如何加強高校檔案管理

李玉珍

高校檔案工作是學校事業發展的一個重要基礎。在高校快速發展、大力提高教學質量和辦學水平的形勢下,使檔案工作更好地為教學、科研和各項管理工作服務,實現檔案管理的規范化、科學化是擺在高校檔案管理人員面前的一項任務。

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色,往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看,應上一個新的臺階,使高校檔案工作始終順應時代發展,為教學、科研事業服好務。

1.強化意識,健全機構

既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺,搞好檔案現代化建設,能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上,要切實轉變觀念,強化檔案意識,要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識,增強服務意識,使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學校的規劃和計劃、納入學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。

2.依法治檔,建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用。

3.加強業務,提高能力

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣,取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時,還應要求檔案員真正堅持“業務精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業業,服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業知識理論,另一方面建立檔案工作網絡,選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員,運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平,使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學校教學、科研和其他工作服務。因此,加強檔案人員的業務能力(下轉第133頁)(上接第132頁)培養、提高檔案工作者素質,是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。

4.穩定隊伍,改善條件

要采取切實措施,建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員,與教學、科研、圖書管理人員同等對待,按有關規定,認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。檔案部門的經費,應列入學校預算,統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備,從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設,應列入學校基本建設規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。

5.注重收集,科學管理

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據,搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎,也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理,一方面,要根據事業單位檔案管理的要求,抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學校活動所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料,檔案人員應及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。

6.提供服務,開發利用

檔案管理的根本目的在于檔案利用。學校檔案信息資源的開發與利用,要堅持按規章制度辦事,注重改善服務態度,提高服務質量,做到熱情、主動、準確、迅速。強化學校檔案室的服務功能,努力開發其教育功能,使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。健全檔案的檢索工具,匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料,利用多媒體輔助檔案管理,使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化,不斷增強檔案室的綜合服務功能,讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

作者單位:山東經貿職業學院