檔案管理更應注重基礎建設

孫偉杰

檔案管理的基礎工作是發展檔案管理創新的前提,為了確保檔案管理水平的發展就必須提高檔案管理的基礎工作水平。只有檔案管理的基礎工作水平得到了提高,才能為檔案管理的服務創新提供充分的條件。

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知,計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具,首要特征就是要求輸入的各項原始數據信息必須是準確和科學的,否則輸入的數據與信息是“垃圾”,輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列基礎工作。

那么檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來講,目前我單位大多是內容龐雜,案卷數量繁多,時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中,檔案管理僅以保管為目的,以案卷不丟失為原則。主要問題集中反映在以下幾個方面:一是檔號不規范,沒有目錄號,一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規范,有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄,以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼,如果使用中掉頁很難發現。五是組卷混亂現象比較嚴重,如有按時間組的,也有按職能部門管轄權限組的,還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二頁紙一文一卷,有的五六百頁紙一類一卷。總之,從以上情況來看,目前還未具備實現計算機管理的充分條件,需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知,要想提高檔案管理的水平,就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法,即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷,去粗取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案由于多年來未做全面的清查,加之移交單位劃分保管期限不準,不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件,所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工、填寫,以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化檔案、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們完整性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中,首先根據《中國檔案分類法》進行分類,再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤,并且還應經常組織大家統一認識統一標準,盡量做到前后標引一致,同一類文件標引一致,從而達到標準化和規范化管理。

4.規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率,而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的,還須同時保證查準,因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是:在填寫題名項過程中,要規范機構簡稱,盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種,必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整,則要補齊,如果題名冗長,則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中,計算機數據的準備工作是一個大工程,尤其是對于那些案卷多,著錄工作不僅量大而且復雜,如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法,會使計算機因數據準備的不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急,循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用,而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊,將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄,省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄,即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類,充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引,而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4.用“關鍵詞”替代“主題詞”,簡化查找時間,提高效率。“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,怎樣取其利避其弊,我認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞,進行標志待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。

近年來我們在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

四、不斷提高檔案管理人員整體素質,意義深遠而重大

只有檔案管理人員的整體素質不斷提高和強化,才能逐步適應和實現檔案管理現代化。而對檔案管理人員,經常進行專業對路的技能培訓,嚴格考核,并實行公開招聘,公平競爭,優勝劣汰,則是提高檔案管理人員整體素質、做好檔案管理工作、提高檔案服務質量的根本保證,也是逐步實現檔案管理現代化的重要途徑。

檔案管理水平如何以及檔案服務質量優劣,直接取決于檔案的主人檔案管理人員。因此,檔案管理人員的整體素質如何,是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。

檔案管理水平和檔案服務質量的提高,檔案事業的健康發展,以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理,特別是現代化管理,都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才,精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識;精明強干;以少勝多;能一兼數職;辦事效率高;能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術;有較強的應變能力和惡劣工作條件與艱苦生活環境適應能力。

那么,檔案管理人員的素質應當如何提高?筆者以為,可供參考的有效方法是:在檔案系統中,對現有檔案管理人員,按其所具有的專業技能層次,分期舉辦各種檔次對路的專業技能培訓,請高校中的檔案學專家、教授、學者或本系統中有豐富實踐經驗的專業人才授課,傳授檔案專業知識;定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗。經考核,合格者持證上崗,不合格者,自然淘汰,這也是提高檔案專業人員整體素質和工作質量的有效方法。□

(編輯/穆楊)