的要求。企業管理層應重視對單位職工的培訓、管理和使用,合理配置人力資源,充分調動職工的積極性。

(八)管理信息系統控制

通過管理信息系統,企業員工能夠清楚地理解企業的內部控制制度,明確其所承擔的職責和任務,并及時取得和交換他們在執行、管理和控制企業經營過程中所需的信息。有效的管理信息系統有助于提高企業內部控制的效率和效果,有助于控制標準的建立和修正,控制活動成效的評定,控制報告的擬定以及改進建議的及時傳達。企業應按控制系統的需要識別使用者的信息需要,在此基礎上收集、加工和處理信息,并將這些信息及時、準確和經濟地傳遞給企業內的相關人員,使他們能夠順利履行其職責。

(九)編制業績報告控制

業績報告也稱責任報告,是單位內部各級管理層掌握信息,加強內部控制的報告性文件,也是內部控制的重要組成部分。業績報告是為單位內部控制服務的,屬于管理會計的范疇,因此,編制業績報告必須與單位內部的組織結構和其他控制方式相結合,明確反映各級管理層負責人的責任。業績報告可以有日報、周報、月報、季報、年報等,并通過文件的形式予以規定。

(十)電子信息技術控制

該控制要求運用電子信息技術手段建立內部控制系統,減少和消除人為操縱因素,確保內部控制制度的有效實施,同時要加強電子信息系統的開發與維護、數據輸入與輸出、文件存儲與保管、網絡安全等方面的控制。

三、加強企業內部控制的措施

(一)規范法人治理結構,建立健全內部控制制度

實施內部控制,首先需要規范法人治理結構。從所有者的立場出發,正確處理企業所有者與企業經營者的關系,加強公司董事會在經營中的決策地位,進一步明確了股東會、董事會、監事會和經理層的職責,使決策系統、管理系統和監督系統各司其職、各負其責、協調運轉、形成有效的相互監督、制約機制。

(二)貫徹相互牽制原則和協調配合原則

牽制原則是一項完整的經濟業務活動,必須經過具有互相制約關系的兩個或兩個以上的控制環節方能完成,在橫向關系上,至少由彼此獨立的兩個部門或人員辦理以使該部門或人員的工作受另一個部門或人員的監督。在縱的關系上,至少經過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位或環節,以使下級受上級監督,上級受下級制約。另外各部門或人員必須相互配合,各崗位和環節都應協調同步,協調配合原則是相互牽制原則的深化補充。貫徹這一原則,尤其要避免只管牽制錯弊而不顧辦事效率的機械做法,而必須做到既相互牽制又相互協調,從而在保證質量,提高效率的前提下完成經營任務。

(三)加強企業財務內部控制

通常認為企業內部控制僅僅是審計部門關注的問題。其實,從企業的角度或從企業財務管理的角度來說,更應關注企業財務內部控制,因為它對企業財務管理目標的實現和企業財產的安全有重要的直接的影響。建立科學、嚴密的企業財務內部控制制度是安全、有效的財務管理的基礎。

(四)不斷提高會計人員素質

企業內控制度的中心是財務會計控制,承擔內部控制職責的主要是會計人員。因此,財務會計人員要真正能擔當內部控制的重任,更新知識,提高操作能力就顯得刻不容緩。

(五)加強風險評估

企業應在經營過程中加強風險評估和風險管理,隨著經濟的發展,經濟環境的變化,企業的經營風險逐步增大并更具有不確定性,如資產風險、信息系統風險、兼并重組風險等,要加強董事會各專業委員會的作用,及早進行風險評價,確定風險領域,防患于未然。

(作者單位:焦作市政工程建設有限公司)