淺談基層土地檔案管理工作

吳福東

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)0810171-01

結(jié)合近年來(lái)樅陽(yáng)縣基層國(guó)土資源所規(guī)范化建設(shè)檔案管理的實(shí)際,來(lái)談?wù)劚救藢?duì)基層土地檔案管理工作的以識(shí)。

一、基層土地檔案管理的重要性

基層國(guó)土資源所在承擔(dān)大量基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作的同時(shí),也積累了大量的第一手資料,它們的取得凝聚了廣大基層土地工作者辛勤勞動(dòng)的汗水,是土地管理工作的重要成果和財(cái)富。

1.土地檔案是確定土地權(quán)屬,采用法律、經(jīng)濟(jì)、行政等手段科學(xué)管理土地的基本依據(jù)。工作中形成的征地文書及土地調(diào)查、土地登記、違法占地處理材料等,為土地管理工作提供了依舊。

2.在現(xiàn)代社會(huì)中,經(jīng)常發(fā)生一些土地糾紛問(wèn)題,而解決土地糾紛最有效的辦法就是查閱原始檔案。實(shí)際工作中占地建設(shè),是否屬于違法占地,有無(wú)合法手續(xù),在當(dāng)事人不予配合的情況下,也要依靠查閱土地檔案來(lái)解決。因此,在建設(shè)用地管理活動(dòng)中形成的檔案,是維護(hù)群眾合法權(quán)益的真實(shí)實(shí)據(jù),是處理土地權(quán)屬糾紛和違法占地的法律憑證,對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定起積極的作用。

3.土地管理檔案是重要的技術(shù)資源,是研究如何管好、用好土地資源的基礎(chǔ)。它不僅用之于現(xiàn)在,還要服務(wù)于未來(lái)。因此,各級(jí)國(guó)土資源管理部門要正確認(rèn)識(shí)基層國(guó)土所土地檔案管理工作的作用,把這項(xiàng)工作切實(shí)擺到一個(gè)重要位置。

二、基層土地檔案管理工作的重點(diǎn)和要求

1.按照基層國(guó)土所“六個(gè)一”(有一個(gè)獨(dú)立的辦公場(chǎng)所,有一個(gè)規(guī)范服務(wù)窗口,有一個(gè)設(shè)施完善的閱覽室,有一個(gè)資料健全的檔案室,有一個(gè)設(shè)施達(dá)標(biāo)的職工餐廳,有一個(gè)潔凈舒適的施工宿舍)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。“有一個(gè)資料健全的檔案室”是“六個(gè)一”標(biāo)準(zhǔn)中的一個(gè),這就要求加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),做到落實(shí)責(zé)任、設(shè)施配套及配備專職館員。

2.確立土地檔案管理工作的重點(diǎn)和目標(biāo)。社會(huì)的發(fā)展要求檔案管理工作要從檔案實(shí)物管理轉(zhuǎn)到信息管理上來(lái),并且要運(yùn)用多種形式,通過(guò)多種渠道向社會(huì)各界提供土地檔案信息。為此,檔案管理工作應(yīng)該以土地檔案信息管理為重點(diǎn),不斷加強(qiáng)土地檔案資料管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),建立現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)和適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理模式,以實(shí)現(xiàn)土地檔案管理的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化。

3.檔案管理工作的發(fā)展,對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。新技術(shù)的應(yīng)用為檔案工作者提供了施展才能的廣闊空間,但同時(shí)也對(duì)檔案管理工作者的素質(zhì)提出更高的要求。除要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)外,還要求具有計(jì)算機(jī),外語(yǔ),管理學(xué)等知識(shí)。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。按照土地檔案管理目標(biāo)確定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)要求,扎扎實(shí)實(shí)地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。工作中要做到“四化”,即檔案的形成要規(guī)范化;檔案的管理要系統(tǒng)化;檔案的保護(hù)要科學(xué)化;檔案的管理要現(xiàn)代化。另一方便要積極探索電子檔案管理新辦法,把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍,并在檔案部門的監(jiān)督管理中。

三、檔案信息資源的開發(fā)利用

土地檔案是不同歷史時(shí)期土地檔案制度和措施的匯集,也是各項(xiàng)技術(shù)成果的真實(shí)記錄,具有重要的憑證作用和參考作用。

1.認(rèn)真編制形式多樣、實(shí)用性強(qiáng)的檔案檢索目錄,便于查找和利用。檔案管理人員可以通過(guò)檢索工具較為迅速、系統(tǒng)地提供和查找各類檔案。要積極開展多種匯編和參考資料德編研工作,增強(qiáng)檔案資料的利用價(jià)值和服務(wù)功能,為正確合理的處理土地問(wèn)題工作提供可靠的、科學(xué)的數(shù)據(jù)和依據(jù)。

2.充分利用土地檔案資料。改革開放以來(lái),我國(guó)實(shí)行了土地有償、有限期使用制度,在一定范圍內(nèi)允許民營(yíng)資本和外資進(jìn)入礦產(chǎn)勘查開發(fā)領(lǐng)域。在土地出讓、轉(zhuǎn)讓、出租、抵押以及土地契稅、耕地占用稅的收取等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,其土地、礦產(chǎn)資源等有償使用價(jià)格的制定,主要依據(jù)土地檔案隊(duì)所利用的土地質(zhì)量、數(shù)量、位置、類別、使用年限、地價(jià)總額等要素的翔實(shí)記錄。因此,依發(fā)合理地利用好土地檔案,充分發(fā)揮其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用,市提高檔案利用率的重要途徑。

3.積極為國(guó)土資源失業(yè)盒經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。通過(guò)檔案的開發(fā)利用,來(lái)增強(qiáng)檔案管理的活力,促進(jìn)國(guó)土資源事業(yè)的發(fā)展,擴(kuò)大土地檔案管理工作的社會(huì)影響,創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。為促進(jìn)基層國(guó)土資源所土地檔案的開發(fā)利用工作提供了制度保障。

四、提高土地檔案管理服務(wù)水平

(一)加快信息化建設(shè)。利用我國(guó)已開發(fā)的國(guó)土資源管理軟件,在已有的數(shù)字化籍圖盒地籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上,建立土地檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并與國(guó)土資源管理工作整合為一個(gè)行業(yè)性的辦公網(wǎng)絡(luò),從而達(dá)到檔案信息資源共享,提高國(guó)土資源檔案的利用率,更好地為當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。“十一五”期間,我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。“十一五”期間,我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè),國(guó)土資源檔案館數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題已引起人們的普遍關(guān)注,樅陽(yáng)縣國(guó)土資源局開始投資建設(shè)基層檔案室。筆者認(rèn)為,傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化之路是一個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的過(guò)程,對(duì)其各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入分析研究是十分必要的。

(二)編研檔案資料。一是要篩選主題。土地檔案的編研工作應(yīng)以室藏檔案為主要對(duì)象。如編制低籍管理大事記、地籍管理組織結(jié)構(gòu)變革、地籍管理基礎(chǔ)數(shù)字匯集和專題材料等;匯編地籍檔案文集及史料,如土地利用現(xiàn)狀調(diào)查成果匯編及地價(jià)評(píng)估成果匯編等檔案資料。二是要綜合分析,通過(guò)綜合分析,找出規(guī)律性的東西,為社會(huì)提供更全面、更準(zhǔn)確、更快捷的檔案信息,為各項(xiàng)工作提供方便。

(三)嚴(yán)格規(guī)范管理。土地管理部門要把基層土地檔案管理工作提到重要議事日程,納入土地管理目標(biāo)責(zé)任制和總體考評(píng)中。土地管理部門要成立土地檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任。土地檔案是在土地管理工作過(guò)程中形成的、專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)檔案,兼具文書檔案和技術(shù)檔案的特點(diǎn)。并具有法律特征。他包括地籍管理檔案,建設(shè)用地檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、土地定級(jí)估價(jià)檔案、國(guó)土執(zhí)法監(jiān)察檔案、土地統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等,必須進(jìn)行單獨(dú)分類。國(guó)土部分布的[1991]國(guó)土[辦]字第41號(hào)文件,國(guó)家土地管理局分布的“關(guān)于印發(fā)《縣級(jí)土地管理檔案分類方案(試行》。國(guó)土部分布的[1991]國(guó)土[辦]字第41號(hào))和《土地管理檔案案卷構(gòu)成的一般要求》”,對(duì)土地檔案分類和案卷構(gòu)成作了詳細(xì)介紹,為土地檔案分類工作提供了可靠依據(jù)。

(四)開拓服務(wù)領(lǐng)域。為了提高土地檔案利用效率,必須建立一套相對(duì)獨(dú)立的查詢、借閱制度和檢索方案。在工作過(guò)程中,要嚴(yán)格遵守查、借閱制度,認(rèn)真填寫查詢、借閱登記表。要大力開發(fā)檔案信息資源,積極開展開展社會(huì)化服務(wù)。通過(guò)編輯檔案信息和檔案數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)等途徑,積極開發(fā)檔案信息資源,為中心工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。要圍繞土地利用規(guī)劃的編制和實(shí)施、土地整理、土地收購(gòu)與儲(chǔ)備、土地招標(biāo)拍賣和國(guó)企改革中土地資產(chǎn)處置、土地登記發(fā)證等中心工作,積極開展檔案信息編輯工作。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。積極開展有償咨詢服務(wù),及時(shí)提供第一手的原始數(shù)據(jù)、滿足社會(huì)對(duì)土地檔案信息的需求。