關于把檔案館建設成為政務信息中心的思考

秦建華　劉滿閃

隨著政府信息公開日漸成為當今社會的熱點問題,各級國家綜合檔案館能不能抓住這個機遇,發揮自己的特點和優勢,積極參與到政府信息公開工作中,逐步把檔案館建設成為政務信息中心成為關注的焦點。

一、由各級綜合檔案館組建政務信息中心具有可操作性和經濟性

1、檔案館具有一定的信息基礎,有利于政府信息的集中收集和綜合管理

(1)信息只有附著在一定的物質形式上才能存在。政府信息大多是以文件和檔案的形式存在的。經過50多年的努力,各級檔案館己將同級機關10年(省級機關20年)以前形成的檔案全部接收進館,已成為各級政府部門歷史記錄的集中保管地。進入21世紀以來,各級檔案部門與時俱進,不斷創新服務機制,積極開展現行文件的提供利用服務,并設置有現行文件閱覽室,方便社會利用。因此,各級國家綜合檔案館既集中保存了各級政府的歷史記錄,又保存有各級政府的現行文件,已成為事實上的政府信息保管基地。

(2)檔案館為各級政府部門文件與檔案的形成與管理提供規范指導,使其具有統一的格式,便于政府信息的統一收集、管理和利用。

(3)檔案館公布政府信息相對于其他部門自身公布的政府信息而言,具有一定的綜合性。公眾到檔案館可以獲得一攬子源自不同政府機關的各類信息。這些都為履行政務信息中心職能奠定了信息基礎。

2、檔案館具有強大的信息能力

(1)首先,政務信息中心要具有廣泛的信息收集能力。政府信息是動態的,又分散于政府的各個部門,沒有強有力的信息收集能力是無法將各種信息從其形成部門收集起來的。在《檔案法》、《檔案館通則》、《機關檔案工作條例》等法律法規的支持下,檔案館已建立了通暢的檔案接收進館渠道和一套十分有效的檔案信息采集方法,具備了相當的檔案信息收集能力。

(2)其次,政務信息中心要具有一定的信息加工整合能力。作為一個信息工作部門,經過多年的努力,檔案館已具備了強大的信息加工能力。檔案館擁有強有力的領導班子,擁有一批政治素質高、業務能力強的檔案信息整編隊伍,形成了一套科學的工作機制,積累了豐富的信息加工整合經驗。

(3)第三,要想成為政務信息中心,就必須擁有高效的信息提供利用渠道和方式。經過多年的摸索,檔案館已建有多套信息檢索工具,開發有信息檢索系統,并能夠提供網絡檢索服務。

3、檔案館的現行文件閱覽室具備了政府信息開放的條件和經驗,有利于降低政府信息開放的成本

現在全國許多城市檔案館均設有現行文件閱覽室,面向社會公眾開放。以成都市為例,檔案館向社會開放的現行文件一般是指市委、市政府還在執行和使用的規范性文件及行政規章,市人大常委會通過的地方性法規、規章和市政協通過的工作規則、通則,市直機關制發的規范性文件。雖與政府信息公開范圍不同,但信息開放目的和性質相似,都是為了增加工作透明度,保障人民群眾的知情權,改善經濟發展軟環境。另外,現行文件閱覽室工作人員積累了辦理文件信息公開事項的經驗,所以依托各級檔案館在現行文件閱覽室的基礎上建設政府公開信息閱覽室既順理成章,又經濟實用。如上海市政府要求直屬部門定期將必須公開的政府信息紙質目錄和電子目錄報送市檔案館,從而使得設在市檔案館的現行文件開放利用中心在不增加人員編制和經費的情況下,同時發揮了政務信息中心的功能。

二、積極把檔案館建設成為政務信息中心

檔案館雖然具有成為政務信息中心的有利條件,但要建設成為真正的政務信息中心,應著重做好三項工作:

1、做好信息儲備,把檔案館建設成為政務信息資料的存儲基地

建設政務信息中心要從滿足社會信息需求出發,規劃建設檔案館館藏。在檔案文件的接收范圍上要囊括所有的黨政機關和有行政管理職能的事業單位;信息內容上要囊括人民群眾、社會組織所需要的各種政府信息;信息形態上要包括紙質、電子等各種載體,并逐步由以紙質為主向以電子為主轉變;時間跨度上要完整,歷史和現行信息全部收集,不能間斷。

2、加強信息化建設,提高信息處理能力

網上信息中心是未來政務信息中心的基本模式。為此,檔案館應加緊信息化工程建設,盡快實現管理的現代化,把檔案館建成網上政務信息中心。

一是要積極爭取把檔案館信息化建設納入政府信息化規劃和重點建設計劃,為檔案館信息化建設尋求政策和資金支持。

二是要加強信息基礎設施建設。檔案管理信息化建設離不開計算機軟、硬件和網絡技術支持。要加大經費投入,配備滿足數量要求和配置要求的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機、復印機等設備,選用統一的高質量的應用軟件,建立標準化的數據庫,這樣才能實現檔案收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的信息化管理。

三是要改革現有的工作模式,不斷增強信息處理能力。政務信息中心向社會提供的是系統的政府信息,提供的是信息產品,不再是傳統意義上的檔案文獻,而且提供利用的數量也會越來越大,檔案館必須具備強大的信息處理能力才能滿足工作需要。目前檔案館管理模式、管理手段和管理方法都是在傳統檔案文獻管理的基礎上建立起來的,離政務信息中心的要求還有一定的差距。檔案館必須根據新的角色要求進行全方位的改革,在先進的信息管理理論指導下,遵循信息工作規律進行流程再造,借助網絡信息技術,開發檔案信息管理系統,逐步實現檔案信息采集、加工整合和提供利用的自動化、網絡化,不斷提高檔案館的信息處理效率。

四是要積極實施數字化工程,豐富數字信息。網上政務信息中心是以數字信息為基礎的。傳統的檔案館館藏大多是以紙質檔案文件的形式存在的,必須加快其數字化步伐,為建立網上政務信息中心做好信息準備。館藏信息數字化包括館藏檔案文件數字化和檔案目錄數字化。館藏檔案文件的數字化應從兩方面、通過兩個渠道來實現。一要抓好館藏檔案的數字化,通過數字化技術,將館藏紙質檔案、照片檔案、錄音錄像檔案轉化為電子檔案;二要大力接收現行電子文件。當務之急是制發電子文件收集整理和歸檔辦法,要求各機關檔案室收集積累本單位形成的電子文件,并隨同現行文件移交檔案館。檔案目錄數字化通過對檔案文獻內容和形式的分析,著錄標引檔案文件的檢索特征,建立館藏檔案文件目錄數據庫,為信息的檢索利用提供基礎保障。

此外,在信息化、數字化的社會大背景下,電子文件的數量急劇增加,檔案管理工作應將電子文件的歸檔管理工作納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃,進行同步設計、同步實施,實現文檔管理一體化,通過政府門戶網站政務公開欄目設置“申請公開”分欄目,網上受理政府信息申請,并實現政府信息的網上公開。

3、要盡快建立和完善檔案數據標準,實現信息共享

政務信息中心比傳統意義的檔案館更強調館際交流和協作,要求信息的交流和共享更加順暢。要實現館際的統一行動和信息的共享,除加強系統內的組織協調外,更重要的是要建立一整套的檔案數據標準,用技術規范統一系統內檔案數據格式,包括電子文件格式和檔案目錄數據格式,為系統內的信息共享奠定基礎。

參考文獻:

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作者單位:鄭州輕工業學院檔案館 石家莊學院圖書館