淺談檔案信息資源存在的問題及對策

于思琪

隨著信息高速公路的崛起,各種信息在互聯網上的交融,已成為信息社會的一種態勢,被人們所接受,而檔案信息作為社會重要的信息資源形態,逐漸受到人們的重視,而信息技術在檔案領域中的廣泛應用,檔案信息化、網絡化建設的全面推進,給人們提供了從網絡信息形態中獲得檔案信息資源提供了條件。檔案管理者的使命也由檔案的實體保管者向檔案信息提供者、檔案信息導航者過渡,實現檔案信息資源共享已指日可待。

目前,歐美國家在檔案信息資源社會共享的問題上已取得了一定的進展。他們的檔案信息資源社會共享是在優化傳統服務工作的基礎上依托網絡來展開和實現。我國目前也已初步具備了檔案資源社會共享的氛圍與基礎,但從現階段的發展來看,檔案資源的社會共享尚處于起步階段。我們應以檔案管理理念的更新為前提,以檔案資源的建設、整合為條件,以符合檔案工作規律的現代信息技術的有效應用為手段,努力促進檔案管理模式的創新,以實現檔案資源的有效利用與社會共享。

一、檔案信息資源共享方面存在的問題

1.資金制約使檔案信息資源網絡共享難以形成規模。檔案信息共享是一項高投入的事業,不論是信息化項目的啟動、信息數據庫的建設,還是在因特網的運作上都需要大量資金投入的,而檔案部門用于信息化的資金十分有限,經費不僅需要前期在硬件系統方面的投入,也需要日常維持其正常運行的費用。

2.信息量不足,共享程度低。檔案信息服務最重要的是信息,信息質量、數量是網上共享服務成功的關鍵所在。而縱觀檔案信息資源開發,受資金及電子文件現行階段及檔案信息開放程度的影響而滯后,且共享程度較低。從目前運行的網上檔案館來看,大多是將目錄信息數據庫送上網絡,信息量十分有限而且信息質量不高。加之歷史原因,檔案館的文本數據資源原本就不足,也就難以在短時間內補充信息,完善資源共享。

3.受自身技術及法律與安全條件的限制,檔案網絡共享在短時間內無法達到信息完全共享。檔案館在高新技術應用方面除了國家級檔案館及部分省級檔案館,先天不足、缺乏技術人才是普遍現象。無論是檔案信息資源加工的數字化還是檔案信息傳輸的網絡化,都是離不開信息技術的應用。檔案信息資源共享的實現與發展受制于檔案人員運用信息技術的程度。還因受信息網絡方面的法律、法規還不健全,信息基礎設施尚不完善,網絡和信息安全存在比較大的隱患,在短時間內還無法達到信息完全共享。

4.檔案信息資源建設發展狀況不平衡。經濟條件較好的地區與系統、規格較高的單位具有技術、資金、人力等優勢,檔案信息化建設搞得熱火朝天,而經濟相對落后的地區、既無充足的資金,又無能從事檔案信息化建設的技術人才,要摘信息化建設困難重重、步履維艱。

二、檔案信息資源共享的實現對策

1.加強領導,統籌規劃。檔案信息資源共享應置于實現檔案管理現代化的戰略高度來考慮。在國家檔案館網絡布局環境下,通過示范工程積累經驗,在規劃與設計、配套設施、組織機構與人員、資金投入等方面,有步驟、分階段推進信息化建設,通過廣域網實現檔案信息資源共享。重點是建設信息網絡與開發檔案信息資源的各種標準,以實現信息資源建設的良性發展。

2.走共建共享之路,以整體互補優勢來實現信息資源共享。檔案信息資源共享工程不是一項孤立的工程,是國家信息化建設的重要組成部分。在檔案信息化進程中涉及許多方面的技術、方法,特別是計算機、網絡、系統安全等方面的高新技術及信息管理技術。要實施這樣的工程僅靠檔案部門的力量是不夠的,選擇信息技術部門特別是圖書文獻領域的協作及共建,不僅會使檔案信息資源與其他信息資源成為同一體系,建立綜合的數據庫運行系統,增強檔案信息資源共享性,使共享范圍更加廣泛,而且會彌補檔案部門自身存在的諸如資金缺乏、設備落后、技術力量不足、網絡通信建設滯后等問題,并減少不必要的重復浪費,是可操作的可行的檔案信息資源共享的一條捷徑。

3.盡快迎接電子文件進入檔案信息資源共享范疇。檔案部門借政府政務信息公開的東風,徹底拋開觀望及凡事慢半拍的工作意識,抓緊落實電子文件歸檔及電子檔案管理工作,盡快迎接電子文件進館,并將電子檔案領域劃人檔案信息資源共享領域。把檔案工作的領域向前延伸,形成文檔一體化局面,將檔案信息資源的要求貫穿到電子文件處理的各個環節之中,以電子文件管理制度化、標準化、程序化來實行前端控制和全程管理,注意保留背景信息,保障信息資源真實性的目標。

4.重視數據庫和數字檔案資源建設。要實現檔案信息資源共享,需要建立較為豐富的各類數據庫作堅實基礎。館藏數字化越有特色也就越有被利用的價值。在建立自己特色的特色館藏數字化基礎上,各級檔案部門共同建立并享有一個或多個頗具特色規模的數據庫群,就可為用戶提供高效跨庫無縫連接的信息服務。如果檔案部門將各地具有特色的專題數據庫共享,將是我國數字檔案信息資源建設的特色所在,畢竟資源建設還是檔案信息資源的重中之重。

5.加強檔案安全防范措施。瀏覽網上檔案館就會感覺到可供利用的檔案信息資源實在是太少,一般的檔案館主頁都給人一種版面好看,但難以進入之感。有的在主頁設計上有欠缺,只有內容單調的介紹與規劃,或者標明有關檔案信息資源仍處于“正在建設中”,來訪者找不到“嵌入式連接”點,只能“望門興嘆”。從80年代中期開始,一些檔案部門已開始使用了計算機,數據的積累應該有一定基礎,為何到用的時候,卻拿不出東西,這恐怕跟檔案部門長期以來“閉門造車”有著很大關系,而且相當多的檔案工作者依然奉行“通過計算機輔助檔案工作人員對檔案載體進行管理”的觀念,不考慮社會的需要。在電子化時代,無論是在線利用還是非在線利用,電子檔案的安全保密問題都顯得更為突出。由于計算機網絡具有不夠安全、不能保密、電子檔案易被修改等因素,因此在建立網站的同時還需進行安全防范管理,網上數字檔案館的電子檔案安全保密問題是我們將要面臨的重大的棘手的課題。在西方發達國家,特別是美國,國家核心機密文件被計算機黑客竊取的事例已經很多。如果我們在技術上不能解決這一問題,它將成為電子檔案網上利用的一個嚴重障礙。對于計算機網絡與電子文件所存在的技術上的弱點只能靠技術上的發展去解決,作為計算機網絡的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發展,也有責任采用最先進信息技術解決上述問題,在日常工作中要有殺病毒防黑客的防范意識和措施。

檔案工作的服務性決定了檔案要盡早致力于開發檔案信息,以便提供利用檔案信息,以達到檔案信息利用功能的最大化,實現檔案信息資源共享。然而,共享和安全是一對難以調和的矛盾,在檔案信息開發過程中檔案人員必須提高保密意識,認真地對檔案信息做出鑒定,確定檔案的密級程度和開放范圍,嚴密審查、嚴格管理。同時加強對計算機檔案管理系統的管理,確保系統安全。還要進一步完善安全防范措施,除采用身份識別、數據備份、訪問控制、防火墻技術外,采取專用核心密碼加密系統進行數據加密,在有安全保障的前提下才使有密級的信息在網上安全傳輸。

信息需要傳播,傳播是成就文化和社會發展的一個重要動力。通過計算機網絡進行信息共享與信息交換,從傳播的角度講,徹底改變了空間對人的約束。檔案館要想真正使自己具有科學與文化性質,就應該在指導觀念上由為少數人服務轉變為面向普通大眾服務。而當今及未來的社會最有影響的傳播媒體莫過于計算機網絡,因此說,借助于計算機網絡擺脫自我封閉,走向社會,貼近平民百姓,應該是檔案館的一種最佳選擇。□

(編輯/永安)