關于學校檔案資料建設的問題與思考

溫小玲

中圖分類號：G275文獻標識碼：A文章編號：1673-0992（2009）04-069-01

一個偶然的機會，認識了一個在檔案局工作的朋友，知道了檔案資料建設的重要性。想想自己在教務處，各種資料也很多，迫切需要整理，因此專門查閱了一些資料，對檔案工作有了新的認識，因而引發了幾點思考。

一、學校檔案資料建設的現狀堪憂

1993年江西省教育委員會、江西省檔案局聯合制定的《江西省中、初等學校檔案管理暫行規定》明確指出：“學校檔案是國家檔案的一個重要組成部分，學校檔案工作是辦好學校的一項重要基礎工作，也是衡量學校管理水平的一個重要標志。”據筆者了解，檔案行政部門對檔案管理的指導監督范圍，還沒有到學校這一塊。作為學校的上級行政管理部門——教育局，由于社會的壓力等諸多方面的因素，除了著力追求教育教學質量外，加強了基礎實施的建設，包括校舍擴建更新、現代化設施設備的添置、圖書資料的收集保管，唯獨沒有把檔案管理工作納入學校建設的范疇，沒有把檔案管理工作列入學校評比的范圍。學校檔案資料管理依然是盲點。

1.思想認識的缺失

首先，檔案行政管理部門沒有引起足夠重視，或者說雖引起了重視，但迫于經濟的局限，而無暇顧及。導致在督促指導總體規劃、督促指導人員的安排方面成為空白。

2.機構隊伍的缺失

教育行政管理部門，機關內部已在同級檔案行政部門的督促指導下，成立了檔案工作組織，有分管領導、有具體負責檔案工作的部門和責任人，各科室還配備了兼職的檔案員，按規定計劃以及各種制度及時完成文件材料的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等檔案管理工作。但鑒于人力、財力、物力、精力等諸多因素，對于轄區各級學校的檔案資料工作，沒有列入本級行政管理的工作范疇，也沒有列入目標管理的范圍，更沒有成立相關的組織，因而要求不嚴、督促不力、培訓指導不多。

3.管理能力的缺失

由于教育行政部門思想上認識不到位、機構隊伍沒有建立，因而對學校的檔案管理人員的指導、培訓也較少。即使學校對檔案管理工作有了一定的認識，有了加強檔案工作的打算，但也迫于業務人員的缺失、業務知識的缺乏，無法開展該項工作。

4.后勤保障的缺失

學校經費緊張，這是眾所周知的。雖說檔案管理的經費投入不大，但由于種種原因，根本就沒有考慮檔案管理方面的設施設備安排，沒有些許經費開支。學校有圖書資料室，沒有檔案室；有圖書資料櫥柜，沒有檔案裝具。學校里根本就沒有檔案管理這一概念。

二、弘揚傳統必需

1.提高聲望的必需

聲望不高的學校，無論是中學還是小學，自然就會變成師資力量薄弱、生源貧乏。于是第況愈下，教學質量低下，好的老師不愿進來，學生紛紛轉往他校，好的傳統丟失，惡性循環，一蹶不振。

2.檔案意識要加強

“各級教育行政部門必須予以高度重視，把檔案納入議事日程，落實有關工作，解決具體困難；各級檔案行政管理部門要對學校檔案工作進行監督和指導”（贛教發[1993]第005號）。作為主管部門，首先要樹立檔案資源建設是為教育教學和各項管理工作服務的意識，不斷更新觀念，總結、探索檔案資源建設的規律和經驗，摸索、總結檔案利用的規律和頻率，不斷開發、整合檔案信息工作的積極性；再次，加強督促和檢查、培訓和指導，使檔案管理工作成為主管部門主管工作的一部分，成為學校辦學的常規工作，以追求檔案資源利用的最大效益，最大限度的滿足教育教學和各項工作的需要。

教育主管部門不但要完善機關檔案工作機構和隊伍，更要組織和完善領導本區域內檔案工作的機構和隊伍，完善全系統的檔案管理體系，以加強學校檔案工作的督促、檢查、培訓、指導，要給足學校檔案管理所需的人員編制，加強人員隊伍的建設和培養，建立一支高素質、精業務、愛崗敬業的、相對穩定、具有戰斗力的隊伍。學校更應成立檔案管理工作機構，有分管領導、具體負責的部門和責任人，各部門有兼職檔案員；建立健全各項檔案管理制度，嚴格按“章”辦事，管理檔案，開發檔案資源。

3.后勤保障要加強

“兵馬未到，糧草先行”，“巧婦難為無米之炊”。檔案管理工作投入不大，但離不開后勤保障。教育主管部門要作好學校保管場所的規劃和指導，確保學校檔案有保管場地；要考慮學校檔案經費的支出，確保學校檔案管理工作中，完善設施、更換設備、添置用品等所需的經費支出。學校更要從發展事業出發，安排好檔案保管場地，舍得投入，完善必要的設施，搞好庫房建設，確保檔案存放安全，購置必要的設備，確保整理檔案有用具用品，檔案有存放的櫥架、裝具。

三、大力開發和利用檔案資源

學校要在重視檔案工作的前提下，大力開發和利用檔案資源，并以利用為目的，以服務各項工作為宗旨，豐富室藏。一是盡快盡早的成立檔案工作機構，組織一支檔案工作隊伍。二是確保物質經費保障，盡快盡早開展工作，組織力量把以往沒有收集的資料收集起來，整理分類、立卷歸檔、妥善保管。三是盡快盡早建立制度、作好規劃計劃，使檔案工作成為學校工作中不可缺少的一部分。四是檔案工作人員做好檔案資料的收集和日常積累，不斷增加檔案門類，如文書檔案、教育教學檔案、學籍檔案、會計檔案、設備檔案、教研檔案、基建檔案；不斷收集不同載體的檔案，如紙質檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等。五是按規范化標準管理檔案，編制各種檢索工具，方便利用和服務，積極開展編研工作，發揮檔案的最佳效能。六是不斷完善管理，更新設施，逐步采用現代化手段、達到現代化檔案管理水平。