高校館文獻采訪工作新舉措探討

李桂清　張愛芳

【摘 要】本文淺談了河南工業大學圖書館在文獻采訪工作中采取的一些新措施，以適應形勢發展的需要。

【關鍵詞】圖書館 文獻采訪

1 讀者需求調查的一些新方法

1.1網上圖書薦購

采訪人員將得到的電子書目數據轉入本館系統后，系統將數據發布到圖書館服務器上，讀者通過圖書館網頁上相關的新書薦購欄目，查看新書目錄，進行薦購。采訪人員通過系統薦購程序查看讀者薦書情況，并進行統計，作為訂購的依據。另外讀者還可以通過留言簿或E-mail將網頁上新書目錄中沒有的一些新書發送給采訪人員進行薦購，同樣可以作為采訪人員的訂購依據。

1.2網上問卷調查

將調查問卷常年放在校園網上或圖書館的網站上，感興趣的讀者會填寫問卷。或者建立本校讀者的E-mail目錄，根據目前圖書采訪工作的需要和進程設計問卷，將問卷發送給特定的用戶，比如經常參加圖書館組織的外采的學科專家、熱心于圖書館建設的一線教師、各專業的學科帶頭人、學院行政領導、圖書館的熱心讀者及在圖書館勤工儉學的學生等。

1.3 E-mail分主題函件送發

采訪人員要根據讀者的學習或科研進程發送分主題函件，比如新生、新員工的入校薦言、新專業師生的專業書目推薦單、專業教師的最新教學參考書書目、畢業設計（或畢業論文）的文獻目錄推薦。

1.4 BBS討論

這種方式特別適合單一主題的討論與交流，借助于校園網上的BBS，圖書館不需要專門的軟件系統和技術維護，就能基本做到與讀者的隨時溝通，作為公告牌的BBS在高校具有特殊的地位，分類分主題的話語空間中活躍在BBS的人群一般是圖書館的熱心讀者。讀者調查人員可將問題貼中BBS熱門板上，就讀者關心和有爭議的問題進行討論，比如考研圖書、四六級考試資料、各家出版社的排名與評價，或者采訪人員不太了解的學科與新熱點發展動態向讀者進行請教。┆

上述讀者需求調查方式還可以從以下四方面進行優化：(1)設置一些更詳細的個人信息，如選書的書簽功能，可以讓每個用戶能夠查到自己上次的選書記錄。再如，對登錄讀者身份自動進行界定并記錄。(2）讀者問卷調查工作，通過計算機設置對網上問卷的填寫權進行IP限制，以防止網絡用戶惡意填寫造成的數據失真；另外，對讀者身份、學科類別進行較詳細的規定。比如要填報者注明自己是教師、研究生、本科生、大專生、自考生或校外讀者，所在學院、專業系別和年級，細化身份要求可增強填報者的真實嚴肅感。(3)問卷內容要設計得簡單扼要，項目不必太多，問題設計要科學精準，能夠讓人通過回答問卷反應問題，切忌A選項與B選項的含義模糊與模棱兩可，以免讓答卷人感到浪費時間。(4)可以利用網絡技術進行館藏數據的多方統計工作，如拒借率、流通率、預約情況等。通過對這些數據的分析，有助于采訪人員了解館藏利用情況，從而推測館藏的適宜情況，以便根據實際需要及時調整采購計劃，并設法彌補館藏缺失。

新興的讀者調查方式的優點是擴大了參與圖書采訪意見征求的人群。傳統方式下，采訪人員只能將書目訂單發放到重點讀者手中，沒有精力經常分發回收調查問卷，聽取最大多數讀者的訂購意見。而從讀者薦購的書目統計中，采訪人員可以了解到所有讀者對文獻訂購的要求及建議。這對于確定館藏定位、館藏結構及館藏復本具有重要的參考價值，從而克服或減少采購過程中的隨意性和盲目性，從E-MAIL郵件上和BBS上可以非常方便地進行讀者征訂意見調查。更重要的是能夠實現對讀者個性化需求的滿足。

2 高校館文獻采集在實行招標制度下的一些新措施

2.1多方對書商進行評估。訂到率：尤其是一些重點出版社圖書的訂到率。圖書館可以采取每三個月、半年對前期訂單進行一次回溯統計，對半年以上的未到訂單要進行催缺；對一年以上的未到訂單要進行原因分析，是否是取消出版?漏發

訂到率是判斷書商實力的一個非常關鍵的指標。采購招標簽訂的是一個平均的折扣，但書商從各出版社獲得的折扣卻是不同的，一些有名的出版社因為銷路好會壓低折扣，反之亦然，銷路不好的出版社則會提高折扣。追求利益的最大化是書商的天性，書商有可能因為折扣而選擇是否給圖書館發書。因此，訂到率的統計尤其要注意一些折扣低的出版社的圖書。到書周期：主要指預定圖書的到書周期。圖書館可以采取每三個月、半年對前期訂單進行一次統計，計算出平均到書周期。單批出錯率：每批分別統計，累計后計算出平均值；退書方便程度：供書方責任退書或是無條件退書。數據質量：包括采訪數據和編目數據與本館要求的符合程度及使用起來的方便程度。折扣情況：在平均折扣的上或是下。

2.2在保證采購質量的前提下注重經濟效益的原則。如果將招標采購的注意力只集中在購書折扣上，而將更為重要的選擇指標，如到書時間、到書率、訂準率及其他服務忽略，那將顧此失彼，顯然不妥。

2.3標書制作中關于招標項目內容與要求至關重要。要求書商們出具營業執照、注冊資金、資產負債表和損益表等書面材料，要求書商們提供全年可供圖書專業類別、品種和業務往來的出版社名單，及在本地區的大學圖書館用戶名單，從中可了解其業務范圍和規模等，對各書商進行全面評估。要求書商們提供的服務指標主要有：(1)采訪數據。要看提供的電子征訂書目的數據格式是否與本館采訪系統相匹配，以及數據覆蓋面如何，是否及時更新等。(2)到書率、到書時間。到書率和到書時間反映書商的供書能力和工作效率。一般要求，現購圖書到書率不得低于95%；預訂圖書到書率全年不得低于85%；(3)訂準率。要求書商嚴格按圖書館的訂單發書，防止任意搭配不需要的圖書。(4)編目數據。要求數據符合國際標準和國家標準及本館的編目細則。(5)收與退貨的規范。(6)購書折扣百分比。上述指標涉及采購流程全過程，關系到采購工作的質量和效率，應綜合考慮，而不應僅依靠單項指標來評議。

2.4經常主動與文獻供應商聯系，做好監督工作。采編加工服務是一個周期性的過程，流程長，程序多，其間難免會有一些未能預計的新情況、新問題出現。這就需要文獻采訪人員主動與中標的文獻供應商加強溝通，加強督促檢查的力度，隨時掌握情況，遇到問題，盡快拿出解決的辦法，以避免走彎路，造成不必要的損失。

參考文獻：

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