論“郵件合并”功能在學校考務管理中的應用

喬 巍

摘要：介紹了MICROSOFTWORD提供的“郵件合并”功能在學校排考中的應用，同樣，我們可以把這種方法運用到工作中的其他方面，大大地減少重復性勞動，提高工作效率。

關鍵詞：郵件合并；學校考試安排；合并域

中圖分類號：G424.2文獻標識碼：A文章編號：1672-3198(2009)24-0262-02

考務管理工作是我們教務管理部門一項比較繁重的教務活動，因此，每學期的期末考試安排就顯得尤為重要，隨著學校規模的擴大，在校人數的增加，排考的工作量逐步變大，每周的考試需要兩到三天時間才能全部完成。在實際的工作中，我們經常會遇到這種情況，在制作教師監考單的時候，需要對考試安排總表重復地作處理，工作量很大，而利用WORD提供的“郵件合并”功能不僅可以減少大量的重復勞動，提高工作效率，每周的考試安排只需要兩個小時左右就可以全部完成，還可以減少不必要的因內容拷貝，粘貼而發生的錯誤。

所謂“郵件合并”，是指先把文件中相同的結構和信息創建為一份文檔(稱為固定部分)，再把不同的信息創建為另一份文檔(稱為變動部分)，然后將兩份文檔以一定的方式進行合并，從而得到主體結構信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。

“郵件合并”的步驟如下圖1所示：

1創建主文檔(即固定部分)

(1)新建一個WORD文檔，命名為“監考單模版，doe”，并輸入下圖2所示內容：

(2)選擇“工具”主菜單中“郵件合并”選項，彈出“郵件合并幫助器”對話框，如下圖3所示：

(3)點擊“創建”按鈕，選擇合并類型為“套用信函”；再點擊“活動窗口”按鈕，因為“監考單模版，doc”文檔已經包含了監考單的全部固定內容，所以用它作為主文檔。

2創建或打開數據源(即變動部分)

(1)點擊“獲取數據”按鈕，選擇“打開數據源……”選項，雙擊導人事先制作的對應數據源，數據源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯系人記錄表。在這里，我們使用的數據源是EXCEL表格。如下圖4所示：

(2)在這個表格創建的時候，我們應該注意到，第一行應該是“域名”，其他行則是對應“域名”的“域值”，這個格式是關系到導人數據源是否能夠成功的關鍵。

3在主文檔中插入合并域

(1)正確導人數據后，在WORD主菜單下面會出現一個“郵件合并”的工具欄，如下圖5所示，在主文檔的相應位置插入不同的合并域。

(2)在插入合并域的時候，一些不需要的域名，如“主考教師”、“監考教師”則不需要作為合并域插入主文檔中，插入后如下圖6所示。

(3)在插入所需的合并域后，可以對它們的格式可以進行修改，比如，給監考1、監考2加下劃線，同時在它們之間加頓號，則可以象編輯普通的文本一樣，但必須是“《監考1》”這種形式進行編輯，而非“監考1”，加上“《》”的目的是以便和文檔中的普通內容相區別。

4執行郵件合并

選擇“郵件合并”工具欄中的“合并到文件”或“合并到打印機”，通常選前者，應在“打印預覽”后再打印。就這樣，本來大量煩瑣的任務一會就解決了，生成的套用信函如下圖7所示：

至此，郵件合并的步驟全部結束。

在實際使用該功能的過程，還有以下我們個人總結的經驗：(1)郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數據源的建立或選擇提供了標準和思路。(2)郵件合并之前先準備數據源，因為數據源通常是現成存在的，在準備自己建立之前要先考查一下，是否有現成的可用，如果沒有現成的則要根據主文檔對數據源的要求建立，根據你的習慣使用Word、Excel、Access都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。

總之，在我們日常辦公中，有很多需要用到“郵件合并”的地方，譬如，學生管理部門可以用它在學期結束時，向家長們發放成績報告單I財務部門可以用它來進行工資條的制作；教務管理部門可以用于批量教師課表，學生班級課表的生成；還可以用于平時向多個部門的通知發放，處理大量日常報表和信件等；只有經過不斷地實際使用，我們才可能進一步提高自己的應用水平，從而在各自的崗位上發揮自己最大的作用。