教學研究型高校教學檔案管理模式研究

盧宏偉

一、高校教學檔案

高校教學檔案是高校教學實踐、教學研究和教學管理過程中創造和使用的一系列原始資料,是具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是整個教學史的縮影和見證,可以直接或間接地展現整個教學史的全貌,反映高校的整個教學活動,是辦學的依據和憑證。高校教學檔案多屬于原生態材料,它既能客觀、真實、形象、具體地反映各高校基層單位的教學、教改和管理實際,又能在一定程度上折射出高校在教學、科研、專業建設、師資隊伍建設和人才培養等方面的發展軌跡與質量。教學檔案是教學科研工作的結晶,是教師通過不斷積累和反思教學、提出問題、改進教學的信息資料庫,是教學活動和教學研究中不可缺少的依據和參考資料,是了解教學內容、考察學校歷史、總結經驗教訓、改進教學管理、提高教學質量、促進學術交流的信息源。

教學檔案是高校檔案的重要組成部分,是提高學校教學質量和管理水平的一項重要依據。因此,教學檔案不僅要作為一個工作系統來管理,而且要從辦好學校的高度來抓好這項工作。

二、教學研究型高校教學檔案管理的模式

所謂教學研究型高校指的是以學生為中心,以全面、協調、可持續的科學教育發展觀為指導,把教學與科研有機結合,把人才培養與學科建設有機結合,把學習、研究、實踐有機結合,以培養高層次、復合型、多樣化的高素質創新型人才為根本的高等院校。教學研究型高校的教學檔案管理同樣體現了以人為本的宗旨,謀求并服務于高校教學、科研的長遠發展。

對于教學研究型高校的教學檔案管理模式,從管理方法上可以采用分級管理與分類管理相結合的模式,從所采用的技術手段和服務方式上可以采用網絡化信息服務模式。

1、分級管理與分類管理相結合模式

(1)分級管理的教學檔案管理模式是指根據高校行政管理層次的劃分對教學檔案進行分級管理,即在校級教學檔案部門統一管理的情況下,在各院系設立教學檔案管理部門,對教學檔案實行校、院兩級管理。校級教學檔案管理部門制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則,對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序等作出明確的規定。凡是涉及全校招聘、招生、教學/考試安排、學籍及學位管理、科研成果管理等的相關文件歸入校級檔案管理部門統一保管,各院系產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等可由院系檔案管理部門保管。這樣既有利于優化館藏,也方便各院系教師和管理人員的利用。

(2)分類管理的教學檔案管理模式是指根據管理對象的特點將教學檔案分類進行管理。從校級教學檔案管理的角度看,可以把教學研究型高校的教學檔案分為以下幾大類:第一大類是教學文件及規章制度,包括《教學計劃(培養方案)》,《教學大綱》,《教學文件匯編》,《規章制度匯編》,學校及教務處下發的各類文件、規章、規劃、計劃、總結、各種重要會議記錄原件、承辦結果等;第二大類是教師檔案,包括教師基本信息統計表,晉升職稱申報批準材料,教師深造證明,進修、高訪登記表,工作量考核表及考核結果總匯、評選文件、資料及獲獎證書復印件等;第三大類是科研成果檔案,包括教師的教學科研成果、成果轉化及獲獎情況,發表的學術論文、論著(譯著)、編撰的教材、省內外講學及出國講學的講義等復印件等;第四大類是教務、考務檔案,包括了在教學、考試過程中高校對各項資源的統一調度和安排的記錄等;第五大類是學籍檔案,包括本校所有學生的學籍檔案及學生在校期間的有價值的檔案材料等;第六大類是學位檔案。

從院系級教學檔案管理的角度看,可以把教學研究型高校的教學檔案分為以下幾大類:第一大類是教學建設檔案,包括教材檔案、課程檔案、教學檔案、實習檔案;第二大類是教學管理檔案,包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案;第三大類是教學成果檔案,包括科技制作、畢業論文成果等。

在整個教學研究型高校教學檔案管理的過程中,采用分級管理和分類管理相結合的管理模式,一方面有利于高校從宏觀角度加強信息的統籌規劃、收集和利用;另一方面有利于各院系對于專業信息的深層次分析和使用,有利于對問題的靈活把握和處理。

2、網絡化信息服務模式

教學檔案保管的目的就是為了開發利用。開發利用是教學檔案管理工作的重要內容,也是體現教學檔案價值的有效途徑。新形勢下提高檔案的利用價值,變被動服務為主動服務就是要利用計算機和網絡,探索教學檔案的現代化管理,通過網絡為廣大師生服務,從而更好地提高教學檔案的服務水平。

前面提到的分級管理和分類管理相結合模式是高校教學檔案資源管理方法的應用模式,從高校教學檔案管理的具體操作過程中采用的技術手段和資源開發方式看,最重要的模式就是教學檔案管理的網絡化信息服務模式。所謂的網絡化信息服務模式,實際上就是以為利用者提供方便、服務師生、服務教學、服務學校、服務教育為目的,進行教學檔案管理的信息化、數字化和網絡化。

檔案管理的信息化、數字化主要反映在兩個方面:一是紙質文檔的數字化處理,形成電子文檔;二是檔案的計算機輔助管理系統,以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質文檔將長期共存互動,電子文檔并不能完全替代原始手寫檔案和紙質文檔,但教學檔案管理的數字化、信息化將大大改善其管理和利用的效率。同時教學檔案的信息化管理可以降低勞動成本,提高工作效率。

教學檔案管理的網絡化主要反映在兩個方面,一是服務方式的網絡化,即檔案管理部門可以通過網絡和信息系統為使用者提供教學檔案信息的查詢以及檔案信息的統計、分析、報表制作等服務;二是教學檔案管理主體的多樣化和網絡化,以前檔案管理的主體就是特定的檔案管理人員,網絡化信息服務模式的檔案管理的管理主體不單包括了傳統意義的教學檔案管理人員,同時將教學檔案的使用者轉化為檔案管理主體,并分別賦予不同類別的管理主體相應的權限,比如學生也可以成為教學檔案管理的管理主體。他們可以通過網絡增加、編輯自己的個人信息,這些信息經教學檔案管理人員審核確認后即生效存檔。同樣,新的檔案管理系統還存在其他各種不同類別和權限級別的信息提供節點。這種網絡化的教學檔案信息系統不但能統一處理各種信息和數據,避免自相矛盾,還可以充分利用網絡來收集、共享,降低了勞動成本,同時也解決了重復勞動的問題。

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*本文為山東工商學院校級課題(2008G51)的研究成果。

作者單位:山東工商學院管理科學與工程學院