鈔票處理業務風險防范分析

謝　丹

隨著中央銀行職能調整和業務發展變化,特別是金融服務的創新,業務涵蓋的范圍擴大,鈔票處理業務的風險也在不斷增加,如何有效防范鈔票處理業務的風險,控制各類案件的發生,是鈔票處理中心面臨的一項非常重要的工作。我們應從實際出發,積極探索鈔票處理業務風險防范的新途徑。

一、鈔票處理業務風險的種類和風險形成的原因

(一)管理制度的風險。隨著中央銀行業務發展變化,特別是金融服務的創新,業務涵蓋的范圍擴大,風險也因業務創新而發生轉移和變化,導致相關風險范圍的擴大和轉移,而相應的管理制度并未及時跟上,從而也進一步加大了對風險識別和控制的難度。在清分雙班制實施的鈔票處理中心就存在數額高達上億元的清分款項放在清分車間,該如何對清分車間的清分款項和車間大門進行管理就缺乏相應的管理制度;清分系統中碎鈔箱的一對鑰匙在清分單班時是要求集中放置由兩名清分管理人員共同保管,在清分雙班時該如何對鑰匙進行保管和交接就沒有相應的操作制度。

(二)業務管理的風險。加強內部制度建設,杜絕各個環節的操作隱患,防范內部風險是確保發行基金安全的前提。各個鈔票處理中心在加強內部制度建設方面給予了高度重視,可以說每個崗位、每個環節、各項業務活動均在制度的約束之下,然而長期以來形成的重制度建設輕檢查落實的現象并沒有得到徹底改觀。在實際工作中,相關管理人員對風險防范責任感和重要性認識不夠,從而導致防范風險的思想不強,防范措施不到位,致使制度在落實過程中出現“走形式”現象。如有的工作人員礙于面子對非中心工作人員進入中心先不登記,事后代其填寫;憑證印章不清,漏章錯章;個人名章亂放,讓人代簽等管理不規范的現象存在。

(三)操作人員的風險。由于部分要害崗位人員綜合業務素質不高、遵章守紀觀念不強、職業道德意識欠缺而造成的風險。一是惡意違規。主要是指部分要害崗位人員政治素質低、拜金主義思想嚴重,受畸形物質欲望的侵蝕,在利益驅動下鋌而走險作案犯科,使人民銀行資金形成了風險。二是無惡意違規。這種現象是最為大量又最易被忽視的。因此,對這種“善意的過失”有必要進行細致的分析。第一種是由于要害崗位人員業務素質低、工作責任心不強、風險識別能力差而造成的風險。第二種是由于怕麻煩、圖方便而違規操作造成的風險。如操作人員離崗時不退出操作系統和系統登錄密碼泄密等。第三種是不講原則、怕得罪人,明知違規而操作造成風險。出現無惡意違錯的原因是部分員工缺乏風險意識、忽視內部控制、自我保護意識淡薄,有意無意的給犯罪分子提供了作案機會。

(四)業務操作的風險。操作風險是由于不充分的或失敗的內部管理、人員以及外部事件所引起損失的風險。操作風險已成為銀行風險的重要根源和管理難點,操作風險管理中的缺陷是操作風險演化為案件的重要原因。1.操作人員思想認識不到位。預防風險的思想和措施沒有到位,遇到一些案件發生,只認“倒霉”,而不查找原因、吸取教訓。2.操作人員業務學習不到位。當前業務培訓質量和效果不盡人意,學習主動性不強,學習制度更難保證,造成員工因業務制度理解偏差而產生操作風險。3.操作人員制度執行不到位。少數員工棄制度于一邊,憑經驗和習慣辦事;有些要害崗位工作人員有章不循,視制度為擺設,在效率指標驅動下,一些不規范行為往往演化為“正確”的潛規則。4.違規處罰不到位。“零容忍”是國際上內控制度健全的要求,對一旦超越相關制度和行為容忍范圍的行為,堅決按制度處理,決不寬容的普遍做法。而現在普遍缺乏“零容忍”理念,難以形成規范的信用文化。5.人員配備不到位。清分雙班制實施的鈔票處理中心在對清分廢棄物處理上因人員配備不夠由原來的三人在電視監控內進行檢查改變成由操作人員自己翻袋檢查后進行處置,有可能帶來一定的風險。目前,人民銀行系統的大案要案均是操作風險所致,從已經發生的案件來看,絕大多數是由于內部工作人員違規操作造成的。在調查中發現,私人印章混管、業務公章隨意放置;不按要求修改操作口令密碼和修改操作口令密碼時不避他人;清分機在出現卡鈔和機器故障時操作人員不按機器提示進行操作;在發行基金進行交接時交接手續不嚴密,對出入庫實物與出入庫憑證的券別、金額核對不認真;銷毀裝料前個別操作人員點捆、卡把動作不到位等違規現象存在,嚴格執行制度的觀念和意識不強。

二、鈔票處理業務風險防范的措施

(一)完善規章制度,建立制度制約機制。操作風險與操作制度“相伴相生”,任何模式下都有風險存在。制度設計者的責任就在于最大限度的減少制度漏洞,把趨于完善做為終極目標。首先要根據在金融服務創新中出現的新情況和新問題,并結合本單位的實際,不斷修訂和完善制度,使之更加規范化、科學化;其次要建立制度制約機制。在制定各項規章制度時,要著重從防范控制的角度出發完善各項規章制度,避免各部門之間因業務交叉、職責不清、不規范操作造成的風險;進一步完善涉及要害崗位部門的各項管理規章和業務操作規程,用嚴密的制度、嚴格的程序、嚴謹的操作來約束要害崗位人員的行為,杜絕“一手清”現象。重點是要對業務操作的流程加強實時監督,筆者認為在金融服務創新的同時相應的業務管理制度也應及時修改和補充。如在清分雙班制實施的鈔票處理中心如何對清分車間的清分款項和車間大門及清分系統碎鈔箱的鑰匙進行有效的管理時就應有相關的制度規定管理人員值班、保衛部門同時加強監控和實時布防,對鑰匙的使用情況就應規定做到責任到崗、落實到人、記錄到位,真正起到相互制約、相互監督的作用。

(二)嚴格制度落實,規范操作流程。制度建設是一個方面,制度的落實是另一方面。在完善制度的同時,還要在認真落實制度上下功夫,高度重視制度的檢查落實,加大對違規操作的查處力度,要采取嚴格監控現場、突擊檢查、調閱監控錄像及檢查以往工作資料等現場與非現場相結合方式,及時發現和解決制度落實過程中出現的問題。強化安全意識和風險隱患意識,樹立正確的操作風險理念,養成一切業務活動按制度辦事、按程序操作的良好習慣,形成人人遵守制度、按章操作的良好環境和氛圍。

(三)嚴把要害崗位用人關,加強職業道德教育和業務技能培訓。一方面,一定要嚴禁杜絕人員有意而為的風險,這是最可怕的風險。要嚴格按照規定,從思想道德、學識水平、家庭狀況及社會關系等方面進行審查,既要注重要害崗位人員的學歷水平和個人能力,又要注重其道德品質。要加強對要害崗位工作人員的職業道德教育,人的行為由其思想支配,思想道德素質的高低決定著其執行各項制度的優劣,因此要經常對要害崗位工作人員進行職業道德教育和法制教育,及時了解他們的思想動態,引導他們形成健康向上的生活風尚、樹立正確的人生觀和價值觀。經常開展案例分析,以案說法,讓他們時時警鐘長鳴,徹底杜絕各類案件的發生。另一方面,要減少因觀念、水平、技術等不高而造成的人員無意形成的風險。要加強員工業務技能培訓,樹立正確的操作風險理念。操作人員業務素質和操作技能的高低是防范操作風險的關鍵。鈔票處理中心應建立員工培訓制度,制定中長期和短期培訓計劃,加強對員工的業務操作細則、計算機操作、點鈔技能的培訓,強化員工的法制教育、職業道德教育,提高員工的綜合業務素質和風險防范意識,使員工嚴格掌握制度界限,以減少和杜絕工作中的盲從和失誤。

(四)完善操作風險防范機制。1.要加強對員工的管理,建立員工行為失范監察制度,嚴格規范員工、特別是重要崗位和敏感環節人員八小時內外的行為;建立舉報違規違紀行為獎勵辦法。2.加大操作風險的徹查與整改力度。要把對操作風險的監管作為制度性安排,對查出的問題。一是要重“問題梳理”,把問題清晰化、明細化。二是要重反思。要把問題當成線索而不是結論,認真進行三查,即查風險、查原因、查盡職。三是要重落實責任。整改要做到及時、徹底、規范、嚴處,要建立有方案、有反饋的整改工作承辦機制,對整改不力的要從嚴處理。

(五)建立監督檢查制約機制。首先要建立健全要害崗位部門的自身監督機制。制定要害崗位職責和業務操作程序,如系統管理人員不得參與業務處理,記賬與復核要嚴格分開,使得各崗位相互監督制約。其次加強監督檢查制度。監督檢查部門要對要害崗位的制度執行情況、業務辦理情況進行定期、不定期的檢查,檢查不能流于形式,檢查后要對要害崗位實施內控評價,督促要害部門整改檢查中發現的問題,并修改制度的缺陷,改正不規范的操作行為。要利用監控系統將監督部門現場和非現場監督結合起來,做好風險的實時監測分析,發現問題及時開展延伸檢查,并對整個業務程序、風險控制作全面分析。

如定期對要害部門的錄象資料進行調閱,發現違規操作行為的記錄在案,并提出處理意見;經常檢查計算機口令密碼管理,如發現口令密碼大家公用,一定要嚴肅處理,提高計算機管理、監督和防范能力。