ＩＥ方法在教學質量管理的流程優化中的應用

馬　凌　易　蘭

【摘要】教學質量管理流程決定著教學組織資源的運行效率和效果。教學質量管理始終貫穿、融化于教學工作過程中,是通過教學工作過程逐步形成的。在教學質量管理的流程優化設計中,應用工業工程方法,構建“流程優化的IE模型”即是通過用5W1H提問法等方法進行流程分析、優化設計、優化評估以及優化實施,對教學資源實現柔性化管理,運用以信息技術為核心的自動化技術改進教學質量管理流程,使教學工作標準化、簡單化,提高教學質量管理效率,保證持續提升教學質量。

【關鍵詞】教學質量管理;流程優化;工業工程;信息技術;標準化

【中圖分類號】G40-057 【文獻標識碼】A 【論文編號】1009—8097(2009)10—0048—05

引言

教學作為高等教育管理的核心,教學質量是高校教育教學能力和教學水平的根本標志,如何通過提高教學質量,增強實力以求生存和發展,成為高校日益關注的主題。

為了完成持續提高教學質量這一目標而進行的一系列邏輯相關的教學管理工作任務和活動,我們稱其為教學質量管理流程。教學質量管理流程決定著在教學質量管理過程中,組織資源的運行效率和效果。教學質量管理始終貫穿、融合于教學工作過程中,是通過教學工作過程逐步形成的,教學質量是教學工作質量的綜合反映。因此,要保證和提升教學質量,就需要通過改進教學工作,提高工作質量。

一 導入工業工程方法

1 教學質量的形成過程分析

(1)分析前提假設

組織機構的設計既是流程優化設計的內容,陳舊的組織結構同樣會對流程設計有一定的約束。隨著高等教育日益邁入大眾化階段,在高校教學管理體制的改革實踐中,國內幾乎所有高校均設置了中層管理組織機構,即在學校之下,系之上設置了學院,將教學管理中心組建從學校一級下移到學院一級,開始實行校院兩級教學管理,大學與學院按一定的協定分權整合、彼此配合、各司其責[1]。

考慮到高校管理體制改革的復雜性,高校作為教育服務機構固有的組織機構特征,本文假設高校教學質量管理的IE流程優化模式,以校院兩級管理體制為背景,不考慮組織機構的重組,研究高校院級教學質量管理的流程優化。

(2)教學質量的形成過程分析

了解教學質量的形成過程,對于教學質量管理的流程優化設計,具有現實意義。學生作為教育產品,即教學質量管理的最終成果,其生產過程即按照培養目標的要求,有計劃地施教,最大可能地發展學生的智力和能力。教學質量的形成與產品質量的形成類似,需要經過多道工序(或環節),并且又有多種因素對教學質量的形成發生影響[2]。

教學質量管理流程如圖1所示:

教學質量管理流程優化設計的主要對象是教學工作。通過對教學工作過程進行優化設計提升教學質量管理效率,從而提升教學質量。根據高校對一個學生的培養過程將教學質量的形成過程,即將教學工作劃分為招生、學費管理、學籍管理、課程管理、教學管理和畢業管理等六個關鍵階段[3]。與教學工作緊密相關的工作是教師工作和學生培養過程。教學工作在教師工作和學生培養過程中起樞紐作用,整合教師工作和學生培養工作相關信息和資源,保障教師的工作能按照培養計劃和目標順利進行,不斷提升和發展學生智力和能力,順利完成學生培養工作,培養出優秀的畢業生。

招生階段。招生階段的教學工作主要是學生培養目標和培養計劃的制定、宣傳以及招生錄取相關工作。宣傳和招生錄取工作須嚴格參照學生培養目標和培養計劃。

學費管理和學籍管理。嚴格按照收費標準,用規定的收費方式收取學生的學費,給予未能繳納或未能按時繳納學費的同學給予辦理助學貸款或者學費緩交相關手續。辦理完學費相關手續的同學即可順利注冊學籍。

課程管理。注冊學生享有選課資格。選課系統是以學生培養目標和培養計劃為指導,結合教師的教學大綱和授課計劃,供學生選擇當學期或者下學期必修的基礎課程、專業課程及其他課程的信息系統。學生在選課系統中選擇當學期或下學期課程后,選課系統即形成課程的選課名單,提供給教師作學生成績評定對象。

教學管理。教學管理是教學工作的核心階段,是實施學生培養過程的關鍵流程。教學管理將對整個教學過程,包括教師的備課和授課過程、學生進行理論和實踐學習的過程進行教學監控保證過程的順利進行,對教學管理結果進行成績評定,評定學生對基礎課程、專業課程以及實踐課程的學習情況,以此作為教學評估的一項重要參考依據。教學評估主要是對教師的教學工作以及學校的教學輔助工作進行效率、質量等方面的評估。為教學質量管理各個流程的改善提供參考。

畢業管理。作為教學質量管理流程周期的終點,畢業管理包括學生畢業設計管理和就業管理。學生在教師的指導下完成畢業論文,之后對畢業設計進行評估。綜合評估學生在整個學習過程中的綜合素質,完成就業相關工作。畢業設計評估和綜合評估是教學評估的重要內容。

2 工業工程方法概述

工業工程(Industrial Engineering,簡稱IE),是改善效率、成本、質量的一門方法學,其研究目標是使生產系統投入要素得到更高效利用,降低成本、保證質量和安全、提高生產率、獲得最佳效益。具體地講,就是通過研究、分析和評估,對制造系統的每個組成部分進行設計(包括改善),再講各個組成部分恰當地綜合起來,設計出系統整體,以實現生產要素合理配置,優化運行,保證成本、低消耗,安全、優質、準時、高效地完成生產任務。它追求的是系統整體的優化與提高[4]。

IE方法是以人的活動為中心,以事實為依據,用科學的分析方法對生產系統進行觀察,記錄分析并對系統問題進行合理化改善,最后對結果進行標準化的方法。IE活動即為效率改善的活動,效率提高了,則單位時間內的人均產量也就提高了。而IE效率具體理解為相對作業目的所采用的工具及方法,是否最適合并被充分利用。

3 工業工程方法的導入

(1)效率的思考方法

IE方法在高校教學質量管理的流程優化中的應用,首先要明確效率的思考方法,即是當我們努力提高高校質量管理流程效率的時候,以下觀點有助于我們對提高效率的理解。

一是教學質量管理的所有資源和教學工作活動都是效率的對象。

二是提高效率并不只是縮短時間。

三是必須進行定量的效率評價和管理。

四是有不合理的地方,浪費必然存在。

五是運用IE方法,徹底清查效率差的問題點。

(2)導入工業工程方法的特點

在教學質量管理中,采用IE流程優化模式的標準化方法,有以下特點:

客觀性。不同的工作人員,很好的運用相同的教學工作活動分析方法,從不同的角度準確的反映教學工作活動的實際狀況,客觀的反映問題。

定量性。通過IE流程優化模式的方法體系,對教學工作活動的現實狀態能進行定量分析,近況的發現浪費、不合理、不可靠的地方,容易進行檢查。

通用性。對于問題的反映、檢查和改善,都用相同的符號和圖表進行分析,有相同的衡量標準,因此能很好的進行信息共享。

二 IE流程優化模式的構建

1 IE流程優化模式的原理(如圖2所示)

教學質量管理的IE流程優化模式的原則是:“不斷暴露問題,不斷改善;尊重人性,發揮人的作用”。在教學資源,包括教師、學生和設備設施允許的情況下,高校為了提升教學質量,收獲更多的社會效益,必須消除教學工作活動中的任何浪費、不合理的地方。通過對教學資源的柔性管理,在全面質量管理思想的指導下,合理配置教學資源,運用以信息技術為核心的自動化技術改進教學質量管理流程,最終使教學工作標準化、簡單化,保證持續提升教學質量。通過和研究所、企業等進行良好的外部協作,用精英強化培養和多學位培養等方式最終培養出社會需要的綜合型高素質人才。

2 IE流程優化的目標

為了使教學質量管理流程標準化,提升流程效率,達到最終教學培養目標。IE流程優化模式中,對于教學質量管理流程的優化過程如圖3所示:

高校是以非盈利為目的的社會公共服務組織,因此,提高教學質量,最大限度的獲取社會效益就成為高校教學質量管理的基本目標。在大眾化教育的今天,教學質量管理的IE流程優化模式采用靈活的教學組織形式,根據市場需求的變化,及時、快速地調整教學培養方式,依靠嚴密細致的管理,通過排除浪費和不合理,提高教學質量管理效率,實現高校教學質量持續提升的目標。

教學質量衡量的標準具有一定的相對性,不同的社會歷史階段對教學質量有不同的標準和要求。一般來說,標準是教育目的和各級各類學校的培養目標。為了實現提高教學質量,最大限度獲得社會效益這一基本目的,IE流程優化模式必須能很好地實現以下子目標:

高素質。傳統的教學管理基本假設是:不合格的畢業生達到一定數量是不可避免的,而IE流程優化模式的目標是消除各種引起不合格畢業生的原因,在培養過程中每一個教學工作活動都要求達到最好水平,追求培養零缺陷,具有多專業知識的綜合型高素質的畢業生。

高就業率和留級率。就業率,是驗收教學質量的重要標準之一, IE流程優化模式的目標是實現100%就業。在制造業中,一個被稱之為“萬惡之源”的庫存所充滿的生產系統,意味著系統中存在很多問題。同樣的,在高校對學生的培養過程中,留級的學生越多,就說明教學管理系統存在各種問題,因此IE流程優化模式的目標是盡快的發現浪費、不合理的地方,實現零留級率。

高柔性。高柔性是指高校的教學組織形式靈活多變,能適應市場需求多樣化的要求,培養綜合型高級人才,以提高高校的競爭力。IE流程優化模式必須以高柔性為目標,實現高柔性和高就業率、高素質和低留級率的統一。高柔性主要表現在組織、人力、教學資源三方面。

一是組織柔性。在校院兩級管理體制下,采用IE流程優化模式,校級的決策權力是分散下方到各個院級職能部門的。采用的不是以職能部門為基礎的靜態組織結構,而是以學院為單位的動態組織結構。

二是人力柔性。IE流程優化模式中的勞動力是具有多種技能的多能人力,在需求發生變化時,可通過適當調整教學工作人員來適應短期的變化。

三是教學資源柔性。IE流程優化模式采用適度的柔性自動化技術和信息技術。以現代信息技術為核心技術,充分考慮外界變量和信息,組織和配置教學信息資源,進行信息化教學管理活動。目的是為了對教學工作進行系統化的管理,高效率地達到既定的教學目標[5]。

3 流程現狀分析方法

流程現狀分析,是對教學質量形成過程中的各種教學工作活動的狀態進行記錄、分析和改善的方法。通過反映流程整體的狀態,有效的掌握現有流程的問題點,制定優化對策,提高流程效率。流程現狀分析的目的是要掌握全部教學工作流程,包括招生工作、課程管理、教學管理等的實際狀態,發現并消除教學工作流程中的全部浪費和不合理;同時使管理標準化,加快信息傳遞速度,從而提高效率。

流程線狀分析通常采用5W1H提問方法,根據ECRS原則,結合流程分析檢查表逐項核實,可以最大限度地發現現有教學工作流程的問題點。

4 工作標準設定

IE流程優化模式最大的目的是提高效率,那么普遍的衡量生產的標準是什么呢?是時間。根據工業工程中對效率的測量方法。

工作時間可以有效地反映工作方法的優與劣,工作效率的高與低。因此工作時間作為生產經營活動的基本資料,被廣泛應用于各管理層面,對工作方法進行定量的狀態分析即工作測定,是對工作方法進行分析的重要手段。調查分析教學工作現場的工作時間主要有以下目的和作用:

(1) 在方法改善時發現現狀問題與浪費;

(2) 對教學質量管理流程分析時各方法的優劣進行評價比較;

(3) 對已標準化的現有工作方法設定標準時間。

(4) 改革、改善工作后對新方法進行工作標準的設定;

(5) 表現評價同一工作的兩種工作方法之間的評價;

(6) 新設備投入時的工作標準制定;

(7) 工作方法與標準時間之間的校核;

(8) 工作預算,合理計劃人力及工時。

5設計新流程

在教學質量管理的流程優化中,引入工業工程思想,最終目的是最大限度地減少浪費和不合理的問題,在應用工業工程方法對教學質量管理的流程進行優化,是一個持續改進的過程。

(1)實施可視交流板管理。

相對生產制造業來說,可視交流板的管理方法更適用于教學這樣的服務工作[6]。在教學工作中,可以充分利用辦公自動化這樣的可視化網絡平臺,展示標準工作法、展示教學狀況、考核項目清單、職責、教學質量信息、教學評估等,形成調度、檢查、支持結合的一套完整的教學質量管理信息系統。教學過程、出現的問題以及處理問題的過程都及時、清晰的反映在辦公自動化可視化網絡平臺上,整個教學過程處于受控狀態,在工作之前解決問題,避免了過去教學工作中的“馬后炮”。

(2)改變教學工作方式,實現高校教學管理信息化。

高校教學管理信息化就是在現代教育思想指導下,運用信息管理理論和信息管理方法,以現代信息技術為核心技術,充分考慮外界變量和信息,組織和配置教學信息資源,進行信息化教學管理活動。教學管理信息化是為了高效率地達到既定的教學目標。不同的管理目標和管理方式制約著人們對信息的篩選和處理,不同的教學質量管理模式,也首先表現為如何看待、采集、處理、儲存及應用教學質量信息。

決定教學過程工作質量的各種因素運動變化所傳達出來的信息,是教學質量管理的重要信息,概而言之有:

教學資源配置信息。包括資源優化配置方案,資源優化配置檢測標準,資源配置的歷史和現狀等。

教學參與者信息。包括教師、學生以及管理者等。

教學執行過程信息。包括執行培養計劃的課程開設;課程安排;教材選擇;執行教學大綱;考核情況等。

教學組織信息。包括組織工作目標;組織成員及崗位職責配置;組織工作程序;組織資源及利用等。

教學制度信息。包括教學管理的規章制度文本。

教學研究信息。包括教學參與者的教學研究成果。

教學質量評估信息。包括評估目標和標準,評估結果等[7]。

(3)績效管理

工業工程方法應用于教學質量管理的流程優化中,追求的是消除浪費和不合理的地方,提高質量,降低成本,大大改善教學質量。但是,“以人為本”始終是教學管理工作的主要指導方向,需要員工從主觀上自我改善,整體形成消除浪費和不合理的氛圍。使用績效管理使員工各方面效率可視化,教學工作進度績效、教學質量績效、教學工作成本績效等,員工之間引入了競爭,同時為教學評估提供了依據。

6 流程評估方法

一個新的流程是否能達到預期目標,可以顧客滿意度進行評估。

高校流程的顧客分為內部顧客和外部顧客。內部顧客通常指員工,外部顧客即為學生。IE流程優化模式下,業務流程顧客滿意度算法[8]設計如下:

顧客指標可以用集合S表示,即S=(S1,S2……),通常來說,對于不同的顧客和不同的高校,業務流程顧客關系屬性是不同的。顧客最關心的指標可以認為就是顧客關系的核心價值指標。因此,必須通過一定的方法找到這種核心價值指標,才能真正的解決顧客滿意度問題,也只有這樣才能真正分析出流程所存在的問題。對業務流程顧客滿意度評估算法設計如下:

(1) 確定顧客滿意度的核心價值指標。按照顧客關心的程度從高到低對集合S中的元素進行排序,其中排列在前面的指標可以認為就是顧客關系核心價值指標。

(2) 對核心價值指標進行分析。針對確定的顧客關系核心價值指標,采用調查打分的方式進行分析。

7 流程執行

運用IE流程優化模式,提升教學質量管理效率,達到提升教學質量的目的,高校還要做好以下基礎工作:高校文化建設、流程的組織保障、流程信息管理系統建設和人才隊伍的培養。

(1) 高校團隊式工作文化建設。為了維護和管理和原有體系不同的新流程,在新流程內建立一種以流程為基礎的團隊式工作文化是非常必要的。

(2) 流程的組織保障。運用IE流程優化模式的主要工作在于處理好各流程之間的關系,合理地在各流程之間分配資源。因此,必須建立有效的組織保障,包括流程管理機構、強有力的領導、流程之間的管理規則等,這樣才能保證流程管理工作的長期性和持續性。

(3) 流程信息管理系統的建設。IE流程優化模式下的流程信息管理系統必須具備三個特性:一是以流程為導向設計信息管理系統;二是系統的資源必須是為流程內的每個人共享;三是必須結合流程外部和內部的信息。

(4) 流程所需的人才隊伍的培養。對于面向流程的新管理模式而言,對員工的要求較之以前有很大的提升,要求員工具有很強的信息處理能力。所以在IE流程優化模式下,要提升教學質量,高校必須建立一支復合型的員工隊伍,進行好員工的教育培訓是流程管理是否有效的重要因素。

三 結論

應用工業工程方法,在教學質量管理流程優化中,運用IE流程優化模式,通過對教學資源的柔性管理,在全面質量管理思想的指導下,合理配置教學資源,運用以信息技術為核心的自動化技術改進教學質量管理流程,最終使教學工作標準化、簡單化,保證持續提升教學質量。通過和研究所、企業等進行良好的外部協作,用精英強化培養和多學位培養等方式最終培養出社會需要的綜合型高素質人才。

參考文獻

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[4] 邁克爾.L.喬治(美).精益6西格瑪[M].北京:機械工業出版社,2004.

[5] 劉金桂.大學本科教學質量管理研究[M].福建:廈門大學出版社,1992.

[6] 韓磊磊.信息化進程中的教學質量信息管理模式改革芻議[J].北京:中國高等教育,2005.

[7] 彭東輝.流程再造教程[M].北京:航空工業出版社,2004.

[8] 龔益鳴.現代質量管理學[M].北京:清華大學出版社,2003.