關于高校教學管理協作現代化的實踐與思考

李　琳

【摘 要】教學管理是高等院校管理體系中的一個重要環節，也是高校教學管理部門的核心職能，它具有獨特的復雜性、繁瑣性和重復性。隨著近幾年互聯網技術在教育行業的應用，目前國內許多院校都具備了一個很好的網絡環境，但多數人員還是在利用免費郵箱或IM完成文檔資料的傳遞或資料的匯總，這樣由于版本不一、操作繁瑣等原因，文稿最終還是通過打印再送達來進行信息的傳遞，對現有網絡和信息資源的共享利用不夠，仍然難以擺脫對打印和紙張的依賴，形成設備的獨占和資源的浪費。本文通過對國內一些高校的走訪和對現實問題的深入研究，提出了關于高校教學管理協作現代化實踐的建議。

【關鍵詞】高校 教學管理協作 現代化

一、教學管理協作現階段存在的弊端

現在教學管理的協作主要依靠電話口頭傳達以及多人公用Email等方法來解決，這些方法都具有很大的弊端。

1.電話傳達由于沒有記錄，導致教師經常忘記或記錯通知，且無法準確得知哪些教師已經看到通知，尤其在進行監考安排等工作時加重了教學管理人員的工作負擔。

2.多人公用Email對有些不需要公開的內部教學管理文件無法進行限制，所有人都可以看到，同時由于使用人數太多經常使得郵箱內郵件混亂，無法清晰看到最新的通知與安排，也沒有解決記錄有誰已經看到通知的問題。

3.通過紙質文件傳達由于許多路程較遠的教師來說，經常需要往返學校，路途所需時間太長，時間成本過高。

上述幾種協作方式的主要弱勢見下表：

以上這些教學管理中的問題極大制約了高校教學管理工作的有效開展，是實際工作中亟待解決的問題。目前，我國各高校都在努力探索現代化的教學管理協作方式，強調突出以人為本這一管理主題，但多數高校的實施仍未能取得全面性、突破性的進展。在此形勢下，教學管理人員應深層次研究、探索、創新現代化的教學管理協作方法，以適應高等教育改革這種新形勢的需要。

二、設計開發協作系統

通過對現有教學管理協作的了解與分析，結合實際工作需求，本人設計并開發了此協作系統，協作系統具有以下四個特征：（1）教學協作手段網絡化；（2）教學協作環境數字化；（3）教學協作管理電腦化；（4）教學協作資料電子化。

本系統從教學管理協作工作的業務需求進行分析，確定了系統的功能結構要求，系統主要分為五大功能模塊。

模塊一：“短信息”，教師與教學管理人員工作通過短信息進行即時溝通。

模塊二：“公告通知管理”，教學管理人員可以發布公共通知，并將通知發布給每個教師或其它管理人員，在發布通知時可以添加附件，管理人員可以清楚的知道每個接收人員是否查看過此通知，若接收人員長時間沒有查看，管理人員可以通過其它手段進行通知。

模塊三：“內部郵件”，教學管理人員可以分發教學質量管理文件、常用表格等，教師上交教學檢查材料、教學信息反饋報表也可通過“內部郵件”功能完成。

模塊四：“檔案管理”，此模塊通過“文件柜”菜單將傳統紙質檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變，利用計算機技術和網絡技術存儲、檢索教師教學質量檔案信息。

模塊五：“討論區”，每位教師都可以通過討論區發表自己對于教學及教學管理方面的建議，教學管理人員可以參與其中，可以參考有價值的信息對日常工作進行良性改進，使其更加人性化、規范化。

本系統的主要優勢在于：

1．真正的隨時隨地使用。Web Service方式的系統最突出的優點就是支持異地使用，只要能上網的計算機，就能夠像在單位內部的工作站一樣，方便地處理辦公事務，同時“防火墻”技術又能很好地保證信息和數據的安全。

2．成本低廉。除了搭建網絡環境等與其他辦公系統相同的開銷外，不需要再購買任何軟件運行的應用平臺，也就不需要支出那些由于運行應用軟件平臺而帶來的額外的系統資源開銷。與其他辦公系統相比，這種方式成本最為低廉。

3．操作簡單快捷。與其他系統各自不同風格的戶界面相比，Web Service方式的系統采用統一的、為人們熟知的瀏覽器界面，因此無須特殊的操作即可啟動應用系統。習慣使用瀏覽器的用戶，甚至不經培訓即可無障礙操作。

4．維護方便。由于Web Service方式的系統所有功能性的應用程序都在Web服務器上，用戶端沒有任何與操作功能相關的程序，因此用戶內容發生變化需要修改或軟件故障需要維護時，只需修改和維護Web服務器上的軟件即可，與其他在單位各個部門，甚至遠在國外的用戶端計算機沒有任何關系，甚至這種系統軟件的維護工作可以不到現場，通過Internet就能實現真正的遠程維護，系統的維護成本可大大降低。

此協作系統可以讓教師在系統中進行文檔資料的傳遞和查閱，教學管理人員可將監考安排、日程表等信息輸入數據庫進行電子檔案管理，有關人員可應用互聯網進行教學信息的交流，實現無紙辦公，減少紙張的使用、異地的信函傳遞和長途電話費用，提高教學管理的協作效率，從而使辦學質量以及經濟效益都得到提高。系統還可進行二次開發，通過融入其它信息化系統的入口及SSO系統的接入，從而達到無縫切換各類系統的目的。

通過本系統，在教學管理方面建立了信息化的教學管理協作體系，提高教學管理工作效率，使教學管理人員專注于教學管理本身，而不是管理手段；實現了教學管理協作的整體信息化、電子化，針對目前多部門多系統的問題，提出了掛接的解決方法，可以有效強化教學管理中流程的整體性。通過將本系統從教學管理協作延伸到教學管理全過程，會對教學管理協作現代化作出有益的嘗試，利用現代信息化技術將教學管理提升到一個新的層面。