不用函數(shù)也能玩統(tǒng)計：快速錄入、統(tǒng)計學(xué)生成績

李老師需要錄入學(xué)生的成績,統(tǒng)計出全班參加考試的人數(shù)、平均分、最高分、最低分,各個分?jǐn)?shù)段學(xué)生人數(shù)分布,每個學(xué)生月考的平均成績等信息。可是李老師對Excel中的公式和函數(shù)一竅不通,如何在不用任何公式和函數(shù)的情況下,得出這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)呢?

本文你將學(xué)會:

每次錄入學(xué)生成績時,都要按照學(xué)生的學(xué)號輸入學(xué)生的姓名,有沒有快速輸入所有學(xué)生姓名的捷徑?

在不使用函數(shù)的情況下,如何快速統(tǒng)計出考試的人數(shù)、全班平均分、最高分、最低分等信息?

在不使用函數(shù)的情況下,如何快速統(tǒng)計出各分?jǐn)?shù)檔的學(xué)生人數(shù)?

在不使用函數(shù)的情況下,如何快速找到平均成績最高的學(xué)習(xí)小組?

在不使用函數(shù)的情況下,如何快速計算出每個學(xué)生4次月考的平均成績?

快速輸入學(xué)生姓名

每次考試后,李老師都需要錄入并統(tǒng)計學(xué)生的成績,每次都需要按照學(xué)號輸入學(xué)生的姓名,有沒有快速輸入學(xué)生姓名的方法呢(見圖1)?

其實(shí)只要將學(xué)生姓名定義為一個序列,當(dāng)需要按照學(xué)號輸入學(xué)生姓名時,只需填充定義的序列即可,具體操作步驟如下。

第一步:打開包含學(xué)生姓名的工作簿,單擊窗口左上角的“Office按鈕”,單擊“Excel選項(xiàng)”,打開“Excel選項(xiàng)”對話框。

第二步:在“使用Excel時采用的首選項(xiàng)”選項(xiàng)區(qū)域中,單擊“編輯自定義列表”按鈕,打開“自定義序列”對話框。

第三步:將光標(biāo)置于對話框下方的編輯框中,選中含有學(xué)生姓名序列的單元格區(qū)域(見圖2),然后單擊“導(dǎo)入”按鈕,將學(xué)生姓名序列導(dǎo)入“自定義序列”列表中。

第四步:設(shè)置完成后,連續(xù)單擊“確定”按鈕,返回工作表。這時只需輸入一個學(xué)生姓名,然后通過填充的方式,即可快速輸入所有學(xué)生的姓名(見圖3)。

不使用函數(shù):統(tǒng)計考試人數(shù)和平均成績

成績錄入后,有一個問題擺在了李老師面前,他對Excel中的公式和函數(shù)一竅不通,怎樣才能統(tǒng)計出參加考試的學(xué)生人數(shù)、平均成績、最高成績和最低成績呢?

這時,只需選中成績所在列,即可在狀態(tài)欄中看到參加考試的人數(shù)和平均分?jǐn)?shù)(見圖4)。

為了查看最高和最低的成績,可以右鍵單擊狀態(tài)欄,在隨即打開的快捷菜單中,選中“最小值”和“最大值”兩個選項(xiàng),即可在狀態(tài)欄中看到相應(yīng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)(見圖5)。

不使用函數(shù):統(tǒng)計各分?jǐn)?shù)段學(xué)生人數(shù)

學(xué)校教務(wù)處要求統(tǒng)計出60分以下、60～69、70～79、80～89,以及90～100各分?jǐn)?shù)段的學(xué)生人數(shù),逐個統(tǒng)計很費(fèi)時間,也容易出錯,有沒有辦法快速統(tǒng)計出各分?jǐn)?shù)檔的學(xué)生人數(shù)呢?

這時,李老師可以按照如下步驟進(jìn)行操作,即可一次性地統(tǒng)計出各分?jǐn)?shù)段的學(xué)生人數(shù)。

第一步:單擊“Office按鈕”,單擊“Excel選項(xiàng)”按鈕,打開“Excel選項(xiàng)”對話框。

第二步:在對話框左側(cè)的選項(xiàng)欄中,單擊“加載項(xiàng)”按鈕,在該選項(xiàng)卡的“管理”下拉列表中選擇“Excel加載項(xiàng)”,然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕,將其添加到“加載宏”對話框中的“可用加載宏”列表中。

第三步:在“可用加載宏”列表框中選中“分析工具庫”復(fù)選框,此時即可在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“分析”選項(xiàng)組中,看到“數(shù)據(jù)分析”按鈕。

第四步:在工作表中輸入用來劃分成績等級的分?jǐn)?shù)線,然后單擊“數(shù)據(jù)分析”按鈕,打開“數(shù)據(jù)分析”對話框(見圖6)。

第五步:選中“分析工具”列表框中的“直方圖”,打開“直方圖”對話框。

第六步:在“輸入”選項(xiàng)區(qū)域的“輸入?yún)^(qū)域”編輯框中,輸入或選擇成績所在的單元格區(qū)域“E2:E44”,在“接收區(qū)域”編輯框中輸入或選擇分?jǐn)?shù)線所在的單元格區(qū)域“I3:I8”。選中“標(biāo)志”復(fù)選框,然后選中“輸出區(qū)域”單選按鈕,并設(shè)置用來存放結(jié)果的單元格“G10”。

第七步:單擊“確定”按鈕,即可得到各個分?jǐn)?shù)段的人數(shù)分布情況。從統(tǒng)計結(jié)果可以看出,本次考試共有5人不及格,9人分?jǐn)?shù)介于60～69之間,6人分?jǐn)?shù)介于70～79之間,10人分?jǐn)?shù)介于80～89之間,9人分?jǐn)?shù)介于90～100之間(見圖7)。

不使用函數(shù):找出平均成績最高的學(xué)習(xí)小組

為了增強(qiáng)同學(xué)們的集體榮譽(yù)感,提高學(xué)生們的學(xué)習(xí)興趣,每次考試后,李老師都要對成績最好的學(xué)習(xí)小組給予獎勵。如何才能快速找出平均成績最高的小組呢?

這時李老師可以按照以下步驟,快速統(tǒng)計出每個小組的平均成績。

第一步:在“成績匯總”表旁邊,選中用來存放統(tǒng)計結(jié)果的“G3”單元格,在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)工具”選項(xiàng)組中,單擊“合并計算”按鈕,打開“合并計算”對話框。

第二步:在“函數(shù)”下拉列表中選擇“平均值”,然后將光標(biāo)置于“引用位置”編輯框中,選擇“小組”和“成績”列的單元格區(qū)域,然后選中“標(biāo)簽位置”選項(xiàng)區(qū)域中的“首行”和“最左列”復(fù)選框(見圖8)。即可統(tǒng)計出每個小組的平均成績。

不使用函數(shù):統(tǒng)計每個學(xué)生月考的平均成績

李老師需要統(tǒng)計出每個學(xué)生在4次月考中的平均成績,但是他連最基本的求平均值函數(shù)也不知道,他該怎么辦呢?

其實(shí),李老師可以利用Excel 2007中的自動計算功能,快速計算出每個學(xué)生在4次月考中的平均成績。選中4次成績所在的單元格區(qū)域,以及需要存放平均成績的單元格區(qū)域,在“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”選項(xiàng)組中,打開“自動求和”下拉列表,執(zhí)行“平均值”命令(見圖9),即可計算出所有學(xué)生4次考試的平均分?jǐn)?shù)。

怎么樣?誰說Excel只能用函數(shù)才能統(tǒng)計呢?不用函數(shù)照樣成!