加強高校實驗中心檔案建設和管理的思考

陳　凱　吳水娟

摘要：高校實驗中心的檔案管理工作的標準化、規范化建設，是全面提高實驗教學管理水平的重要保證，是其在高校教學和科研中更好地發揮作用的重要條件。目前，高校實驗中心的檔案建設與教學科研的要求存在著許多不適應的地方，需要在“提高認識，加強領導；健全制度，明確職責；完善機制，規范管理；重視培訓，提高素質；開發技術，提升質量”五個方面加以改善。

關鍵詞：高校；實驗中心；檔案管理；規范；措施

中圖分類號：G271.3 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）08—0056—02

高校實驗教學中心是開展素質教育和創新教育，培養具有實踐能力、創新能力和創業精神的高素質人才的重要基地，是實現資源共享、提高辦學效益的重要途徑，也是增強高校辦學實力和社會競爭力的重要標志。[1]為進一步提升高等教育質量和科研水平，促進高素質人才培養，各高校都十分重視實驗教學中心建設工作，而實驗中心檔案管理工作是實驗室管理和建設標準化、規范化的重要標志，是做好實驗室工作、全面提高實驗教學管理水

平的重要保證，是高校教育管理的重要組成部分，是高校建設與發展中不可缺少的一項基礎性、長期性的工作。

一、加強高校實驗中心檔案建設和管理的重要性

實驗室檔案是實驗教學管理中不可缺少的一部分，是實驗室建設和發展的真實記載，是實驗教學、科學研究及管理經驗的結晶，直接反映高校的教學質量、科研及管理水平。[2]

1.實驗中心檔案是教學科研活動的重要保證。實驗室檔案反映了歷年來教學研究和科研項目的內容及研究過程，資料豐富，可以為科研立項提供很好的素材，也可為相關統計分析提供原始材料。另外，還能為科研實驗所需的大型精密儀器設備的安裝調試、使用及維護等提供指導。

2.實驗中心檔案是實驗教學改革的重要依據。實驗室檔案是實驗教學經驗的結晶，是通過零散資料的收集和整理歸檔而成，它可以為實驗教學的改革提供依據。如實驗項目及實驗方法、手段、考核辦法等實驗課程體系及學生反饋意見和建議每年都通過文字記錄下來，并進行歸類整理后保留下來。學生反饋的意見和建議有助于我們不斷改進實驗教學方法，從而不斷提高實驗教學質量；另外在制定新的實驗教學計劃之前對歷年的實驗項目、實驗方法、實驗手段的記錄進行分析研究，有助于探索一套更合理的實驗教學方法。[3]

3.實驗中心檔案是教學評估的基礎和支撐。高等院校在教學評估的自評報告要對學校近幾年辦學條件、工作經驗和教學成果進行實事求是、全面準確、系統地反映，其中包括了實驗室建設狀況、儀器設備的先進性及其利用情況、實踐教學等。實驗中心的檔案材料如收集齊全、整理規范、保管得當、利用方便，就能為教學評估相關指標體系和觀測點的內容提供全面、準確和翔實的佐證，是教學評估自評報告強有力的支撐。

二、實驗中心檔案建設和管理的內容

實驗中心檔案內容可根據實際情況進行收集整理，筆者根據自己的工作經驗認為主要有以下幾方面：

1.實驗教學工作檔案。實驗教學工作檔案主要包括：（1）實驗教學大綱、實驗教材、講義、實驗指導書等。（2）每學期實驗教學計劃安排表。（3）實驗項目的更新、改造與淘汰等資料。（4）各實驗室實驗項目一覽表。（5）實驗室開放檔案，包括：開放實驗申請表、開放實驗記錄、開放實驗成果（或科技創新成果）、每學期各實驗室開放情況統計表及每學期開放實驗項目情況統計等。（6）學生實驗報告。（7）實驗室使用記錄本，包括實驗室運行、開放、大型儀器設備使用登記本。（8）實驗執行情況檔案，包括：每學期綜合性、設計性實驗情況一覽表及每學期各課程實驗開出情況一覽表。（9）每學期各實驗室、儀器設備利用統計表。（10）為基層實際工作部門提供服務、辦案等情況。

2.實驗室建設與管理檔案。實驗室建設與管理檔案主要有：（1）實驗室建設規劃。（2）實驗室的建立、改建等相關材料。（3）實驗室基本情況，包括實驗室名稱、房號、面積、功能等內容。（4）實驗室管理規章制度。（5）實驗室安全衛生檢查記錄等。

3.儀器設備管理檔案。儀器設備管理檔案包括：（1）儀器設備申購計劃及工作完成總結。（2）儀器設備資產表。（3）儀器設備報廢、報損、調劑等報告及批復。（4）儀器設備維修記錄。（5）大型精密貴重儀器設備技術檔案，包括：儀器設備申購時的可行性報告，購買合同和發票等復印件，設備進口過程中有關的技術商務文件，安裝調試記錄及保修單，使用說明書及隨機技術資料，驗收報告及文件材料，索賠來往函及結果文件，技術改造和開發過程中形成的技術文件材料，儀器設備使用、維護、維修等記錄本及重大事故的調查分析及處理意見。

4.實驗人員業務檔案。實驗人員業務檔案主要包括：（1）實驗人員的基本情況表。（2）人員進修、培訓及鍛煉情況表。（3）研究成果及發表論文情況表。（4）獲獎情況：獲獎證書復印件或文件。（5）每學年實驗指導老師一覽表。

5.其它檔案。主要包括：（1）上級部門有關實驗室建設、管理的法規文件。（2）實驗中心工作計劃與總結。（3）消耗品購買、領用等相關材料。（4）經費預算、各實驗室實驗開支費用等情況。

三、實驗中心檔案建設和管理中存在的問題

目前部分高校對實驗中心的檔案建設十分重視，在學校教學工作中發揮了積極的作用，提升了實驗中心的整體管理水平，推動了實驗教學的改革，促進了實驗教學質量的提高。但仍有部分高校對實驗中心的檔案建設沒有引起足夠的重視，主要存在的問題有：

1.沒有設立專門的資料室。有的高校沒有設立專門的實驗中心資料室（或檔案室），更沒有設專人進行管理和收集，導致實驗中心檔案收集工作不規范、不全面，不能在以后的工作中發揮其應有作用。

2.檔案工作制度不健全。實驗中心檔案建設和管理的制度不夠健全，歸檔的要求、時間、范圍、內容及職責等不明確，實驗中心檔案建設和管理工作無章可循，隨意性較大。

3.檔案工作意識不強。實驗中心的檔案工作中，一方面需檔案管理人員進行及時收集、整理和歸檔，另一方面需實驗室每位工作人員在實驗教學、科研過程中對活動進行記錄，對資料進行收集和積累，并及時上交檔案管理人員。而目前，高校實驗室工作人員普遍對檔案工作的重要性認識不足、檔案意識普遍較差，造成許多有價值的實驗室資料丟失，給后續教學科研工作帶來了不良影響。

4.缺乏專業檔案管理人員。有的高校的實驗中心檔案管理人員是兼職的非專業人員，一方面，兼職人員沒有

經過專門培訓，缺少檔案管理學的專業知識，不能對資料進行規范地收集、歸檔；另一方面，兼職人員還承擔著許多其他業務工作，難以抽出很多時間和精力潛心鉆研檔案建設和管理工作，導致檔案管理不夠規范。

四、加強實驗中心檔案建設和管理的措施

1.提高認識，加強領導。學校領導不僅要重視實驗室的硬件建設和人員培訓與管理，而且也應切實重視實驗室檔案管理工作，健全機制，加強領導，并在各方面給予支持。其要做好宣傳、教育工作，使全體實驗室工作人員牢固樹立檔案意識，充分認識實驗室檔案工作的重要性，并積極配合和支持檔案資料搜集整理工作，把實驗中心檔案建設和管理工作真正落到實處。

2.健全制度，明確職責。任何工作的順利開展都少不了相應規章制度的規范和約束，實驗中心檔案工作也不例外。學校應根據自己的實際情況，制定并不斷完善實驗室檔案管理工作的各項規章制度，明確職責，使得在實際工作中有章可循，確保收集的材料客觀準確、完整連續。實驗室檔案工作必須納入工作計劃，納入管理制度及相關人員的職責范圍，并作為年度業績考核依據之一。

3.完善機制，規范管理。高校實驗中心應設立專門的資料室（或檔案室），并配備相應的硬件設施，為做好實驗中心檔案管理工作提供物質保障。同時還應設專人管理，檔案的管理需一定的專業知識，如不具備專業知識，就不知如何收集、整理、歸類、編目；而且，收集、整理與管理檔案是一項長期而細致的工作，這就需要設專人對實驗室的檔案進行管理，以確保檔案的規范性、完整性。加強實驗中心檔案建設和管理工作，目的在于充分開發利用實驗室檔案信息資源，使其更好地為學校的建設、管理、教學、科研服務。實驗室檔案管理人員在日常工作中必須按照學校的要求及有關評估指標體系，認真收集整理好檔案，把真正有價值的資料保存下來，科學管理，確保其在學校的各項工作中充分發揮作用。

4.重視培訓，提高素質。實驗室隊伍建設是實驗室檔案建設的關鍵，只有建設一支高素質的實驗室隊伍才能很好地完成實驗室檔案的工作。加強實驗室人員在檔案管理方面的知識培訓，不斷提高實驗室人員在檔案管理方面的素質，并通過和其它高等院校的交流找到自身的差距和不足，進一步提高和改進。

5.開發技術，提升質量。隨著高校教育體制改革的進一步深入，實驗室檔案管理從原來傳統方法發展到信息化、數字化、現代化的管理方法成為必然，同時，科學技術的進步為這一發展提供了保障。我們要充分利用計算機、網絡等技術，開發軟件，建立實驗中心檔案數據庫，使得檔案管理工作更加科學化、規范化，提升檔案管理的質量，更好地為實驗教學和科學研究服務。

實驗室檔案記載了實驗室工作人員的教學、科研思想、方法和經驗，為教學、科研改革和教學科研評估、專業申報等提供原始資料，為保障高校的教學和科研，發揮著不可替代的作用。隨著高校實驗室檔案建設和管理的規范化，它將發揮越來越重要的作用。

參考文獻：

[1]陳兆夏，吉東風，景桂英等．構建高質量實驗教學中心 培養高素質農業人才[J]．實驗室研究與探索，2008，(1)：89-91．

[2]張萍，李詠梅. 高校實驗室檔案管理[J]. 南陽師范學院學報，2003，(2)：117-118.

[3]李程，何愛桃，陳新，周藝．規范高校實驗室檔案管理探討[J]．山西醫科大學學報（基礎醫學教育版），2006，(3)：318-319．

（責任編輯/彭巍）