淺析水利電子檔案管理

蔡玲玲

[摘要]隨著國家水利信息化建設(shè)的飛速發(fā)展·作為水利基層單位的電子檔案管理工作日益突顯出來。水利單位基層檔案管理工作現(xiàn)已從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C為主要工具的電子檔案管理，已成為檔案部門轉(zhuǎn)變管理模式。目前，水利電子檔案管理這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，查找方便、快捷等優(yōu)點，極大地提高了檔案管理者的工作效率。

[關(guān)鍵詞]水利電子信息檔案管理

中圖分類號：TV-9文獻標識碼：A文章編號：1671—7597(2009)1020205—01

人類進入二十一世紀以來。電子信息技術(shù)取得突飛猛進的飛速發(fā)展，日新月異，隨著辦公自動化的日趨完善，許多日常工作可以直接在計算機上辦結(jié)，現(xiàn)在文件從產(chǎn)生到處理幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。我國也緊跟時代潮流，電子信息技術(shù)在各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，如國家重大的水利工程三峽工程、南水北調(diào)工程在這些偉大工程中產(chǎn)生大量信息、檔案，如水工、水文及水利資料普通的書面信息，已不能適應(yīng)時代潮流，必須緊密結(jié)合電子信息技術(shù)。但電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段，管理階段，處置階段。電子文件處置階段應(yīng)由檔案部門統(tǒng)一管理，電子文件需要全新的管理形式，辦公自動化，無紙化日益普及，傳統(tǒng)檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。現(xiàn)就將水利電子信息在水利檔案中的特點及應(yīng)用介紹如下：

一、水利電子文件檔案管理的特點

所謂水利電子文件檔案管理是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，它主要包括電子文書、電子報表、電子圖紙等等，電子文件檔案管理有以下幾個特點：

1、水利電子檔案管理不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代的辦公設(shè)備才能閱讀利用。

水利電子文件只有符合一定的條件，檔案管理人員就可以直接在電腦中通過輸出檔案號的方式，直接查找到電子檔案的詳細信息，在電及中直接閱讀。

2、水利電子檔案管理可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理。

電子文件檔案可在某一水利工程加固改造結(jié)束后，隨時直接在計算機上歸檔或在某一周期內(nèi)定時統(tǒng)一歸檔，并加注檔案管理信息，設(shè)定分類號，檔號即工程代號，一級類目，二級類目等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫，以便其他人員查閱，則可通過在規(guī)定范圍內(nèi)在計算機上直接查閱。

3、水利電子檔案管理是可以共享的，也不再受時間和距離的影響。

因為水利電子文件的特殊性，可以達到文件的一級管理，給出相關(guān)的文件名，只有在建立網(wǎng)上鄰居的電腦上都可以找到相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件。從而大大減輕了檔案工作人員的勞動力強度。

4、水利電子檔案管理對文件保存的面積、場地要求不高，但對環(huán)境的溫度、濕度、防磁性要求等較高。

在硬件管理上，電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度應(yīng)保持在17℃～20℃之間，相對濕度應(yīng)在35℃～40℃之間，同時要注意防塵、防火工作，這樣才能保證檔案的電子住處數(shù)據(jù)保存過程中的安全與穩(wěn)定。

二、水利電子檔案管理在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，水利電子檔案在歸檔管理等方面還存在一些問題：

1、由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面：一方面要建立多套各份，一式兩份或一式三份，并分開保管。以免電子檔案載體意外損外。另一方面對電子檔案載體壽命短的特點，最好是每隔三年進行一次保護性復(fù)制。

2、電子文件檔案管理與紙質(zhì)的檔案管理比較，電子文件檔案管理缺乏直觀性，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。如果沒有先進的辦公設(shè)備電腦在身邊，就不可能查閱到有關(guān)文件。

3、電子文件檔案管理專業(yè)人才缺乏，電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，水利信息檔案工作人員中，仍然缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其發(fā)揮作用。

三、提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

把子電文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好，并得到長期保存，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)注意到以下幾點：

(一)加強對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著辦公自動化的廣泛應(yīng)用，電子文件大量的出現(xiàn)在人們的面前，實行檔案管理的信息化，必須有高技術(shù)人才來管理。檔案人員只懂紙質(zhì)的話，檔案管理者的步伐是遠遠不夠的。從目前來看，高技術(shù)人才大量缺乏，其中檔案、信息處理復(fù)合型的人才更是奇缺，大部分檔案管理人員現(xiàn)代化技術(shù)水平偏低，這就要求檔案管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分期分批組織檔案管理人員到外地學(xué)習(xí)有關(guān)單位電子文件檔案管理的經(jīng)驗，這樣才能提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

(二)加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

實現(xiàn)水利電子檔案管理的信息化，就必須有完善的設(shè)備和完整的檔案信息。這就耍在基礎(chǔ)硬伯、軟件開發(fā)、信息收集和利用等方面加大投入。

一是硬件方面加大投入力度，應(yīng)該從中央到地方，配置統(tǒng)一的硬件設(shè)備，比如計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設(shè)備，只有硬件設(shè)施到位了，才能更好的實現(xiàn)檔案住處電子化的管理。

二是軟件方面加大軟件開發(fā)力度，在檔案信息的查閱和使用上，所有具有網(wǎng)上鄰居功能的電腦都可以共享到文件，這樣的查詢上才更加方便。

隨著我處南水北調(diào)改造工作的發(fā)展，在這過程中產(chǎn)生大量的水利、水工、水文資料，這些資料關(guān)系重大，數(shù)量煩多，必需很好的規(guī)劃好，制定好這些電子信息，以使其能隨時調(diào)閱和永久保存。

作為一名基層水利檔案管理者，倍感責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，時間緊迫，我們的職責(zé)就是要維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是電子檔案保管工作的任務(wù)，因此要將水利電子檔案保管好，維護好。這是我們每一個檔案管理者應(yīng)盡的職責(zé)。