扔掉稿紙　文檔修改更便利

周建峰

在無紙化辦公的今天,文檔的審閱如何體現(xiàn)自動(dòng)化和人性化呢?今天我們就來看看阿峰和小薇是怎么做的吧。他們用好了Word2007的批注和修訂,文檔審閱修改不是一件困難的事情,處理起來也變得輕松合理了。

實(shí)例一:批注修訂,保留原貌

阿峰是一家公司的經(jīng)理,平時(shí)主要就是審閱各部分發(fā)過來的計(jì)劃書,對(duì)計(jì)劃書進(jìn)行糾錯(cuò)并給出相應(yīng)的建議。如果直接在原文檔上刪除修改,則下屬不容易看到文檔改動(dòng)的地方,因此最好能在保留原文的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改,此時(shí)最好使用Word的批注和修訂功能。

第一步:輕松批注

用Word2007打開計(jì)劃書,切換到“審閱”選項(xiàng)。將光標(biāo)移到文檔中要給出建議的地方,單擊“新建批準(zhǔn)”按鈕,在該處右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)批注框,在里面可以輸入批注的內(nèi)容(見圖1)。在添加多個(gè)批注后,會(huì)自動(dòng)在批注者姓名后(zjf)加上1.2.3,這樣可以很清楚地獲知自己加了多少個(gè)批注。如果對(duì)自己的某個(gè)批注不滿意,可選中該批注,單擊“刪除”按鈕即可清除;如果要?jiǎng)h除文檔中所有批注,單擊“刪除”下的“▼”按鈕選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。

小提示:

單擊Office按鈕選擇“Word選項(xiàng)”,切換到“常用”選項(xiàng),在“對(duì)Microsoft Office進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置”中可以修改批注者姓名,其實(shí)這就是Office的用戶名。如果是不同的人對(duì)文檔進(jìn)行批注,批注者姓名可以從這里修改,這樣便于別人獲知是誰(shuí)的建議。

第二步:快速修訂

如果文檔中某些地方要直接修改,單擊“修訂”按鈕后對(duì)文檔進(jìn)行修改,此時(shí)可以看到刪除的文字并沒有消失,而是在上面加上了刪除線,添加的文字會(huì)接在刪除的文字后面(見圖2)。如果僅僅是修改了文字的屬性(如:字體、字號(hào)等),在文檔右側(cè)會(huì)顯示相應(yīng)的格式。

小提示:

單擊“修訂”下的“▼”按鈕選擇“修訂選項(xiàng)”出現(xiàn)對(duì)話框,在這里可以對(duì)修訂的各種屬性進(jìn)行設(shè)置(見圖3),比如:插入內(nèi)容后的格式(如:加上單下劃線或改變顏色等),刪除內(nèi)容用什么標(biāo)記(刪除線或隱藏或雙下劃線等)。

阿峰根據(jù)實(shí)際情況以及自己的想法,對(duì)文檔加上批注修訂后,就可以轉(zhuǎn)發(fā)給下屬,讓他們根據(jù)上面的要求提示進(jìn)行相應(yīng)的修改。

實(shí)例二:修改建議,一目了然

小薇是一個(gè)部門的策劃,平時(shí)常常要匯總部門同事的意見,整理成文稿,交給公司經(jīng)理審閱,然后根據(jù)經(jīng)理的修改和建議,對(duì)文稿進(jìn)行重新整理完成最終稿,因此她通常要二次處理批注修訂過的文稿。

第一步:看清文檔的改變

打開一份批注修訂過的文檔,切換到“審閱”選項(xiàng),單擊“審閱窗格”下的“▼”按鈕選擇“垂直審閱窗格”,在文檔的左側(cè)會(huì)出現(xiàn)窗口(見圖4),在這里列出了文檔中的所有批注或修訂,單擊左側(cè)的批注或修訂,右側(cè)的文檔也會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的地方。

第二步:輕松快速完成修改

對(duì)于文檔中的修訂處,如果覺得可以接受,可單擊“接受”下的“▼”按鈕選擇“接受修訂”,此時(shí)會(huì)自動(dòng)用修訂內(nèi)容替代正文,當(dāng)然了如果你是一個(gè)絕對(duì)服從上級(jí)的人,可選擇“接受對(duì)文檔的所有修訂”;對(duì)于不合適的修訂,可單擊“拒絕”的“▼”按鈕選擇“拒絕修訂”。另外在根據(jù)批注修改時(shí),首先要取消選擇“修訂”功能,否則又會(huì)顯示為批注。

小提示:

如果一篇文檔分別交給了多人進(jìn)行了審閱,就會(huì)得到多份審閱后的文檔,此時(shí)可使用“比較”和“合并”功能,比較審閱后文檔不同之處,也可以將審閱后的多份文檔進(jìn)行合并,將所有的批注建議合并到一個(gè)文檔中。單擊“比較”下的“▼”按鈕,選擇“比較”或“合并”會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框,選擇文檔,再設(shè)置相應(yīng)的屬性,最后單擊“確定”按鈕即可新文檔。