淺論金融危機背景下企業管理信息系統的開發

李　政

一、 架設Excel服務器

(一)硬件要求

1、局域網

最簡單的局域網,可以采用一個集線器把幾臺計算機聯起來。也可以是由不同的網段組成的大型網絡。

2、互聯網接入

有企業在國外或外地,需要通過互聯網來管理的,還需要接入互聯網。寬帶、ADSL專線接入均可。

3、服務器

普通的PC機就可以。如果條件允許,可以采用專用的PC服務器。

推薦的服務器配置:

CPU: P4 2.8GHZ 內存:512MB以上,硬盤80GB以上。

(二)服務器端的架設

1、操作系統

Windows 2000/XP/Windows Server 2003,需要配置IIS。對于Windows 2000,在安裝完IIS后,還需要安裝Microsoft.Net Framwork。

2、數據庫

MS SQL Server 2000/MSDE2000/MS SQL Server 2005。

其中,MSDE2000是MS SQL Server 2000的桌面產品,主要限制數據庫最大容量不超過2GB。

(三)客戶端的架設

1、MS Excel 2000/2002/2003。

2、IE需要6.0以上。

3、Excel客戶端軟件

二、定義MIS的基本數據

該項工作在Excel服務器的管理控制臺中完成。

(一)定義MIS的組織機構

主要給出MIS的基本信息,如企業名稱,地址,企業分支機構的名稱等等。

(二)定義角色

Excel服務器中有三個預定義的角色:Administrators(有全部權限。以下權限僅為系統管理員擁有:定義組織機構、角色、用戶;查看日志;終止用戶活動;備份數據和導入數據)、Report Designers(比普通用戶增加的權限:定義數據類型、數據規范、用戶詞典;定義自動編號;創建和修改報表模板)、Process Admin(擁有刪除工作流中“已完成工作”的權限)只有Administrators和Report Designers可以登錄“管理控制臺”,普通用戶不可以登錄。

(三)定義用戶

定義用戶的目的是給用戶指派登錄帳號、確定用戶的所屬部門、擔任的角色、擁有的權限等。用戶和角色是緊密相關的,不同的用戶擔任不同的角色。

三、定義模板

具體模板的設計方法如下:

(一)設置模板填報的權限

包括初始填報的權限、查詢、審核權限等。

(二)繪制表樣

在Excel工作區繪制報表的樣式,以方便具有權限的用戶進行填寫,填寫方式和操作Excel一模一樣。

(三)定義數據項與數據表

模板上可以有多個數據項。數據項分為兩類:單一數據項和重復數據項。定義數據項就是定義在一個模板上哪些數據項是單一數據項,哪些是重復數據項。

(四)定義表間公式

表間公式分為兩種:查詢數據的表間公式和回寫公式。查詢式的表間公式是利用以前錄入的數據填充到當前的數據表,而回寫公式是利用當前表單所填報的數據更新已存在的數據表,兩者方向剛好相反。下面通過例子說明兩種表間公式的設計方法。

例如:某銷售公司的訂單報表中有客戶名稱、客戶地址、訂單編號等數據項,銷售員在填寫訂單時需要填入這些數據信息,但該系統中還存在一數據表:客戶信息表。客戶信息表上已經有了客戶名稱與客戶地址的信息。這時銷售員在填寫訂單表時,先填上客戶的名稱,然后再到客戶信息表找到該客戶的地址,再把它復制到訂單表的客戶地址欄。這樣操作不方便,這時可以通過查詢式的表間公式來實現客戶地址的自動填寫。

先分析一下剛才的操作:按銷售員所填的客戶名稱到客戶信息表中查一下客戶的地址,填充到訂單表的客戶地址欄。這段話其實包含四方面的內容:到哪里找數據(到客戶信息表中找)、找符合什么條件的數據(和訂單表客戶名稱相同的數據)、找什么數據(客戶的地址)、找到數據后填充到哪里(填充到客戶地址欄)。根據以上的分析可以得到表間公式為:

提取<客戶信息表>滿足下列條件的數據:

<數據篩選:客戶信息表.客戶名稱=本報表.sheet1.客戶名稱>

按以下方式填入<訂單表>

客戶信息表.地址-->(填入值)客戶地址

從公式中可以看到表間公式其實就是一種引用機制。

再看下面的一個例子:某銷售公司為了了解客戶的銷售情況,要在客戶信息表中增加一數據項:客戶累計銷售額。每當某客戶有了新的訂單并且訂單被審批同意后就把新訂單的合計金額加到客戶信息表的客戶累計銷售額上。這種操作很顯然是用當前表單的數據更新已存在的數據表,可以設計回寫公式來實現。

回寫公式內容如下:

[審批]后刷新[客戶信息表]中滿足下面條件的數據:

客戶信息表.客戶編號=本報表.sheet1.客戶編號

并且 本報表.審批意見=同意

刷新方法:

累計銷售額=客戶信息表.累計銷售額+本報表.sheet1.合計金額

回寫公式往往成對出現:如果上述的訂單被撤單,則累計銷售額需要重新刷新,同樣我們也可通過回寫公式實現。

(五)定義工作流

Excel服務器的表單處理過程主要是通過工作流來實現。工作流就是對某種表單的規定流轉的描述。它包括要流經幾個步驟、每個步驟由何人處理(步驟的處理是通過填寫表單上的欄目實現)、從一個步驟流向下一個步驟要滿足什么條件等等。它實際上是管理制度的具體體現,明確了責任分工,規定了工作的程序,使每一項工作能高效有序的進行。我們可以對某一模板來定義工作流,使得基于該模板的所有表單都能按工作流所規定的方式進行流轉。

可以說表間公式是定義數據表中的數據項的處理方式,而工作流則是整個表單的處理方式,兩者構成了Excel服務器處理信息的基本框架,也是基于Excel服務器的MIS開發的核心。

(六)完成模板的設計

通過以上的定義完成了整個模板的定義,從而可以交付用戶使用了。用戶通過控制臺進行數據的處理。

四、小結

本文討論了基于Excel服務器的MIS開發的基本方法步驟,由于Excel服務器提出了工作流的概念,給我們在表單處理上帶來很大的便利,這是基于Excel服務器的MIS開發與其它MIS開發工具的最大的區別,另外Excel服務器的MIS開發不需要掌握繁雜的開發語言,只要能熟練使用MS Excel 的用戶都可以完成企業的MIS的開發與維護,開發的成本大大的降低。同時Excel服務器還提供了ESweb,可以方便用戶實現基于web頁的數據填報。

(李政,1975年生,廣西馬山人,桂林醫學院體育部講師。研究方向:應用數學、圖論)