工程項目管理中的溝通與協調

摘要：在項目管理中，溝通與協調是進行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯系，它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通與協調可使矛盾著的各個方面居于統一體中，使系統結構均衡。簡單的說，工程項目管理中的溝通與協調的目的就是創造一個良好的施工環境，排除各方面的干擾，使項目能夠順利實施和運行。

關鍵詞：項目管理；溝通；協調

現代項目中參加單位非常多，形成了復雜的項目組織，各單位有不同的任務、目標和利益，他們都企圖指導、干預項目實施過程。項目中組織利益的沖突比企業中各部門的利益更為激烈和不可調和，而項目管理者必須使各方面協調一致、齊心協力地工作，這就顯示出項目管理中溝通與協調的重要性。

溝通是組織協調的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協調的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度 。工程項目管理中應該著重做好以下各項溝通與協調工作：

1 內部人際關系的協調，項目經理所領導的項目經理部是項目組織的領導核心。通常，項目經理不直接控制資源和具體工作，而是由項目經理部中的職能人員具體實施控制，這就使得項目經理和職能人員之間以及各職能人員之間存在關系協調。

1.1 項目經理的協調工作包括：

項目經理與技術專家的溝通；技術專家往往對基層的具體施工了解較少，只注重技術方案的優化，注重數字，對技術的可行性過于樂觀，而不注重社會和身心方面的影響。項目經理應積極引導，發揮技術人員的作用，同時注重全局、綜合方案實施的可行性。

建立完善、實用的項目管理系統。明確各自的工作職責，設計比較完備的管理工作流程，明確規定項目中正式溝通方式、渠道和時間，使大家按程序、按規則辦事。

建立項目激勵機制。由于項目的特點，項目經理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如:采用民主的工作作風，不獨斷專行；改進工作關系，關心各個成員，禮貌待人；公開、公平、公正地處理事物；在向公司和職能部門提交報告中，應包括對項目組織成員的評價和鑒定意見，項目結束時應對成績顯著的成員進行表彰等。

形成比較穩定的項目管理隊伍。以項目作為經營對象的企業，應形成比較穩定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目小組卻相對穩定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減少組合摩擦。

建立公平、公正的考評工作業績的方法、標準，并定期客觀、慎重地對成員進行業績考評，在其中排除偶然、不可控制和不可預見等因素。

1.2 項目經理部與企業管理層關系的協調；項目經理部與企業管理層關系的協調依靠嚴格執行“項目管理目標責任書”。項目經理部受企業有關職能部、室的指導，二者既是上下級行政關系，又是服務與服從、監督與執行的關系，即企業層次生產要素的調控體系要服務于項目層次生產要素的優化配置，同時項目生產要素的動態管理要服從于企業主管部門的宏觀調控。企業要對項目管理全過程進行必要的監督調控，項目經理部要按照與企業簽訂的責任狀，盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。

1.3 項目經理部與發包人之間的協調；發包人代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，要取得項目的成功，必須獲得發包人的支持。項目經理首先要理解總目標和發包人的意圖，反復閱讀合同或項目任務文件。對于未能參加項目決策過程的項目經理，必須了解項目構思的基礎、起因、出發點，了解目標設計和決策背景，否則可能對目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解，會給工作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發包人的預期要求不同，發包人將會干預，將要改變這種狀態。所以，項目經理必須花很大力氣來研究發包人的意圖，研究項目目標。讓發包人一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個結果(竣工的工程)。盡管有預定的目標，但項目實施必須執行發包人的指令，使發包人滿意。發包人通常是其他專業或領域的人，可能對項目懂得很少，解決這個問題比較好的辦法是：使發包人理解項目和項目實施的過程，減少非程序干預；項目經理作出決策時要考慮到發包人的期望，經常了解發包人所面臨的壓力，以及發包人對項目關注的焦點；尊重發包人，隨時向發包人報告情況；加強計劃性和預見性，讓發包人了解承包商和非程序干預的后果。

項目經理有時會遇到發包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導項目的情況，這是非常棘手的。項目經理應很好地了解傾聽這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說明，但不應當讓他們直接指導實施和指揮相關組織成員。否則，會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。

項目經理部協調與發包人之間關系的有效方法是執行合同。

1.4 項目經理部與監理機構關系的協調；項目經理部應及時向監理機構提供有關生產計劃、統計資料、工程事故報告等，應按《建設工程監理規范》的規定和施工合同的要求，接受監理單位的監督和管理，搞好協作配合。項目經理部應充分了解監理工作的性質、原則，尊重監理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積極主動地工作。在合作過程中，項目經理部應注意現場簽證工作，遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時得到監理人員的認可，并形成書面材料，盡量減少與監理人員的摩擦。項目經理部應嚴格地組織施工，避免在施工中出現敏感問題。與監理人員意見不一致時，雙方應以進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進行協商，項目經理部應尊重監理人員或監理機構的最后決定。

1.5 項目經理部與設計單位關系的協調；項目經理部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環節與設計單位密切配合，同時應接受發包人和監理工程師對雙方的協調。項目經理部應注重與設計單位的溝通，對設計中存在的問題應主動與設計單位磋商，積極支持設計單位的工作，同時也爭取設計單位的支持。項目經理部在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流，準確把握設計，對設計與施工不吻合或設計中的隱含問題應及時予以澄清和落實；對于一些爭議性問題，應巧妙地利用發包人與監理工程師的職能，避免正面沖突。

1.6 項目經理部與材料供應人關系的協調；項目經理部與材料供應人應該依據供應合同，充分利用價格招標、競爭機制和供求機制搞好協作配合。項目經理部應在項目管理實施規劃的指導下，認真做好材料需求計劃，并認真調查市場，在確保材料質量和供應的前提下選擇供應人。為保證雙方的順利合作，項目經理部應與材料供應人簽訂供應合同，并力爭使供應合同具體、明確。為了減少資源采購風險，提高資源利用效率，供應合同應就數量、規格、質量、時間和配套服務等事項進行明確。項目經理部應有效利用價格機制和競爭機制與材料供應人建立可靠的供求關系，確保材料質量和使用服務。

1.7 項目經理部與分包人關系的協調；項目經理部與分包人關系的協調應按分包合同執行，正確處理技術關系、經濟關系，正確處理項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、生產要素管理和現場管理中的協調關系。項目經理部還應對分包單位的工作進行監督和支持。項目經理部應加強與分包人的溝通，及時了解分包人的情況，發現問題及時處理，并以平等的合同雙方的關系支持承包人的活動，同時加強監管力度，避免問題的復雜化和擴大化。

1.8 項目經理部與其他單位關系的協調；項目經理部與其他公用部門有關單位的協調應通過加強計劃性和通過發包人或監理單位與市相關職能部門進行協調。具體內容包括:要求作業隊伍到建設行政主管部門辦理分包隊伍施工許可證；到勞動管理部門辦理勞務人員就業證；辦理企業安全資格認可證、安全施工許可證、項目經理安全生產資格證等手續；辦理施工現場消防安全資格認可證；到交通管理部門辦理通行證；到當地戶籍部門辦理勞務人員暫住手續；到當地城市管理部門辦理街道臨建審批手續；到當地政府質量監督管理部門辦理建設工程質量監督通知單等手續；到市容監察部門審批運輸不遺灑、污水不外流、垃圾清運、場容與場貌等的保證措施方案和通行路線圖；配合環保部門做好施工現場的噪音檢測工作；因建設需要砍伐樹木時必須提出申請，報市園林主管部門審批；大型項目施工或者在文物較密集地域進行施工，項目經理部應事先與市文物部門聯系，在施工范圍有可能理藏文物的地方進行文物調查或者勘察工作，若發現文物，應共同商定處理辦法；持建設項目批準文件、地形圖、建筑總平面圖、用電量資料等到城市供電管理部門辦理施工用電報裝手續；自來水供水方案經城市規劃管理部門審查通過后，應在自來水管理部門辦理報裝手續，并委托其進行相關的施工圖設計，同時應準備建設用地許可證、地形圖、總平面圖、基礎平面圖、施工許可證、供水方案批準文件等資料。

2 項目經理部與遠外層關系的協調應在嚴格守法、遵守公共道德的前提下，充分利用中介組織和社會管理機構的力量。遠外層關系的協調主要應以公共原則為主，在確保自己工作合法性的基礎上，公平、公正地處理工作關系，提高工作效率。項目經理部與遠外層關系的協調是最不起眼，也是最困難的一個方面，許多項目實施是都少不了人為因素的干擾，而人的思想是一個變數，很難準確把握。這就需要項目經理有良好的洞察力和相當高的溝通協調能力。例如：在市政道路建設過程中，由于拆遷不到位、拆遷補償款未及時付清、夜間施工噪音、施工過程中的粉塵污染以及給當地居民造成的出行不便等原因。難免會與地方居民發生利益沖突，有時會遇到一些村民、村干部素質低進行無理取鬧，人為干擾、阻擾正常施工的局面。這時，項目經理就需要具有良好的洞察力，能夠及時洞察對方的意圖，采取合理的措施進行規避和防范。這種情況下，項目經理部不僅要及時與發包人和地方政府取得聯系尋求支持，還要與當地執法部門和村干部進行良好的溝通與協調，有他們配合處理干擾往往能起到事半功倍的效果。

綜上所述，完成一個成功的項目，除了能承擔基本職責外，項目經理還應具備一系列技能。他們應該懂得如何激勵員工的士氣，如何取得客戶的信任；同時他們還應具有堅強的領導能力、培養員工的能力、良好的溝通能力和人際交往能力，以及處理和解決問題的能力。工程項目管理中協調工作涉及面廣且又瑣碎，突出了各專業協調對項目順利實施的重要性，項目經理要加強這方面的管理，同時做好每一部分工作，才有可能把問題隱患消滅在萌芽狀態，保證圓滿完成工程項目目標。

作者簡介：張志輝（1973年3月16日-）男畢業院校：河南廣播電視大學土木工程專業 研究方向：市政公用事業。