從實際出發做好企業檔案編研工作

趙 穎 王芳莉

檔案是企業各項活動的真實記錄,是了解各方面情況的信息資源,是企業進行各項經濟活動的重要依據和必要前提條件,檔案管理的最終目的之一是為經濟建設提供服務。保管再好的檔案,如果不注意利用,也就無保存價值。

那么,目前各基層單位的檔案部門是否能編寫出既實用又有深度的編研材料呢?根據對下業務指導工作實踐,在企業檔案目標管理評定過程中了解的情況,各單位檔案部門要開展深層次加工編研難度很大,困難較多。各檔案部門提出的編研材料,一般性的匯編,淺層次加工的數量較多,深層次材料較少。為了把檔案信息的編研工作廣泛深入地開展起來,提高到新水平,結合工作實際,淺談以下幾點看法:

一、從實際出發,選擇有實用價值的編研課題

選題是否恰當,直接關系編研材料的價值和質量。選擇課題可以有以下辦法:

1.了解企業發展規劃和年度工作計劃,從中尋找可供信息的專題內容。

2.企業檔案負責人通過參與各種會議了解各方面工作對信息的需求情況,選定實用的編研課題。

3.召開檔案用戶座談會,邀請使用檔案比較多的單位和崗位上的專業人員,請他們提要求需要哪些方面的信息服務。

4.根據檔案查閱利用登記簿的記錄,了解哪些方面的利用率較高,對確實經常使用的信息可選擇為編寫匯編的專題。

二、常見的幾種編研選題介紹

市場經濟的建立,企業參與市場競爭,企業內部的管理體制、管理方式和經營活動內容都發生了很大的變化,檔案編研工作必須緊跟客觀形勢的變化,選題要緊緊扣住企業各種活動的實際需要,這就需要檔案編研選題要有適應性和針對性,才能編寫出有實用價值的編研材料。

1.產品編研。一般情況下,企業產品的更新換代,其圖紙資料和產品文件,大部分歸到檔案部門存檔。這些檔案看起來是“死”的,其實是“活”的,使用了可以體現真正的價值。檔案人員利用這部分檔案開展匯編,猶如魚龍入海,得天獨厚。現在有的企業檔案部門將原產品和新產品進行對照匯編,從中分析新老產品形成的歷史規律,預測新產品開發趨向,有的將幾種產品進行分類匯編,對產品的設計、工藝、成本受市場歡迎程度進行比較,從而確定新產品開發的取向。

2.編寫年鑒。年鑒屬于企業綜合性的檔案參考資料,集企業黨政、經濟和其他工作于一體。編寫年鑒的作用在于積累檔案材料、豐富檔案內容、開發檔案信息、促進檔案利用,為編寫地方和企業史志奠定基礎,創造條件。有的企業堅持每年編寫年鑒,形成了良好的環境,為開發和利用檔案信息開拓了一條有效途徑,并且嘗了甜頭。

3.信息編研。在企業生產經營中,形成了大量的內部和外部信息,內部有直接來自本單位的檔案,有本單位各類人員近期工作活動形成的材料;外部有上級下達的精神,有其他單位提供的資料。這些信息涉及廣泛,內容豐富充實,但是只作檔案參考資料不能全盤吸收,需要進行一番認真整理的研究考證工作,篩選出對生產經營有用的信息。然后,對這些信息進行嚴密的綜合歸納,細致的編寫加工,形成信息化、條理化的參考資料,解決生產經營中的實際問題。

4.圖片資料匯集。圖片資料是企業檔案的一個重要門類,同其他檔案材料相比,其優越性是通過直觀外型和文字描述,生動客觀地展示企業面貌、生產經營狀況、產品工藝、工裝設備的構造、性能和用途,使人們留下具體深刻的形象。在企業生產經營中,每年都要形成一定數量的圖片資料,企業檔案部門認真進行收集、歸檔、登記造冊,既豐富了檔案內容,增加信息含量,又可以為企業提供利用,促進生產經營。

5.信息報導選編。在激烈市場競爭中,企業為了爭取主動權,塑造企業形象,增加知名度,通過各種新聞媒體,刊登廣告,發表文章和言論,介紹企業歷史、生產經營情況。這些信息通過輿論的作用,傳播極快,影響很大,同其他信息不能比擬。企業檔案部門對新聞報導信息應及時加以收集積累。經過分類整理,將有關信息選編為參考資料,提供企業利用。

三、抽調有良好素質的人員參加編研工作

企業檔案管理工作反映了一個企業的綜合管理素質水平,企業檔案編研工作不能是檔案部門“獨家經營”,應調動各有關方面的專業人員共同去完成。

1.由檔案部門人員自己編寫。

2.由檔案部門和有關業務部門分別指定專人共同編寫。這種方法適用于所選課題業務性較強,需要請有關業務部門配合,共同來開發和編寫好選定的課題。

3.由專業技術人員來編寫。對于生產管理和技術開發工作所需要的專題信息,檔案中有一些,但不是很多,而有些專業技術人員則通過閱讀大量書籍、雜志及國內外文獻、情報,從中獲得了許多新的知識,要將這類信息匯編寫出來,就要請這些專業技術人員來做編寫工作。

四、充分發揮檔案編研成果的作用

為了很好地發揮編研成果的作用,應廣泛宣傳、出版、發行,積極提供利用。

1.一項編研工作結束,編研成果問世,可以利用企業報刊、廣播、電視、板報、網絡等宣傳工具,或通過有關會議,及時向企業發布編研工作信息。用這種方法介紹編研工作成果,傳遞檔案信息,可以起到增加透明度,吸引職工利用編研成果。

2.為擴大編研工作成果的影響,提供廣泛利用,將編研資料公開或內部發行。企業轉換機制,企業領導或有關人員出于工作需要,迫切希望為他們提供信息,就是采用公開內部發行出版的辦法。將編研資料印刷成冊,發至企業領導、專業技術人員和業務人員手中,一定會取得很好的效果。

3.以檔案編研資料為內容,舉辦各種形成的展覽會,讓編研資料與職工見面,加深對編研資料的印象,了解檔案信息的內容,增進利用的需求,有利于擴大編研成果影響。

4.市場經濟是競爭的經濟,信息千變萬化,企業生產經營適應市場經濟的變化,對信息的要求高、節奏快,因此,檔案編研利用不能“坐等上門”,應該主動服務,“跟蹤利用”,讓檔案編研成果在企業的各項活動中真正發揮作用。□

(編輯/劉佳)