規(guī)范管理　更大地發(fā)揮學校照片檔案的作用

劉偉紅

照片檔案的重要性

照片成為檔案的一種特殊載體,讓“瞬間變永恒”的幻想成為現(xiàn)實。在今天,人們已經(jīng)越來越清楚地知道照片檔案的重要性,全國乃至全世界都在利用照片這一特殊載體來真實直觀地講述歷史、展示歷史。“人民需要記憶,而歷史需要照片”,它讓歷史再現(xiàn),讓人們銘記昨天、思考今天、展望明天。

如何看待學校的照片檔案

學校的檔案管理人員該如何去看待學校的照片檔案呢?照片檔案是學校檔案的一個重要組成部分,它以特殊載體的形式、獨特的風格反映出學校悠久的歷史、重大變革以及重要人物的歷史面貌。照片檔案與文書檔案具有共性,它們都是在實踐活動中形成的,并且有保存價值,可起憑證和依據(jù)作用。

學校照片檔案是指學校行政工作、教育教學和管理工作活動中直接形成的有保存價值的照片,是以靜止攝影影像為主要反映方式的專門載體及其相配套的文字材料,反映學校教育活動和歷史發(fā)展的真實記錄。它是學校檔案的組成部分,是黨政工團檔案的補充。因此,做好學校照片檔案的收集和歸檔,對規(guī)范學校檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

佛山市惠景中學自2001年創(chuàng)辦至今,經(jīng)歷了一校三地、分點辦學和新校落成、喬遷新舍的2個階段。照片檔案和其他學校檔案一起,記錄了學校的發(fā)展和變化、師生的學習活動和成長。目前整理建校以來各種照片檔案1 000多張,為學校保存了珍貴的歷史資料,這些照片檔案在學校的管理、宣傳工作中發(fā)揮了積極作用。

對照片檔案的歸檔要求

根據(jù)學校的實際情況,對照片檔案的歸檔范圍做出要求:1)各種大型、紀念活動,學校重要會議,上級領(lǐng)導視察等重要照片;2)畢業(yè)留影的照片;3)師生開展文、體、衛(wèi)、學英雄趕先進教育、勤工儉學、社會實踐、旅游等活動的照片,教改、教研活動的照片;4)市以上黨、政和上級主管部門給予學校的獎旗、獎狀、獎杯(牌)、證書、紀念品的照片。該系列照片作為榮譽檔案另冊編目保管。

對照片檔案的歸檔時間作出要求:學校統(tǒng)一活動的照片在拍攝完成后及時整理,一個月內(nèi)由宣傳部門的兼職檔案員移交綜合檔案室。

學校照片檔案具體的歸檔要求:1)照片檔案必須詳細記錄拍攝時間、地點、人物、事由、拍攝者等;2)必須是原件,并要保持照片檔案的有機聯(lián)系;3)照片必須清晰、完整;4)照片檔案保存在溫度18 ℃～24 ℃,相對濕度40%～60%的環(huán)境中,不能擠壓。

目前學校的照片檔案管理比較完善,主要表現(xiàn)在3個方面

照片檔案意識強學校領(lǐng)導和絕大多數(shù)師生員工對照片檔案工作比較重視,各部門攝像人員平時就重視照片的收集和整理,避免照片檔案的丟失,很好地促進照片檔案收集工作的正常開展。

規(guī)章制度健全根據(jù)學校的實際,制定《佛山市惠景中學特殊載體檔案歸檔制度》和《佛山市惠景中學特殊載體檔案保管期限表》。學校檔案部門加大監(jiān)督和指導力度,將照片檔案歸檔納入各專、兼職人的崗位職責范圍,學校檔案人員主動性強,深入細致地開展工作。

基礎(chǔ)設(shè)施和保管條件好? 學校領(lǐng)導對檔案部門相當重視,先后投入經(jīng)費10多萬元,庫房條件好,設(shè)施好,有照片檔案專用設(shè)備,檔案庫房做到“八防”,庫房保管溫濕度嚴格按照規(guī)范要求,使照片歸檔不會變色和損壞。

今后學校要做好照片檔案的利用工作

保管檔案的目的是為了檔案的提供利用。在學校各項重大工作中(如學校重大活動、學校等級評估、評優(yōu)創(chuàng)優(yōu)等),要充分發(fā)揮照片檔案的作用。除了有充分的文字證明外,還必須提供有說服力的照片證明,增強它的可信度。

學校每年都有重大活動,需要做好宣傳工作,布置環(huán)境、營造氛圍。如制作招生宣傳廣告欄,對學校進行美化包裝,以吸引更多的學生到學校學習。這就需要張貼重要領(lǐng)導人來校視察的照片、校容校貌的照片、學校榮譽的照片、文體活動的照片等,使學校的“亮點”更亮,提高學校知名度。在校史室陳列學校歷年來所獲得的獎狀、錦旗、匾牌和榮譽證書及其照片,讓師生參觀學習。在學校校慶期間舉辦校史展和出版畫冊,把不同內(nèi)容的照片檔案分門別類,展現(xiàn)學校多年的發(fā)展歷程,使師生通過了解學校的發(fā)展變化而激發(fā)愛國愛校的感情。通過利用照片檔案進行編史修志、德育教育、出版畫冊、對外宣傳等工作,不僅使后人從中了解學校的發(fā)展歷史、學校師生的成長歷程,還能給人們留下深刻的直觀印象。照片檔案,積極地為學校各項工作服務(wù)。

學校照片檔案是學校檔案的重要內(nèi)容,所以學校檔案部門一定要規(guī)范管理,使之在學校教育教學、科研活動和各項管理工作中發(fā)揮更大的作用。

(作者單位:廣東省佛山市惠景中學)