企業(yè)檔案電子化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

李 莉

摘要:現(xiàn)代電子技術(shù)迅猛發(fā)展,辦公自動(dòng)化日益普及,計(jì)算機(jī)等一系列高科技技術(shù)裝備在檔案管理領(lǐng)域得到了日益廣泛的應(yīng)用。這就要求我們要適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展,改革傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法,把檔案管理工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái),形成一套以計(jì)算機(jī)管理為基礎(chǔ)的現(xiàn)代檔案管理模式。

關(guān)鍵詞:文書(shū)檔案;科技檔案;計(jì)算機(jī)技術(shù);電子檔案;數(shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類號(hào):F270.7文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)17-0179-02

序言

傳統(tǒng)的歸檔立卷方法不但操作繁瑣、復(fù)雜,主觀隨意性大,而且案卷質(zhì)量難以把握,無(wú)形中加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),使文書(shū)立卷制度在許多單位成為空談,也影響了檔案的利用。隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理的迅速發(fā)展,對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。那就是推進(jìn)企業(yè)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化進(jìn)程,最終將企業(yè)檔案全部電子化。筆者結(jié)合企業(yè)檔案電子化的管理現(xiàn)狀,就存在的一些問(wèn)題及對(duì)策,提出個(gè)人的看法,并做簡(jiǎn)要分析。

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在問(wèn)題

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)自20世紀(jì)90年代初就開(kāi)始抓檔案管理電子化、現(xiàn)代化、信息化工作,經(jīng)過(guò)廣大檔案工作者的努力,雖然取得了初步成效,但是現(xiàn)狀并不容樂(lè)觀。

(一)企業(yè)檔案管理電子化存在的主要問(wèn)題

1.大多企業(yè)單位雖然使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和日常會(huì)議通知等事務(wù)性工作,但真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的在整個(gè)檔案管理部門(mén)所占比例很少。

2.即使使用計(jì)算機(jī)管理檔案的,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化有其名無(wú)其實(shí)。

3.部分檔案管理人員對(duì)檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識(shí),認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)機(jī)印、掃描機(jī)、刻錄盤(pán)等,就是實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檔案管理,就是檔案電子化。

4.一些管理檔案的檔案人員,年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí),操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理要求,使檔案管理與軟件程序和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能良好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化的進(jìn)程。

5.部分檔案管理人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各生產(chǎn)裝置、設(shè)備名稱以及整個(gè)工藝流程缺乏系統(tǒng)、完整的了解,對(duì)新設(shè)備、新工藝的隨機(jī)裝箱資料僅限于收集說(shuō)明書(shū)等粗淺的基礎(chǔ)工作,沒(méi)有將其隨機(jī)資料掃描錄入計(jì)算機(jī),建立電子文檔。

(二)出現(xiàn)以上問(wèn)題的原因

出現(xiàn)以上問(wèn)題的原因是多方面的,筆者認(rèn)為主要有以下幾個(gè)方面的原因:

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對(duì)檔案管理電子化的發(fā)展趨勢(shì)沒(méi)有迫切的認(rèn)識(shí)。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過(guò)得去,所以,企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進(jìn)檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門(mén),而檔案管理部門(mén)基本上是兩手空空,無(wú)法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門(mén)的電子檔案歸集到檔案部門(mén),也無(wú)法儲(chǔ)存、保管,難以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

3.國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案電子化缺乏有效的政策和指導(dǎo)。比如,企業(yè)在實(shí)施檔案電子化過(guò)程中的投入允許進(jìn)入生產(chǎn)成本政策;國(guó)家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用,鼓勵(lì)企業(yè)檔案電子化利用;開(kāi)發(fā)適合企業(yè)檔案電子化管理軟件,等等。

二、企業(yè)檔案電子化管理的用途

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)現(xiàn)代化的電子、數(shù)碼設(shè)備輸入、掃描、照像轉(zhuǎn)換成電子檔案,是對(duì)企業(yè)檔案管理的一次革命,是歷史發(fā)展的一大進(jìn)步,代表了企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì),將為企業(yè)的生存和發(fā)展提供重要的支持和幫助。

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境有嚴(yán)格的溫度、濕度要求,并且需要防腐蝕、防蟲(chóng)害、防鼠咬,日積月累,需要占用很大的空間和固定建筑,而檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,簡(jiǎn)單小巧的磁盤(pán)或其記憶材料就可容納檔案庫(kù)的全部?jī)?nèi)容,不但占用很小的設(shè)施,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長(zhǎng)久存檔。

2.有利于企業(yè)對(duì)檔案的利用和技術(shù)開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,可以與企業(yè)的OA、ERP系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),對(duì)需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實(shí)行分級(jí)授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就免去了管理、技術(shù)人員到檔案庫(kù)房查閱、摘抄、復(fù)制等繁鎖的工作,大大便利管理和技術(shù)開(kāi)發(fā)工作。比如,技術(shù)人員要想進(jìn)行技術(shù)改造或革新,只需在網(wǎng)上下載企業(yè)的工藝包,并在上面設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)新的技術(shù)方案,就可以完成技術(shù)改造設(shè)計(jì)方案了,為技術(shù)人員帶來(lái)了極大便利。

3.便于企業(yè)之間的技術(shù)交流。過(guò)去,企業(yè)之間的技術(shù)交流、企業(yè)之間技術(shù)談判,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實(shí)現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的技術(shù)資料,用什么資料,就從電腦里調(diào)取什么資料。

三、促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理對(duì)策

第一,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員要重視電子化管理。把檔案電子化作為百年大計(jì)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中,由于金融、保險(xiǎn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電子化管理,在震后,客戶檔案仍能在聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)中查到,從而避免了混亂和損失。反之,如果沒(méi)有電子化的客戶檔案,那將是一件極為麻煩的事情。同樣,企業(yè)檔案也存在著面臨火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害的危險(xiǎn),同樣需要保證文書(shū)檔案技術(shù)檔案的安全,所以,企業(yè)應(yīng)當(dāng)把實(shí)現(xiàn)電子化提升到有利于檔案安全、有利于企業(yè)發(fā)展的高度來(lái)推進(jìn)檔案電子化的進(jìn)程,不能再用傳統(tǒng)的方法管理企業(yè)的檔案。

第二,配備知識(shí)化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過(guò)去那種年大體弱的員工配到檔案管理崗位上的做法,要充實(shí)一些既懂檔案管理,又具備電子知識(shí)、數(shù)碼知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的年輕人員。有了現(xiàn)代化的、知識(shí)化的員工,才能有效推進(jìn)檔案電子化的開(kāi)展。

第三,配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),整合內(nèi)部OA和ERP系統(tǒng)資源,為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案,創(chuàng)造有利的硬件條件。

第四,建立檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫(kù)。首先,要按照國(guó)家檔案管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,選擇或開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理軟件,統(tǒng)一檔案電子化的格式。其次,集中人員突擊做好歷史積累下來(lái)的紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換工作,把龐大的紙質(zhì)檔案通過(guò)電子輸入、掃描、照相等手段,全部轉(zhuǎn)換成電子檔案,存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。最后,建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全模式,畢竟企業(yè)檔案是有很多保密的檔案,不能隨便從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用查看。除了對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置安全防護(hù)墻外,對(duì)于能夠進(jìn)入的人員也要合理授權(quán),凡是保密的電子檔案只允許授權(quán)人員查看調(diào)利,以滿足檔案的保密需要。

第五,建立檔案電子化管理規(guī)章制度,促進(jìn)電子檔案的日常化。要對(duì)企業(yè)每個(gè)管理部門(mén)按其職責(zé)和國(guó)家檔案歸集的要求,明確其電子檔案的歸集的目錄和上傳到企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容、周期和格式,作為一項(xiàng)日常定期檢查考核,對(duì)于一些沒(méi)有將文書(shū)電子文檔和一些技術(shù)電子檔案按時(shí)上傳數(shù)據(jù)庫(kù)的單位和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,以維護(hù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整和邊續(xù)運(yùn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之,我們應(yīng)以文書(shū)立卷改革為契機(jī),盡快搞好檔案管理現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙化辦公。檔案管理現(xiàn)代化是個(gè)系統(tǒng)工程,涉及面廣,耗資大,不可能一蹴而就。實(shí)施中要統(tǒng)籌規(guī)劃,先易后難,逐步完成。并要經(jīng)常總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),邊建設(shè)邊發(fā)揮作用,形成完善的管理辦法,提高檔案管理水平,增強(qiáng)檔案信息服務(wù)功能,為企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)信息化做貢獻(xiàn)。