大學(xué)生畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文ＷＯＲＤ文檔排版中常見問題的解決策略

劉心聲

摘 要：本文首先列舉了大學(xué)生畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文WORD排版中易出現(xiàn)的問題，然后就具體問題提出詳細(xì)的解決策略。

關(guān)鍵詞：硬回車符；分隔符；樣式

一年一度的大學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)工作正在各高校有條不紊地進(jìn)行著，然而大多數(shù)同學(xué)苦于論文排版的各種格式要求，排了一遍又一遍，還是在排版格式方面錯(cuò)誤多多，下面就本人指導(dǎo)畢業(yè)設(shè)計(jì)論文工作中遇到的問題及處理策略總結(jié)如下。

1 WORD文檔排版中易出現(xiàn)的問題

1.1 首行縮進(jìn)經(jīng)常出現(xiàn)問題。大多數(shù)學(xué)生首行縮進(jìn)采用的是段首加空格或拖動(dòng)標(biāo)尺上的首行縮進(jìn)游標(biāo)進(jìn)行設(shè)置的，前者由于多按、少按空格或者字體、字號(hào)大小等設(shè)置要求出現(xiàn)不同時(shí)，明顯出現(xiàn)首行縮進(jìn)不是兩個(gè)漢字現(xiàn)象；后者從表面上看上去好象空兩個(gè)漢字，但不精確，常出現(xiàn)小小的錯(cuò)位現(xiàn)象。

1.2 手動(dòng)回車符對(duì)排版產(chǎn)生的影響。隨著Internet網(wǎng)上大量資源的共享利用，很多學(xué)生從網(wǎng)上下載一些資料并引用到畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文中，這段文字行末往往出現(xiàn)手動(dòng)回車符“↓”，或者由于學(xué)生在錄入文檔內(nèi)容時(shí)在行末誤按Shift+Enter鍵也會(huì)出現(xiàn)這種手動(dòng)回車符，我們的有些排版操作對(duì)“↓”符不起作用。

1.3 回車換行帶來的影響。畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文要求摘要、目錄、每一章內(nèi)容等要另起新頁(yè)，為此，一些學(xué)生在上一章的末尾按回車鍵增加空行，使下一章內(nèi)容串到新頁(yè)起始位置，殊不知論文內(nèi)容的修改、添加，也帶動(dòng)了這些空行位置的變化，所以上一次剛排在新一頁(yè)上的內(nèi)容又串亂了，還得再用空行去調(diào)整，什么時(shí)候定稿什么時(shí)候才可以確定下來，否則格式上恐怕還是不符合要求。

1.4 頁(yè)號(hào)的編排問題。一般院校的畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文要求封面不加頁(yè)號(hào)，中文摘要與關(guān)鍵字、英文摘要與關(guān)鍵字、目錄要獨(dú)立編號(hào)，且頁(yè)號(hào)一般采用羅馬數(shù)字，正文內(nèi)容和致謝、參考資料等統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編號(hào)。大多數(shù)學(xué)生采用“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令進(jìn)行排版設(shè)置，怎么也不能產(chǎn)生上述效果，要么都采用羅馬數(shù)字頁(yè)號(hào)，要么都采用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，因此很多學(xué)生最后只好采用每頁(yè)手動(dòng)往上輸入頁(yè)號(hào)的辦法，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)，一旦出現(xiàn)內(nèi)容變化，還要做大量的修改，甚至有些學(xué)生將整個(gè)論文分成若干個(gè)WORD文檔分別進(jìn)行排版。

1.5 論文目錄自動(dòng)生成問題。大多數(shù)學(xué)生的畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文目錄不是采用自動(dòng)生成的，所以經(jīng)常出現(xiàn)頁(yè)號(hào)對(duì)不

齊現(xiàn)象，另外還可能出現(xiàn)目錄與正文內(nèi)容、格式不一致現(xiàn)象。

2 上述問題的處理對(duì)策

要想完全避免上述問題出現(xiàn)，可采用如下方法進(jìn)行編輯排版。

2.1 將自己的畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文（除目錄項(xiàng)外）內(nèi)容均錄入在WORD文檔中，錄入時(shí)不要考慮排版要求，不要輕易使用空格和硬回車符（段落標(biāo)記符），也就是說每段的首行不要用空格空兩個(gè)字位置，只有在必要的位置如兩關(guān)鍵詞之間的空格才使用空格鍵，也不要輕易地使用硬回車符，只有一個(gè)自然段結(jié)束時(shí)才按回車鍵。

如果是引用從網(wǎng)上下載的部分內(nèi)容，出現(xiàn)“↓”手動(dòng)回車符，這時(shí)可采用“編輯→替換→高級(jí)→特殊字符”，將“手動(dòng)換行符”替換為其它相應(yīng)符號(hào)或“段落標(biāo)記”符。

2.2 進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。調(diào)用“文件→頁(yè)面設(shè)置”命令按照院校畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文頁(yè)面設(shè)置要求進(jìn)行設(shè)置。

2.3 封面排版設(shè)計(jì)。封面設(shè)計(jì)內(nèi)容后面一般是中文摘要項(xiàng)內(nèi)容，將光標(biāo)定位在“中文摘要”（或“摘要”）行首，執(zhí)行“插入→分隔符→（分節(jié)符類型）下一頁(yè)”命令進(jìn)行分頁(yè)。

注意：畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文中要求另起頁(yè)的內(nèi)容項(xiàng)均是如此設(shè)置！

將封面中內(nèi)容按院校畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文要求排版，字體及字號(hào)設(shè)置可用工具欄或“格式→字體”命令進(jìn)行，但注意封面各項(xiàng)內(nèi)容居中排版不要使用工具欄或菜單命令中的“居中”操作，要使用標(biāo)尺上的首行縮進(jìn)游標(biāo)進(jìn)行拖動(dòng)設(shè)置，這樣既保證了所有項(xiàng)左邊對(duì)齊又保證了居中。

2.4 正文內(nèi)容分頁(yè)。在中文摘要及關(guān)鍵詞、英文摘要及關(guān)鍵詞、各章內(nèi)容等相應(yīng)新起頁(yè)位置通過“插入→分隔符→（分節(jié)符類型）下一頁(yè)”命令進(jìn)行分頁(yè)，然后利用下面創(chuàng)建的樣式進(jìn)行排版即可。

2.5 創(chuàng)建排版樣式。Word為我們提供的標(biāo)準(zhǔn)樣式能夠滿足一般文檔格式化的需要，但在畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文排版中要使用一些特殊格式，這就需要我們新建段落樣式或者字符樣式，新建步驟如下：

選擇“格式→樣式和格式”菜單選項(xiàng)。

單擊“新樣式”按鈕，在“新建樣式”對(duì)話框的“名稱”欄中輸入新建樣式的名稱，如“一級(jí)標(biāo)題”“二級(jí)標(biāo)題”等自己易記的名稱；在“樣式類型”中選擇新建樣式的類型，一般采用系統(tǒng)默認(rèn)的“段落”即可；在“樣式基于”下拉列表框可選擇一種Word預(yù)定義的樣式作為新建樣式的基礎(chǔ)。

再單擊“新建樣式”對(duì)話框左下方的“格式”按鈕，選擇“字體”選項(xiàng)，設(shè)置該樣式的字體、字形、字號(hào)、字間距等，單擊“確定”按鈕。

再單擊“新建樣式”對(duì)話框左下方的“格式”按鈕，選擇“段落”選項(xiàng)，設(shè)置該樣式的段落縮進(jìn)、段前段后間距、行距等，注意：如果是對(duì)章、節(jié)、目等標(biāo)題進(jìn)行樣式創(chuàng)建，一定要在“大綱級(jí)別”對(duì)話框中進(jìn)行選擇設(shè)置，默認(rèn)的“正文文本”是不能自動(dòng)生成的目錄中出現(xiàn)的，一般章標(biāo)題設(shè)定為1級(jí)，節(jié)標(biāo)題設(shè)定為2級(jí)，依次類推……，最后單擊“確定”按鈕。

如果還需要其他設(shè)置，可以通過“格式”按鈕進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，然后單擊“確定”按鈕。樣式的設(shè)置結(jié)果將顯示在預(yù)覽框的下面。

選中“新建樣式”對(duì)話框左下方的“添加到模板”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕即完成新樣式的創(chuàng)建。新建樣式將會(huì)自動(dòng)添加到“樣式和格式”的下拉列表中，供使用時(shí)選擇。

按照上述方式分別對(duì)論文的章、節(jié)、目、正文等進(jìn)行排版樣式的創(chuàng)建并保存。

例如：某畢業(yè)（設(shè)計(jì)）論文要求一級(jí)章標(biāo)題為宋體、小二號(hào)、加粗、居中、前后各空一行，可以按照上面的步驟進(jìn)行如下操作：

★選擇“格式→樣式和格式”菜單選項(xiàng)。

★單擊“新樣式”按鈕，在“名稱”欄中輸入名稱，如b1，在“樣式基于”列表框中選擇“標(biāo)題一”選項(xiàng)。

★單擊“格式”按鈕，選擇“字體”選項(xiàng)，設(shè)置b1的字體為宋體、字形為加粗、字號(hào)為小二，單擊“確定”按鈕。

★單擊“格式”按鈕，選擇“段落”選項(xiàng)，設(shè)置該樣式的段間距前后都為1行、大綱級(jí)別選擇“1級(jí)”、對(duì)齊方式選擇“居中”，單擊“確定”按鈕。

★選中“新建樣式”對(duì)話框中的“添加到模板”復(fù)選框，再單擊 “確定”按鈕，即完成樣式b1設(shè)置。

2.6 應(yīng)用樣式對(duì)正文進(jìn)行排版。

選定欲排版的文字。可拖移鼠標(biāo)選中，也可將光標(biāo)定位在該段落的任一位置。單擊“格式→樣式和格式”菜單項(xiàng)，調(diào)出已創(chuàng)建的樣式，在所需樣式條目上單擊即可完成排版。將其他正文內(nèi)容按相同方法進(jìn)行排版。

2.7 編制頁(yè)碼

編制頁(yè)碼的具體操作步驟如下：

將光標(biāo)定位在欲編制頁(yè)碼的頁(yè)內(nèi)任一位置，這里以分節(jié)符為設(shè)置邊界。

選擇“插入→頁(yè)碼”菜單項(xiàng)，在出現(xiàn)的“頁(yè)碼”對(duì)話框的“位置”列表框中選擇頁(yè)碼的顯示位置；選擇頁(yè)碼的對(duì)齊方式；注意這里有一“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”復(fù)選框，選中它表示本節(jié)的首頁(yè)顯示頁(yè)碼，不選中它表示本節(jié)的首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。如第一章、第二章內(nèi)容的起始頁(yè)是否顯示頁(yè)碼的選擇。

單擊“頁(yè)碼”對(duì)話框中的“對(duì)話”按鈕，彈出“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，在“數(shù)字格式”列表框中選擇頁(yè)碼的數(shù)字格式，如中英文摘要、目錄部分選擇羅馬數(shù)字格式，論文正文部分選擇阿拉伯?dāng)?shù)字格式等；在“頁(yè)碼格式”對(duì)話框下面的“頁(yè)碼編排”功能組中有兩個(gè)單選項(xiàng)--第一個(gè)是“續(xù)前節(jié)”，選中該項(xiàng)時(shí)表示本節(jié)的頁(yè)碼編排是接著上一節(jié)的頁(yè)碼格式繼續(xù)編制的，如論文正文各章內(nèi)容頁(yè)號(hào)是連續(xù)的；未選中該項(xiàng)時(shí)，表示本節(jié)的頁(yè)碼是從本節(jié)重新開始編排的，與前一節(jié)頁(yè)碼獨(dú)立編排。第二個(gè)是“起始頁(yè)碼”項(xiàng)，選中該項(xiàng)時(shí)可在右側(cè)的列表框中選擇本節(jié)的起始頁(yè)號(hào)，也就是說頁(yè)碼的起始號(hào)由你自己來確定，未必是1。

好了，至此我們就可以實(shí)現(xiàn)頁(yè)碼的隨心所欲編排了！

2.8 論文目錄的自動(dòng)生成

一般在封面分頁(yè)符的后面再添加一分頁(yè)符，使產(chǎn)生一個(gè)新的空白頁(yè)，用以自動(dòng)生成目錄頁(yè)。

在新產(chǎn)生的頁(yè)內(nèi)輸入“目錄”二字，并按院校的要求對(duì)此二字進(jìn)行排版，然后將光標(biāo)換行，選中“插入→引用→索引和目錄”菜單選項(xiàng)。

單擊“目錄”選項(xiàng)卡，選中“顯示頁(yè)碼”和“頁(yè)碼右對(duì)齊”復(fù)選框，選擇自己所需要的一種“制表符前導(dǎo)符”，一般選擇“………”；在“常規(guī)”功能組的“格式”下拉列表框中選中“來自模板”，在“顯示級(jí)別”中選擇目錄中要自動(dòng)編排實(shí)現(xiàn)的目錄級(jí)別。

可以通過“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)一步設(shè)置各樣式的級(jí)別。

點(diǎn)擊“確定”按鈕即可，在當(dāng)前光標(biāo)位置處將自動(dòng)生成目錄。

這樣自動(dòng)生成的目錄，不僅具有超鏈接功能，通過目錄可以直接進(jìn)入相應(yīng)的正文內(nèi)容部分，還可以初步檢查正文排版有沒有遺漏、錯(cuò)誤之處，而且正文的改變?cè)谀夸浿胁捎谩白詣?dòng)更新”就可輕松實(shí)現(xiàn)修改了，不會(huì)出現(xiàn)不一致現(xiàn)象。