人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施中的問題及對策

張　勇

《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》指出：“ 標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段, 是科學(xué)管理的重要組成部分, 在社會主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化, 是國家的一項重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。”隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,競爭日益激烈, 人員流動加快, 我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度、規(guī)定在許多方面已不能適應(yīng)市場對人才的需求, 人事檔案管理工作面臨著許多新挑戰(zhàn)。在此條件下, 要搞好人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不僅要利用現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定、制度, 還應(yīng)利用現(xiàn)有的檔案法律、法規(guī)來補(bǔ)充完善人事檔案制度。

一、人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案的本質(zhì)是一種信息, 是人類記憶工程的組成部分。人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè), 涉及到人事檔案管理的方方面面。人事檔案工作者要有高度的責(zé)任心, 既學(xué)習(xí)人事檔案的各項規(guī)定, 又學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī), 只有這樣才能把人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作做好, 才能使人事檔案工作質(zhì)量達(dá)到一個新高度。

人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要有兩方面的內(nèi)容：一、管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè), 是指干部檔案材料收集、整理、鑒別、統(tǒng)計、提供利用等業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn), 以及檔案室管理等標(biāo)準(zhǔn)的建立與實施。它包括管理權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)化、收集鑒別標(biāo)準(zhǔn)化、整理標(biāo)準(zhǔn)化、利用標(biāo)準(zhǔn)化等。二、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化, 是指人事檔案管理部門應(yīng)用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn), 如計算機(jī)管理人事信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、保護(hù)技術(shù)裝備和檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)化。它主要包括：數(shù)字建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、裝具標(biāo)準(zhǔn)化、保管保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化。用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案的管理保護(hù), 是延長檔案壽命、保證檔案完整與安全的有效手段。

二、檔案標(biāo)準(zhǔn)化中存在的問題

（一）對人事檔案的重視程度不夠。人事檔案工作既是國家檔案工作的重要組成部分, 也是黨和國家人事工作的重要組成部分, 它在貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策、選賢舉能、知人善任、進(jìn)行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。它與每個人都息息相關(guān), 密切聯(lián)系, 通過人事檔案, 可見其一生的成長與發(fā)展軌跡, 是伴隨我們一生的第二生命。

（二）人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全, 執(zhí)行不嚴(yán)格，收集的內(nèi)容不具體、不全面,歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面不準(zhǔn)確。主要表現(xiàn)在當(dāng)前的人事檔案材料在全面準(zhǔn)確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。

（三）人事檔案利用工作水平較低, 未發(fā)揮應(yīng)有的作用。即使利用, 其范圍也有限, 緊緊局限于在政審、調(diào)升工資、職務(wù)變動等工作中用來了解人員的基本情況, 而知人善用的作用并未發(fā)揮出來, 人事檔案的利用方式單、利用率低下, 缺乏主動服務(wù)。而我們知道, 人是事業(yè)成敗的決定因素, 而選好用好人才又離不開人事檔案。

（四）人事檔案材料虛假現(xiàn)象嚴(yán)重, 鑒別工作有待加強(qiáng)。近年來,檔案中項目涂改、假功績、假學(xué)歷、假批注等虛假材料日益增多。這些虛假材料的出現(xiàn), 危害性極大, 在社會上有著較大的負(fù)面影響, 嚴(yán)重?fù)p毀了人事檔案的嚴(yán)肅性, 妨礙了選賢舉能、知人善任的實施。

（五）人事檔案管理手段落后, 管理水平較低。目前不少的檔案管理部門基本上處于手工操作階段，缺乏基本的管理設(shè)備與手段。

三、加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的建議

（一）加強(qiáng)宣傳力度, 增強(qiáng)檔案意識, 提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識。人事檔案是一個單位集中保存起來的、 在社會活動中形成的對了解個人情況具有一定憑據(jù)作用的文件材料, 但個人在現(xiàn)實生活的社會分工是不斷變化的, 如可能提干, 學(xué)生畢業(yè)后可能成為干部。而且人事檔案的種類在一定條件下會發(fā)生變化。為此, 我們應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)化管理, 更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（二）做好對人事檔案材料的收集、鑒別、整理工作。檔案材料的收集工作是檔案工作的起點, 檔案工作其他環(huán)節(jié), 都是在收集工作的基礎(chǔ)上展開的。為此,檔案管理部門在收集人事檔案材料過程中, 要做到全面、及時。檔案管理工作人員要做到認(rèn)真負(fù)責(zé), 并將收集的檔案材料, 按照有關(guān)規(guī)定, 認(rèn)真分析、鑒別、整理, 剔除重復(fù)無用和不屬于檔案內(nèi)容的材料, 留下合乎規(guī)格要求的材料, 方便管理和使用。

（三）改變?nèi)耸聶n案的管理體制。人事部門要加強(qiáng)人事檔案的管理工作, 按照檔案完整、真實、精練、實用的要求, 將人事檔案納入現(xiàn)代化的管理軌道, 更好地為經(jīng)濟(jì)工作服務(wù), 為人事決策服務(wù), 為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的特殊要求服務(wù)。同時要嚴(yán)格制度規(guī)范管理, 按照“ 集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則, 建立健全各項規(guī)章制度, 確實加強(qiáng)人事檔案管理。它包括以下幾個方面：嚴(yán)格歸檔制度、嚴(yán)格保管保護(hù)制度、嚴(yán)格查閱借用制度、嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)、提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)、加大對人事檔案管理的投資力度。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱曉莉.人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施中的問題及對策[A]. 齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會2008年學(xué)術(shù)年會會刊[C], 2008.

[2]韓超英. 人事檔案存在的問題及建議[J].才智,2006(8).

(作者簡介：張勇（1966—）男，山東人，云南省昆明西郊普吉昆明冶金高等專科學(xué)校材料與機(jī)械學(xué)院，研究方向：人事勞資及人事檔案管理。)