檔案數(shù)字化之前的準備工作

李　昕

目前我國檔案館中有絕大多數(shù)的館藏都是非數(shù)字形式的，因而要建立數(shù)字檔案館，則必須對非數(shù)字化的檔案進行數(shù)字化工作，這樣才能確保數(shù)字檔案館資源的豐富性。很多檔案館在決定建立數(shù)字檔案館后，便開始了轟轟烈烈的檔案數(shù)字化工作，從排架號——開始了工作量巨大的掃描工作。在數(shù)字化之前，我們應(yīng)該放慢腳步，想一想下面這些問題——是否有必要對所有的非數(shù)字檔案進行數(shù)字化處理?如何選擇要進行數(shù)字化的非數(shù)字檔案?在數(shù)字化的過程中，需要注意什么問題?因為檔案數(shù)字化工作畢竟是一項投資巨大的系統(tǒng)工程，需要有相當?shù)呢斄Α⑽锪Α⑷肆图夹g(shù)作支撐，同時也會涉及到一些法律問題。

一、成立數(shù)字化工作小組

數(shù)字化工作是一個系統(tǒng)工程，不是說有了人、設(shè)備和館藏就可以順利的開展數(shù)字化工作了，其中涉及到諸如數(shù)字化范圍的確定、相關(guān)數(shù)字化標準的確立以及檔案中的知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)的界定、存儲格式和長久保存等問題，因而必須成立專門的工作小組來統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化工作并解決數(shù)字化過程中會遇到的一系列問題，小組的成員必須包括熟悉館藏和利用情況的工作人員、相關(guān)技術(shù)人員和法律人才等等。

二、確定數(shù)字化的范圍

由于歸檔范圍制定的比較寬泛，同時各個檔案館對接收檔案的數(shù)量也沒有限制，因而在中國，檔案的進館率高達60％-70％，而在美國則僅有3％-5％。有此可以看出，中國檔案館館藏量是很大很豐富的，同時也不排斥一些資源重復(fù)建設(shè)和沒有進館價值的檔案的存在，因此，如果對所有的館藏都進行數(shù)字化，不僅會使其工作量和投資規(guī)模在整個數(shù)字檔案館建設(shè)中占很大比重，同時也會使得數(shù)字檔案館建設(shè)在很長時間內(nèi)都會局限在檔案數(shù)字化工作中，這樣數(shù)字化工作所產(chǎn)生的實際效益和其大筆投入就會形成鮮明對比。

事實上，檔案數(shù)字化的目的不外乎兩點：即保護和利用。無論出于何種目的，都只需要進行有限范圍的數(shù)字化工作。需要用數(shù)字化副本的方式加以特別保護的瀕危檔案只是少數(shù)，況且這種方式也無法從根本上解決這類檔案的長久保管問題，受數(shù)字載體物理壽命和技術(shù)壽命的限制，這些瀕危檔案的數(shù)字化副本可能比其原件更加脆弱；至于為建立數(shù)字檔案館、便于利用而進行數(shù)字化，則必須從實際利用率的角度對擬數(shù)字化檔案進行投入效益分析，畢竟在數(shù)字檔案的壽命期內(nèi)其網(wǎng)絡(luò)利用頻度足以抵償其不菲成本的也只是少數(shù)。由上可以看出，沒有必要對所有非數(shù)字館藏進行數(shù)字化。

筆者認為，數(shù)字化工作小組要根據(jù)館藏特色和利用統(tǒng)計等本館的實際情況來確定數(shù)字化的范圍，可以把選擇的角度確定在四個方面：一、對最能體現(xiàn)檔案館館藏特色的檔案進行數(shù)字化；二、對檔案館中最為珍貴的檔案進行數(shù)字化；三、對館藏檔案中咨詢和利用頻率最高的檔案進行數(shù)字化；四、對瀕危、經(jīng)過鑒定確認具有極其重要保存價值的檔案進行數(shù)字化。

確立數(shù)字化范圍的工作，絲毫不比數(shù)字化轉(zhuǎn)換存儲和保管維護工作輕松，有時可能需要對每份文件進行再次鑒定，同時，在此過程中，收集、整理、保管、鑒定和利用等環(huán)節(jié)中存在的一些問題也會暴露出來，這些問題的解決也是要在此階段完成的。這是一項基礎(chǔ)性工作，對隨后開展的工作而言，是質(zhì)量的保障，也是提高效率的基礎(chǔ)，是不容忽視的。

三、不能忽視檔案數(shù)字化時涉及的著作權(quán)保護問題

數(shù)字檔案館在資源采集、加工、利用和網(wǎng)絡(luò)傳播等過程中會涉及到一系列法律問題，比如公民的知情權(quán)、檔案所有者和產(chǎn)權(quán)人的知識產(chǎn)權(quán)以及隱私權(quán)等。其實，在進行檔案數(shù)字化工作時也會涉及到著作權(quán)問題，這點人們通常在數(shù)字檔案館的利用階段或是發(fā)生糾紛時才開始關(guān)注。筆者認為，在數(shù)字化工作開展之前，檔案著作權(quán)問題就應(yīng)當引起關(guān)注。

檔案數(shù)字化權(quán)是檔案著作權(quán)人專有的一項權(quán)利，在1999年12月國家版權(quán)局頒發(fā)的《關(guān)于制作數(shù)字化制品的著作權(quán)規(guī)定》中規(guī)定：“將已有的作品制成數(shù)字化制品，不論已有作品以何種形式表現(xiàn)和固定，都屬于復(fù)制行為”，而復(fù)制權(quán)是著作權(quán)人的專有權(quán)，由此可見數(shù)字化權(quán)的專有權(quán)地位已得到國家權(quán)威部門的確認，不容更改。在進行數(shù)字化工作之前，數(shù)字化工作小組需要按照相關(guān)法律規(guī)定，對待數(shù)字化檔案的著作權(quán)所有者進行界定，合法取得檔案數(shù)字化權(quán)。

首先，要區(qū)分待數(shù)字化的檔案是否受著作權(quán)法保護。

一方面，著作權(quán)法所稱作品，是指文學(xué)、藝術(shù)和科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)具有獨創(chuàng)性并能以某種形式復(fù)制的智力成果。根據(jù)著作權(quán)法的有關(guān)規(guī)定，在檔案館中有大量具有著作權(quán)意義的作品檔案，如立檔單位的年鑒、產(chǎn)品工藝設(shè)計、工程項目設(shè)計文件、個人生活中的聲像材料等等。這些都是受著作權(quán)法保護的客體，但也是社會感興趣、利用率較高的檔案。檔案館不能因為著作權(quán)問題而剝奪了人們的利用權(quán)利，這就造成了著作權(quán)和公民知情權(quán)的矛盾。另一方面，根據(jù)著作權(quán)法規(guī)定，法律法規(guī)等不享有著作權(quán)保護的、超過著作權(quán)保護期的、著作權(quán)保護地域范圍以外的檔案資源不需要考慮著作權(quán)問題。因而，區(qū)分待數(shù)字化的檔案是否受著作權(quán)法保護后，就可以集中力量解決那些受著作權(quán)保護的檔案所涉及到的問題。

其次，在進行數(shù)字化時要區(qū)分哪些行為是“合理使用”，哪些不屬于“合理使用”。

我國著作權(quán)法規(guī)定“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術(shù)館等為陳列或者保存版本的需要，復(fù)制本館收藏的作品”，屬于合理使用作品；這就說明如果數(shù)字化的目的是為了陳列或者保存檔案，則屬于合理使用。如果檔案館對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，不僅是為了保存版本的需要，而且是為了建立數(shù)字檔案館，便于網(wǎng)上利用，事實上就可能超出了合理使用的范圍，這就要按照著作權(quán)法的規(guī)定采取相應(yīng)的措施。

第三，在數(shù)字化的過程中，要區(qū)分是直接轉(zhuǎn)化行為還是二次加工的編研行為。

所謂直接轉(zhuǎn)化，就是通過掃描等技術(shù)手段將原始檔案信息數(shù)字化的行為。處理后的數(shù)字化檔案無論從視覺感知還是信息內(nèi)容都是與檔案原件保持高度一致的，數(shù)字化工作者并沒有進行創(chuàng)作性的智力勞動，所以這種數(shù)字化的行為，可認定為復(fù)制行為，因而可以按照有關(guān)復(fù)制行為的法律規(guī)定來保護相應(yīng)的著作權(quán)。

所謂二次加工，就是將檔案按照國家規(guī)定、社會需求、工作要求和一定的編排體例進行適當編輯加工的數(shù)字化工作。這時的數(shù)字化行為已經(jīng)不是復(fù)制的行為，屬于數(shù)字化手段下的檔案編研的范疇。在此過程中，要同時注意兩方面的著作權(quán)保護問題：一方面，對原始檔案進行利用、刪減、更改的過程，要按照《檔案法》和《檔案管理辦法》的規(guī)定進行，同時要依據(jù)著作權(quán)法的規(guī)定保護檔案作者的有關(guān)權(quán)利；另一方面檔案工作者的編撰活動也付出了自身的智力勞動，依據(jù)法律規(guī)定，對數(shù)字化后的檔案信息應(yīng)享有相應(yīng)權(quán)利，也要對照著作權(quán)法的規(guī)定予以確認。

數(shù)字化工作是建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)性工作，數(shù)字內(nèi)容對數(shù)字檔案館來說是至關(guān)重要的，可以說是日后檔案館良好運行的一個保障，因而各級檔案館在建立數(shù)字檔案館時，應(yīng)當將數(shù)字化工作作為數(shù)字檔案館總體規(guī)劃的一個重要組成部分，而在數(shù)字化之前應(yīng)該做好必要的準備工作。

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