試述如何建立小企業內部控制制度

姜　波

隨著我國經濟體制改革的深入,小企業在促進市場競爭、增加就業機會、方便群眾生活、推進技術創新、推動國民經濟發展和保持社會穩定等方面發揮著重要作用。然而,由于我國經濟市場化進程的加快,經營環境的復雜多變,小企業要想在市場經濟中生存、發展、壯大,就需要建立有效的內部控制制度。筆者試在分析小企業特點的基礎上,探討其如何建立行之有效的內部控制制度。

一、小企業的特點

經營規模小,一般是由一人或少數人創建,以私營、個體居多,多數企業的所有權與經營權相統一,經營管理權集中在企業主手中等是小企業的特點。因權力過于集中,企業的重要決策往往是一人說的算,有的企業主法制觀念淡薄,甚至認為企業是自己的,自己花錢、自己審批、自己報銷合情合理,所以管理隨意性強,缺乏管理的制度化、規范化和程序化。

小企業主由于上述自身的原因或考慮成本與效益的關系,漠視內部控制,不愿意建立內部控制,甚至害怕設立內部控制制度會成為自己的絆腳石,所有的這些是企業發生錯誤和舞弊等不正當行為之根源,也是小企業失敗之原因。

小企業要想對自己的生存條件具有適應和選擇的能力,對自己的經營前景具有自我改造和自我發展的能力,對來自外界的刺激干擾具有自動反映和排除干擾的能力,其關鍵在于建立健全小企業內部控制制度,即充分挖掘潛藏在企業內部的經濟潛力,充分調動小企業內部的主動性、積極性和創造性;才能使小企業資產有增值力,對市場有應變力,從而提高企業效益。

二、建立小企業內部控制制度的關鍵

內部控制制度是指企業為了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循和發展戰略得以實現等而由企業管理層及其員工共同實施的一個權責明確、制衡有力、動態改進的管理制度。“人”是內部控制制度得以設立和實施的關鍵因素。內部控制制度能否建立取決于企業管理者對內部控制認識的態度,能否貫徹執行取決于企業全體員工的素質。

(一)增強企業全體員工對內部控制的認識

企業的內部控制環境是由企業全體職工造就的,包括企業領導、會計人員和所有員工。

1.提高小企業管理者的內控意識

內部控制的成敗,取決于企業員工的控制意識和行為,而企業領導者的內部控制意識和行為是關鍵。企業內部控制環境主要是企業的管理者所造就,內部控制是否有效,與企業領導是否重視,是否帶頭執行有很大的關系。企業領導者對內部控制的隨意性往往會限制內部控制作用的發揮,嚴重的甚至影響到整個企業的發展。提高企業領導的管理水平和管理思想意識,使他們認識到建立內部控制制度的重要性和必要性。只有領導者以身作則嚴格遵守控制制度的規定,才能使小企業內部控制制度得以正常發揮應有的作用。

2.切實提高財會人員的業務素質和內部控制知識水平

作為企業會計控制的主體,會計人員的專業技術和內控知識的高低尤為重要。針對目前小企業會計基礎工作薄弱,會計人員綜合素質較低,不能實事求是,不能堅持依法辦事,所披露的會計信息不能真實反映企業財務狀況和經營成果等狀況,應從加強會計人員繼續教育抓起,促使小企業會計人員不斷學習會計知識和法律、法規,逐步提高專業技術水平和法律意識,同時增強自我保護能力,使其充分發揮監管作用,實現“不做假賬”,保證會計信息真實有效。內部控制知識應作為會計人員繼續教育的必學內容,有關方面應加大內控制度知識在專業技術職務資格考試和會計從業資格考試內容中的容量,從而使內部控制制度逐步深入到小企業會計人員的心中。

3.努力提升全體員工道德修養,強化內部控制制度教育

要想在小企業建立有效的內部控制制度,應當強調以人為本,要充分發揮人的作用,依靠提高人的綜合素質、道德水平和法規意識,充分發揮控制者和被控制者的主動性和積極性。只有當企業中的每一個員工都目標明確,觀念趨同,內部控制才能更有實效。企業應定期對職工進行內控知識的教育,使每一個員工都有企業再小也應在內控制度約束下開展經營活動的觀念和意識,知道自己的一舉一動都要受到內部控制制度的牽制和約束。

只有將內部控制制度作為企業發展的根本保障,并在企業內深入人心,把內控制度化成一種共識,建立起良好的內控執行環境,才能使廣大小企業在內控的保護下健康、茁壯成長。

(二)從實際出發,建立起切實有效的內部控制制度

小企業內部控制應貫穿于整個企業的生產經營管理全過程,包括采購、生產經營、銷售、財務管理、研究開發、人力資源等各個方面。

1.重點解決企業內不相容職務分離問題

不相容職務分離指對不相容職務分別由不同部門或人員來辦理。不相容職務主要包括:授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查等。

企業在設計、建立內部控制制度時,首先應確定哪些崗位和職務是不相容的;其次要明確規定各個機構和崗位的職責權限,使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約,形成有效的制衡機制。如前所述,小企業因其規模和人數的特殊性,無法做到專職專人負責,所以加強不相容職務分離控制,增加崗位設置的牽制性就顯得特別重要。例如,明確企業重大事項的決策程序,堅持按公司、企業章程辦事,防止個別人個人說了算;明確授權制度,對各個崗位要有明確的授權,各個職能崗位在授權范圍內履行職責;明確出納人員不得兼任稽核、會計檔案的保管和收入、支出、債權債務賬目的登記工作;企業財務專用章與法人代表私章由不同人員管理;財務專用章與銀行支票應由會計、出納人員分別保管;明確記賬人員與經濟業務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財物保管人員的職責權限,使之相互分離,相互制約;在正常情況下處理每項經濟業務全過程或者全過程的某幾個重要環節都規定要有兩個或兩個以上部門,兩個或兩個以上工作人員介入負責,起到互相制約的作用。如匯出一筆采購貨款,規定要由采購經辦人填寫清款單,供應計劃員(或供應部門負責人)審查清款數額、內容及收款單是否符合合同和計劃,會計人員審核清款單的內容并核對采購預算后,編制付款憑證,最后由出納員憑著手續完整的付款憑證辦理匯款結算(出納員開出匯款結算憑證,還要通過會計人員審核),整個過程要四人分工負責處理,從而達到相互牽制的目的。

2.內部控制制度的設計要考慮成本效益問題

任何控制行為都會發生一定的費用,同時,任何控制由于糾正了組織活動中存在的偏差,都會帶來一定的收益。從經濟角度分析只有當內控行為帶來的收益大于所發生的費用成本時,才是值得的。

小企業因規模大小不同,在控制系統上所能承擔的費用也不一樣,應根據實際需要,實施不同的內部控制制度。企業要合理地測算出控制成本和企業利潤的關系,在最大程度地發揮內控作用的同時,最大程度地降低成本,即效果最大化,成本最小化。這就要求內控必須在全面的基礎上,既要重點地進行控制,又要提高人員素質和技術,做到高效率運作,低成本支出,使企業在各個方面都能良性發展。因此,小企業的管理者要結合企業發展實際,充分考慮企業的性質、規模、生產工藝過程、管理模式等內容,努力在實踐中探尋出一個內控效果與內控成本相對合理的結構比例,構建一個簡單有效的控制系統,以防止錯誤和弊端的發生,提高辦事效率,實現最佳經營成果。

3.加強對內部控制制度實施情況的監查與考核力度,并建立有效的激勵機制

為了保證企業內部控制制度能有效的發揮作用,并使之不斷地得到完善,企業必須定期對內部控制制度的執行情況進行檢查與考核,看企業內部控制制度是否得到有效遵循,執行中有何成績,出現了什么問題,還可以通過會計師事務所等會計中介咨詢機構對本企業內部控制制度進行符合性測試,了解本企業內部控制中的不足,有針對性的加以改進,糾正內部控制中存在的缺陷、進而改進機制,使內控制度充分發揮監控效力。

內控制度是企業管理的基礎,只有嚴格按照制度辦事,做到一視同仁,獎懲明確,考核到位,善始善終,才能使內控走向制度化、規范化的軌道。內控制度本身又是一種監督制度,不但要對企業經營進行監督控制,還需對內控部門本身實施再監督,只有這樣才能使內控真正發揮作用。對于嚴格執行內部控制制度的,給予精神鼓勵和物質獎勵;對于違規違章的,堅決給予行政處分和經濟處罰,并與職務升降、薪金相聯系。只有做到壓力與動力相結合,才能最終實現內部控制的目的,把經營風險降到最低,就能促進整個企業健康、持續、快速發展。