加強企業(yè)檔案保密工作的幾點思考

韋紅慶

隨著我國經(jīng)濟體制改革的深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展，國有大中型企業(yè)已成為市場競爭的主體。一些企業(yè)為了求生存、求發(fā)展，為了擊敗對手，想方設(shè)法竊取對方技術(shù)，因此，企業(yè)檔案的保密及管理工作日顯重要。企業(yè)的檔案工作者及全體員工肩負著保護企業(yè)秘密的重任，只有做好企業(yè)檔案的保密與管理，才能有效保護企業(yè)的利益，增強企業(yè)的競爭力，促進企業(yè)的生存與發(fā)展。

1加強宣傳教育，增強保密意識

企業(yè)應(yīng)該從本單位檔案保密及管理工作的實際情況出發(fā)，采取多種形式大力宣傳《檔案法》、《保密法》、《合同法》、《專利法》和《反不正當競爭法》等有關(guān)法律法規(guī)，開展保密知識專題培訓(xùn)教育活動，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、涉密人員和專業(yè)技術(shù)人員充分認識檔案保密及管理工作的極端重要性，提高保密法制觀念、保密責任意識，嚴格遵守和執(zhí)行保密法律法規(guī)的自覺性。要通過教育提高他們對保守企業(yè)秘密重要性的認識度，從而牢固樹立起四種觀念：一是樹立企業(yè)秘密就是效益的觀念：二是樹立企業(yè)保密就是“保發(fā)展”的觀念：三是樹立企業(yè)保密不僅是維護國家利益，而且也是保企業(yè)和職工自身利益的觀念：四是保守企業(yè)秘密是每個員工的義務(wù)的觀念，從而增強責任感和“自我保護”意識，提高保守企業(yè)秘密的自覺性。

2做好檔案的定密與調(diào)整工作

企業(yè)檔案保密期限，表示該類秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家相關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，有法律效力的時限。《中華人民共和國保密法》第九條規(guī)定，我國國家秘密的密級分為“絕密、機密、秘密”三個等級，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。正確的定密，是做好檔案資料保密工作的重要環(huán)節(jié)，保管的密級檔案在授權(quán)機關(guān)未做出解密前，檔案管理部門不得擅自決定解密和隨意對外提供。

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總趨勢是降密直至解密。所以我們也應(yīng)積極配合保密部門跟隨其內(nèi)容性質(zhì)的變化，重新對密級進行評定，確定正確的密級。其正確的定密，有利于我們的檔案管理，更有利于管理工作中的保密。健全檔案保密制度，重點應(yīng)建立以下三個制度：一是建立調(diào)整或劃定密期限制度，以便屆滿自行解密或調(diào)整密級程度：二是與保密工作部門加強工作和業(yè)務(wù)聯(lián)系，建立調(diào)密通知單制度，要求其對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級檔案文件，要下發(fā)通知單告知檔案館、室，以便檔案管理部門銜接工作，及時掌握，適時變動；三是建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

3加強企業(yè)涉密檔案的管理

首先，做好檔案庫房管理中的保密工作。檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，庫房門窗等應(yīng)用防盜網(wǎng)專門加固，以防盜竊，應(yīng)盡量做到庫房、辦公室、閱覽室“三分開”。檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理，制定嚴格的檔案管理制度，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，從保管條件上確保密級檔案的安全。

其次，加強制度建設(shè)。涉密檔案的閱覽、外借、復(fù)印、銷毀等應(yīng)建立嚴格的規(guī)章制度，提供利用時必須指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

同時，提高密級檔案管理人員的素質(zhì)。密級檔案管理人員具有特殊的地位和身份，他們對保守國家的秘密有比一般工作人員更為重大的責任，因此涉密檔案保密工作好與壞，管理人員素質(zhì)是個關(guān)鍵。要選配政治強、業(yè)務(wù)精、責任心強的人員管理涉密檔案資料，明確其職責和應(yīng)遵守的紀律，做到不壞、不丟、不散、不亂，即不因各種不利因素而使檔案損壞，不因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，要求檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

4處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家秘密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的神圣職責。檔案開發(fā)利用工作是一項政策性很強的工作，過寬容易造成泄密，過窄就達不到為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的目的，這就要求我們在檔案開發(fā)利用前區(qū)分好開放利用與控制的范圍，開放檔案是為了發(fā)揮檔案的作用，更好地為國家、企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)：保密是為了防止信息傳播以后，損害國家和企業(yè)的利益，二者從根本上是一致的。在處理兩者的關(guān)系時，既要重視國家、企業(yè)的安全和利益，又要有利于市場經(jīng)濟發(fā)展的需要。提供利用檔案、開發(fā)檔案信息資源，是為了發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，檔案外借、提供檔案復(fù)制件、出具檔案證明、辦理函調(diào)檔案業(yè)務(wù)和出版公布檔案等，凡是損害國家和企業(yè)利益的要嚴格控制。

企業(yè)作為市場競爭的主體，保護商業(yè)和技術(shù)秘密，將成為企業(yè)核心競爭力的根本保證，每個企業(yè)都應(yīng)根據(jù)各自的特點，制定出比較完善的保護商業(yè)和技術(shù)秘密的措施，并在企業(yè)嚴格落實執(zhí)行。這些措施的落實，有利于企業(yè)在參與國際競爭中獲得主動權(quán)，提高經(jīng)濟效益。