檔案信息電子化初探

王亞平

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用使檔案信息電子化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，同時檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案信息電子化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相適應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大和無可挽回的損失。

一、實現(xiàn)檔案信息電子化任重道遠

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館（室）藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的蓍錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、蓍錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。……