檔案館的社會化服務

麻玉林

[摘要]本文試從在繼續做好為領導和機關提供檔案信息服務的同時,就做好面向社會大眾的檔案信息社會服務化服務工作進行探討。

[關鍵詞]檔案館 公共性 服務

改革開放三十多年來,我國市場機制從建立之初的不完善逐步走向完善。隨著我國市場經濟制度的不斷完善,檔案館也不可避免地被卷入到市場經濟的大潮中,成為社會公共檔案信息資源的“集散地”和社會公眾共享檔案信息資源的“目的地”。 作為信息“集散地”,檔案館的管理相對于其他組織和時代要求,已然落后了。尤其是國內檔案館的發展不僅落后于時代,相對于西方發達國家來說也是很有差距的。因此更新觀念、與時俱進是對檔案信息工作者最根本的要求。

檔案館是國家文明的標志,檔案事業是國家的一項重要文化事業。在科技文化經濟日新月異的今天,如何定位檔案館的角色地位,怎樣發展檔案工作(包括檔案館自身的發展和其在社會中的發展),認清當今我國檔案工作的現狀及其與西方發達國家的差距,確立發展目標,這些都是需要不斷探討研究的問題。

一、我國檔案館功能定位及現狀

新中國的建立,標志著我國檔案館的發展進入新的歷史時期。改革開放以前,我國檔案館的功能以保護檔案資源為主,嚴格控制利用。1979年全國五屆人大二次會議提出開放歷史檔案的提案。1988年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》設專章規定檔案的利用和公開問題,檔案信息利用進入了信息資源開發和共享的時代。2000年全國檔案館工作會議又提出了檔案館是“兩個基地,一個中心”的功能定位。2004年全國檔案工作會議又提出了“四位一體”的新體制。

由此看來,隨著政治日益民主化,及經濟文化發展的日益繁榮,檔案館的開放程度越來越高,其為公眾和社會服務的功能越來越被提到重要位置。由于檔案館具有雙重的功能,一是為黨和政府工作,二是為人民大眾提供服務。要提高檔案館的功能發揮,就必須要從兩方面考慮,發展檔案館。不能忽視其為人民大眾服務的能力,即檔案館的公共服務能力。

通過中外檔案社會化服務管理中的對比,國外發達國家比我們檔案館開放的早了一個世紀,他們的檔案館發展至今,社會化程度較高,特色較為明顯:在檔案收集方面,檔案館與社會廣泛接觸、宣傳,為檔案館館藏的社會化奠定基礎;在管理方面,檔案館的正式工作人員較少,使用大量義工、臨時工、實習工或委托公司管理,實現檔案人員的社會化;在保護方面,檔案館把檔案保護中的高技術工作交由社會有關部門去做。這樣做既花錢不多又能保證質量,檔案館的人員可以把精力投入到更重要的業務工作中。在服務方面,西方發達國家檔案館最大的特點就是“以人為本”的服務。第一,滿足用戶的不同需要。第二,提供優質、便利的利用環境。檔案館輔以配套的服務設施,為查閱者提供方便的環境。第三,滿足不同用戶的需要。在網絡利用方面,社會化已初具規模。在加拿大,國家檔案館網站已是政府十大網站之一,每年約有1,500萬人上網查閱檔案。

在我國,檔案社會化的程度相對是不高的,主要表現在:1、在收集方面,國內某些檔案館雖然開始收集與人民群眾貼近的家族檔案,誠信檔案等種類,但檔案館仍以收集國家公務檔案為主,私人檔案數量較少,并且在一定范圍內這種做法還未形成氣候。2、在管理方面,國內檔案館都是由固定編制的人員來管理檔案,少有義工、臨時工和自愿人員到檔案館工作,這與西方國家形成強烈的反差。3、在服務方面,雖然我國檔案館提出“主動服務,方便用戶”的口號,但從總體而言,在實際中繁瑣的利用手續,簡陋的利用條件以及固定的少數幾種利用途徑,使得檔案館利用人數難以上升。在網站建設上,國內檔案館雖多已建立網站,但可供查閱信息較少,用戶點擊率很低。我國作為發展中國家,多數檔案館還不能達到這樣的水平,但是作為社會進步、事業發展的趨勢,應該借鑒和提倡國外檔案館的社會化的種種先進做法以促進我國檔案館全面發展。

二、提高檔案館社會化程度的困難及必要性

(一)我國檔案館提升社會性的困難

我國有特殊的國情,在提升社會性方面面臨著許多具體的困難。包括物質上的困難和觀念上的制約。

我國檔案館的硬件建設嚴重滯后,有的省份館舍嚴重不足,基礎設施設備簡陋落后,以至于使大量的檔案卷宗因館藏飽和等原因不能進館。還有一些檔案館的檔案柜數量不足,不能滿足當前使用。另外現在許多地方的檔案館設備非常落后,現代化設備嚴重短缺,這是影響檔案館發揮作用的根本原因。

其次是館藏結構不合理。隨著我國社會主義建設事業的發展,人民群眾的物質生活與精神生活都得到了不斷的充實和提高。這種需求的增長要求檔案館必須豐富館藏,優化結構。但現實情況是檔案館絕大多數館藏檔案為黨政機關形成的文書檔案,不能全面反映本地區政治、經濟、科學、文化及民族宗教的特色,也不能反映本地區的地貌、物產、古跡、著名人物等,形成不了鮮明的個性,滿足不了公眾檔案館的需求,也制約了檔案館傳承文化的功能。

再次思想觀念需要進一步轉變。觀念在提升社會公共服務能力方面有很高的地位,甚至可以說“成也蕭何,敗也蕭何”。只有更新觀念,突破舊的僵化的意識框架,才能推動服務能力的提高。實踐證明我們在這方面的缺失是十分明顯的。我國檔案館長期作為國家機構服務于國家和政府,是不對公眾開放的,開放之后,許多工作人員并不能轉換角色,沒有從思想上樹立為人民服務的意識,導致服務態度不端正,服務水平不高。同時受長期計劃體制影響,檔案館的管理體制以封閉、半封閉為主要特征,客觀上導致檔案館的服務理念失衡,管理機制不健全,社會服務能力難以提升。

(二)提高社會化服務能力的必要性。

檔案館的實質就是公共性的文化事業機構,其管理檔案及相關資源的目的就是為社會提供滿意的信息服務。[1]在社會發展、變革的新時期,加強檔案公共服務能力建設既是檔案館自身發展的需求,也是新時期社會發展對更好地實現檔案館基本功能提出的必然要求。

首先,加強檔案館社會服務能力建設是檔案館服務于構建和諧社會、落實科學發展觀和加快經濟建設發展步伐的迫切要求。加強檔案館社會服務能力建設的最直接結果是更加有效地擴大了檔案館信息資源“輻射面”,拓寬了溝通檔案館與公眾之間的橋梁,使昔日的“金屋藏嬌”能成為“拋頭露面”的“社交名媛”。有利于實現社會的公平正義、有利于促進經濟的發展,維護社會的穩定。

其次,加強檔案館社會服務能力建設是檔案館適應社會文化發展與區域文化傳承的迫切需要。檔案連接著人類的社會實踐活動與理性思維活動,源源不斷地為人類社會文化生活提供鮮活的養分,也使人類活動成為一個不斷發展的動態循環過程。[2]作為永久的檔案基地,檔案館是科學研究的基地,是科學研究和各方面利用檔案史料的中心,對于社會文化的傳承與發展具有積極的促進作用。

再次,社會服務能力建設也是新時期檔案工作轉型、創新、發展的迫切需要。根據檔案館的性質、功能以及社會發展對現代檔案館的要求,檔案館作為檔案事業的主體,在新的社會發展時期必須進行包括加強檔案館社會服務能力建設在內的全面轉變與創新,才能保持檔案社會化服務工作的可持續發展。

三、加強檔案館社會服務能力的幾點建議

(一)從硬件著手,加強檔案館自身建設

首先要加強檔案館基礎設施建設。檔案館基礎設施建設是檔案館功能建設的首要條件。針對現在檔案館舍不能滿足使用的現狀,對現有檔案館進行新建、改建或擴建,進一步擴大館藏能力,切實改善檔案保管條件。在檔案館建設上更新思想,用先進的理念,指導選址、設計和建設,營造適于開放的文化氛圍,方便社會各界人民群眾利用,使檔案館的基本功能和社會功能充分得到發揮。就內部設備來說,要根據實際能力,淘汰一批落后于時代的工具設備,配置一批高科技的,符合時代需求的優良設備。

(二)轉變思想,樹立社會化服務理念,推動檔案館走向社會

檔案工作意識社會化,既包括檔案工作者的意識社會化,又包括社會公眾檔案意識社會化。計劃經濟體制下的檔案管理基本處于一種封閉或半封閉的狀態,強調的是檔案的政治性和保密性,使檔案館在“收、藏、用”上始終蒙著一層神秘色彩,難以讓普通人自覺走進檔案館,了解檔案館,更難讓檔案館真正走向社會化。

21世紀,科學技術迅猛發展,當今世界是個數字信息世界,社會獲取信息資源的愿望越來越強烈,傳統的檔案管理理念成為了阻礙檔案事業發展的障礙,不僅如此,還是開放時代一個不和諧的音符。因此,我們不能坐以待斃,或者說等著希望主動上門,我們必須要扭轉這種不合時代的節拍,變被動接受社會為主動走向社會。要做到這一點,就要堅持以人為本,樹立社會化的服務理念,樹立檔案資源來源于社會應該為社會服務的思想,把檔案工作的重心從為少數人服務轉移到為社會化服務上來,從間接為民眾服務到直接為民眾服務。堅持“為大局,為民眾”的需求導向,增強主動服務意識,變單一、被動的服務為超前的、主動的全方位的服務,從而提高為社會各方面提供信息的服務意識。

(三)以檔案管理現代化帶動服務社會化

檔案管理現代化是21世紀檔案事業持續發展、不斷創新的必然趨勢和歷史性任務,它也將帶動檔案館服務社會化的深入發展,促進檔案館真正成為社會性的、開放性的檔案基地。

在信息時代,信息化已成為社會各行業步入現代化的核心與主導,檔案館要想不被時代的列車拋棄,必須參與到信息化之中。所謂的檔案信息化是將檔案資源和檔案各項管理過程通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存。將原有不同載體的檔案資源轉化成數字信息,以實現檔案資源的社會共享。[3]由此可見,檔案信息化是現代化檔案館的技術支撐,也是提高檔案服務水平的必由之路。要強化檔案館的社會服務功能,就離不開檔案信息化建設。網絡建設和管理系統開發應用,建立起資源共享的平臺,是檔案資源信息化的主要內容。

檔案保護現代化是保證現代化檔案管理正常運行的唯一途徑。不僅要保證檔案庫房、檔案設施設備等的保管水平現代化,而且在檔案載體,尤其是新型載體的保管上不斷研究新方法,以確保檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

(四)貫徹“以人為本”的用人理念,培養高素質、復合型人才

“以人為本”是科學發展觀的核心,也是對現代檔案館的本質要求。[4]開發利用檔案資源,提高檔案館社會服務能力必須堅持“以人為本”的服務理念和用人理念?！耙匀藶楸尽钡姆绽砟钍钦f一切要從人民群眾利益出發,滿足人民群眾日益增長的對檔案信息和檔案文化的需要。

人才,是檔案事業發展的決定性因素。高素質人才隊伍是檔案事業實現全面、協調、可持續發展的重要保證。檔案管理轉向現代化之后,對檔案工作者的要求越來越高。這就需要我們去培養一批思想政治素質較高、有強烈的責任心和使命感,具有較全面系統的專業知識和運用科學手段駕馭檔案業務能力的新型、高素質復合人才。

參考文獻

[1]謝倫伯格:《現代檔案原則與技術》,黃坤坊等譯[M]檔案出版社1983年版 P179-183

[2]馮惠玲 張輯哲 主編:《檔案學概論》[M]中國人民大學出版社2006年第二版 P96-105

[3]劉光偉《檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢》[J]《四川檔案》2006年第1期 P13-14

[4]《檔案信息資源開發與檔案公共服務能力建設》,關繼南[J]《中國檔案》2006年第4期。P47-49