淺談會計電算化下的會計控制

劉妍伶　任麗娟

摘要：隨著世界工業化革命的飛速發展，傳統的企業信息管理體系發生了本質的變化，會計電算化已經為廣大的現代企業所普遍采用。本文探討了會計電算化體系的建立和控制方法，以求使現代化管理手段更高效地為企業服務。

關鍵詞：會計電算化；會計控制

引言

20世紀中葉，隨著社會生產集約化程度的不斷提高，世界工業革命的飛速發展，引發了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業進一步解放生產力，提高勞動生產率帶來了極大的便利。由此，傳統的企業信息管理體系發生了本質的變化，尤其在企業會計信息管理領域更是以嶄新的電腦帳務系統取代了舊式的手工“日清月結”，便捷的企業管理電算化漸為廣大的現代企業所普遍采用。

會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇，同時也對會計控制提出了嚴峻的挑戰。一方面，是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。實施電算化會計以后，為一些人利用計算機進行舞弊提供了條件。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進行設計和開發，從而使會計反映和控制兩大職能平衡發展。多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的控制功能實際上處于“先天不足、后天失調”的境地。為此，需要大力開發會計控制的功能，擴展數據庫，建立以多種數學方法和數學模型為主的方法庫和數據庫。在進行會計控制功能的開發時，會計人員應熟悉業務，對市場和國家政策了如指掌，清楚控制點，系統掌握以數學為主的管理會計方法。此外，還要與系統開發人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認為，就企業會計而言，會計控制具有兩方面的內容，一方面是對會計信息質量和會計工作本身的控制；另一方面是對企業生產過程的控制。

1 信息質量控制

在電算化會計中，由于工具、載體、賬務處理、會計組織等發生了根本的變化，會計控制也由人工控制變為人和計算機共同控制，使會計控制更為復雜，要求更加嚴密。在實施這一控制時，所設計的控制方法、措施和程序，應具有防護性功能和自動補償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應的事先控制予以檢查。同時，一旦發現某一處理環節有誤，就應有相應的補救措施予以糾正。為此，應制訂標準化憑證格式，建立科目參照文件，設立科目代碼校驗位，有條件的可進行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應實施授權控制，通過設置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設專人輸入檢查控制環節，未經檢查，應無法進行下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進行的，主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力，系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關人員進入計算機程序操作。

由此可見，電算化會計控制的關鍵，一是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統的控制點；二是確定計算機硬件設備、開發工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網絡越發展，會計控制自動化的程度就會越高。可以想象，當全社會都用計算機網絡連接起來以后，就可將規范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別，甚至完全可以采用電子數據網絡傳輸，以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。

2 企業生產經營過程控制

現代企業可以看作是各種職能、各種業務處理過程相互聯系、相互作用的集合體，是一個具有特定功能和目標的系統。為保證系統的配合和協調、保證企業經營方針和系統最優化目標的實現，需要采用一系列會計方法，通過計劃、預算、內部控制、分析、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業生產經營過程進行控制。會計電算化為企業利用會計信息進行管理創造了條件，這種會計控制通常有以下特征：①充分利用電算化會計信息。借助計算機對會計數據進行重新分類和整理。通過系統接口或集成方式做到數據共享，一次輸入，多次使用。②需要進行電算化會計信息系統的再開發或二次開發。增加輔助核算，把以運籌為主的數學方法和數學模型開發成方法庫和模型庫，并同會計信息系統有機結合，利用計算機先進快速的處理和計算優勢實施會計控制。③會計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標準和參與政策。④計算機自動報警和實時控制。即將控制標準事先輸入會計系統作為“控制線”，執行中一旦出現差異就激活計算機自動報警，以及時調節或改正作業。一般對企業生產經營過程的控制，包括效益控制、資產控制和風險控制等。

2.1 效益控制

效益控制的目標是以最小的資金占用和耗費，最優的資金投入組合，獲得最大的產出效益，簡單的說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計劃、編制預算等事前控制和跟蹤計劃實施，進行成本、費用指標分解，采用限額開支和責任會計等事中控制。利用計算機的輔助核算，生成適合管理和控制要求的企業內部效益控制報告，如成本費用報告、合同執行報告、責任中心報告等。會計人員應集中精力利用計算機的計算和處理結果進行會計分析，并應對影響企業效益的主要因素進行分析、研究。

2.2 資產控制

資產控制的目標是保持資產實物的安全、完整并使其保值、增值，以實現企業長遠發展的戰略目標。這種控制可以分為實物控制和價值控制兩類。對資產實物的控制，主要包括不相容職務分離控制和授權審批控制，運用計算機進行實物資產管理，對資產的購買、保管、領用、處置應有完整記錄并定期清查和核對，還應經常對內部控制程序和控制執行情況實施審計控制。資產的價值控制，主要包括按資產保值、增值的要求實施財產保全控制，根據需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產折舊，及時進行固定資產大修理等，保證企業再生產順利進行。

2.3 風險控制

現代企業在生產經營中，隨時面臨著風險的困擾。風險控制的目標是，在實現經營獲利目標的前提下，使企業風險達到最小。企業風險分經營風險和財務風險，具體又可分為決策失誤風險、市場變化風險、投資風險、籌資風險等。這些風險會使企業偏離其經營目標。運用恰當的會計控制可減低或消除這些風險。在具備及時、準確、充分的管理會計信息和報告的基礎上，利用含納市場、產品、客戶、競爭和環境因素等多重變量的各種科學的決策模型，通過計算機反復進行模擬實驗以控制決策失誤風險。對于影響收入實現，或者造成成本、費用超支等市場變化風險，通過敏感的會計信息及時進行調節控制， 可在很大程度上減少此類風險給企業造成的損失。通過對投資項目事前進行評價、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時分析和調節，運用投資評價模型和投資管理模塊。可有效地控制投資風險。籌資風險一方面包括籌資成本對企業經濟效益的影響，另一方面也是更重要的方面，是指由于企業融資而引起的財務狀況惡化直至破產的風險。對于財務風險的控制，主要是通過對會計系統的實時控制和分析，控制和調節負債資本結構，適當減低企業還本付息壓力，避免支付危機，以維持企業正常的能持續經營的財務狀況。

由于企業生產經營過程復雜，管理層次多樣，會計控制也無法絕對保證企業業務運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。會計控制系統存在著人為的、非價值因素的影響，無法實現全過程的“絕對自動化”。而且，由于計算機會計系統的采用增加了計算機舞弊這一不安全因素，大大增加了企業會計控制的成本。對于會計控制系統優劣的判斷，不能認為其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原則，使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。

參考文獻

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作者簡介：劉妍伶（1974-11）：黑龍江省齊齊哈爾人，工作單位：齊翔建工集團有限公司，哈爾濱工程大學碩士研究生。

任麗娟（1971-9）：黑龍江省齊齊哈爾人，工作單位：齊翔建工集團有限公司，黑龍江省委黨校本科。