會計電算化條件下如何加強企業內部控制

繆　軍　陳　琪

會計電算化是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及替代部分由人腦完成的對會計信息的分析和判斷的過程。內部控制是企事業單位為了保護財產不受損失、保證經營活動的合法性和會計記錄的正確性，提高經營管理效率，貫徹企業經營管理政策而制定的組織機構方案及相關方法與措施的總稱。企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，為企業的內部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業內部控制制度造成了極大的沖擊，為此我們必須順應會計電算化的發展潮流，建立和完善企業的內部控制制度，才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性，為企業經營決策提供高質量的信息。

一、電算化會計處理系統對內部控制的影響

1.會計信息化適時集中的數據處理方式使傳統的控制方式失效。

會計信息化系統是按照計算機及網絡數據處理系統組織起來的，記賬、算賬、報賬全部由電子計算機自動完成，主要處理過程無須人工干預。而傳統的會計方式正是通過職能的分割與人員的分工來形成有效的內部控制。這種數據處理的集中性使傳統的組織控制功能減弱。與此相適應，會計部門常常劃分成數據（信息）收集組、憑證編審組、數據處理組（包括數據輸入、處理、輸出）、財務管理組、系統維護組等。

2.會計信息化系統使內部控制范圍擴大，內部控制重點發生變化。

傳統的內部會計控制主要局限于企業內部的查錯防弊，而會計信息化條件下的控制范圍相應擴大，其中包括對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。隨著電子信息技術的發展，企業與外部的信息傳遞更加頻繁，過去明確的企業內外邊界逐漸消失，內部會計控制的范圍不再局限于企業內部，因而加大了內部會計控制的難度。同時，在會計信息化條件下，內部控制的重點將從職位牽制、審核等制度轉變為網絡安全、原始數據輸入、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間的連接控制等幾個方面。

3.會計信息化使企業內部控制手段和技術發生了變化。

在會計信息化條件下，控制方式和手段由手工控制轉為手工控制和程序化控制相結合。會計信息系統要求在程序設計的各個環節、階段留下審計線索，所以會計信息化條件下，原有的手工控制手段被部分保留，但增設一些包含于計算機程序中的程序控制。一般來講，會計信息化程度越高，采用的程序化控制也越多。

4.會計信息化的開放性使企業內部控制的風險加大。

會計信息化提倡開放，目的在于為會計與有關各方建立有機聯系創造條件，以推動會計的變革，提升企業管理水平。開放表現為軟、硬環境的開放。從內部控制的角度看，硬環境的開放是內部控制風險增大的一個重要方面，是指在技術、管理制度、標準等方面的開放。具體表現為網絡及通訊設施、融合開放集成思想的軟件、會計信息交換的標準等方面的開放，為建立會計信息系統與社會和其他管理信息系統的聯系提供技術支持。會計信息一直被視為商業秘密。但是，沒有哪一種加密技術絕對安全，不法分子有可能通過編制計算機病毒進行搭截偵聽、口令字試探、篡改會計數據、解密文件等手段，使內部會計控制措施失效。正是由于會計信息化控制技術的復雜性，加大了系統的控制風險。

二、會計電算化條件下內部控制的應對措施

會計電算化系統的內部控制主要包括系統開發的控制和會計電算化后的過程控制。針對在會計電算化系統下內部控制出現的問題，應考慮從系統開發的控制和會計電算化后的過程控制入手謀求解決的對策。主要從以下幾個方面入手：

1.要做好管理基礎工作，尤其是會計基礎工作。管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法以及較完整的規范化的數據；會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。

2.加強操作程序的控制。制定相應的上機守則與操作規程，是操作控制制度化的具體體現。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規定。操作規程則是提出了計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的，還必須隨著經營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3.加強人員職能、權限控制。必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產生原始數據的部門或人員（如出納），在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業務授權、執行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內部的職責分離。通過進行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。

4.加強系統安全與網絡的安全控制。加強系統安全控制的主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；（2）設置操作權限限制；（3）操作人員身份的密碼控制；（4）數據存儲和處理相隔離；（5）機房的工作環境保護。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數據加密技術、訪問控制技術、認證技術等。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。

5.加強內部審計。內部審計既是公司、企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。內部審計必須包括以下幾個方面：（1）以會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合有關內控制度，憑證附件是否規范完整等；（2）審查電子數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；（3）監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；（4）對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

6.提高會計人員計算機操作業務素質。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進技術，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。

7.做好電算化會計檔案管理工作。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

從一定意義上講，電算化會計產生和發展的過程，也是突破傳統會計觀念，對現行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統設計、工作組織、信息處理及賬務處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進性的，但從長期看，隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用，新的問題和新的課題將不斷出現。如：信息處理網絡建立后，企業將如何做到既及時合法提供會計信息，又能有效保護商業秘密；兩個會計子系統實現結合后，如何改進現有財務報告；信息經濟將對現行會計理論和方法產生什么影響等，對新課題進行深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展。電算化在會計工作中起著越來越重要的作用，這是一種必然的趨勢，我們應該以十足的信心迎接它的發展。

（作者單位：宜春市公路管理局

勘察設計院、宜春市審計局）