網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用

李　新

1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的特點(diǎn)

1．1檔案信息資源開發(fā)利用的工具和手段發(fā)生了變化。檔案信息資源開發(fā)，從外延上講，就是發(fā)掘信息、開拓信息渠道、建立檔案信息庫、加速檔案信息流動；從內(nèi)涵上講，就是不斷重組和加工檔案信息，最終提供利用。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將促使檔案信息源從館藏主體向網(wǎng)絡(luò)信息資源主體轉(zhuǎn)移，它內(nèi)吸外取，實(shí)現(xiàn)全國乃至全球網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，從而更加便捷地實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)檔案信息資源共享。

1．2檔案信息資源開發(fā)利用的方式和對象發(fā)生了變化。網(wǎng)絡(luò)超越時空界限，為異地提供利用創(chuàng)造了條件。千里之外萬里之遙，通過聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)直接讀取信息，縮短了行程，方便了利用，節(jié)省了時間。與此同時，網(wǎng)絡(luò)使社會化的信息資源共享成為可能。利用者不僅是本地本國本行業(yè)，而是所有的有權(quán)用戶。

1．3檔案信息資源開發(fā)利用的速度發(fā)生了變化。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件與檔案資料的區(qū)分變得不再明顯，傳統(tǒng)意義上的立卷、歸檔方式要經(jīng)受考驗(yàn)，大量的文件、檔案、資料將實(shí)現(xiàn)即時存檔，目前所遵循的鑒定、整理、立卷等工作規(guī)范也將隨之產(chǎn)生變化。檔案信息的快速上網(wǎng)，為社會提供信息資源，特別是為決策層提供信息，其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益明顯展示出來，檔案信息的決策支持作用將更加顯著和重要。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

2．1檔案信息服務(wù)意識淡薄。由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，不少檔案部門和檔案工作者形成了“重管輕用”觀念，他們認(rèn)為“按時接收，按時開放，提供利用”就夠了，有的甚至將檔案工作看成一種輔助性的工作，對檔案工作缺乏必要的投入。認(rèn)為開發(fā)價值不大，再怎么開發(fā)也不能提高效率、不能創(chuàng)造效益。這些錯誤觀念直接影響當(dāng)前及未來經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展對檔案信息資源的迫切需求，檔案信息資源開發(fā)利用也就達(dá)不到應(yīng)有的效果，這是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案信息資源開發(fā)利用中必須解決的一個重要的問題，否則檔案工作將無法應(yīng)對數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。

2．2檔案信息資源建設(shè)不足。檔案信息化建設(shè)為檔案信息資源的開發(fā)利用提供新的平臺和空間。檔案信息化建設(shè)要求有針對性地開展檔案信息資源的數(shù)字化、有序化、規(guī)范化和特色化建設(shè)，其核心和重點(diǎn)是檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)，受制于許多因素，主要為：一是整體投入不足，有限的資金沒有發(fā)揮最大的效益，導(dǎo)致資源浪費(fèi)、結(jié)構(gòu)不合理；二是一些部門對檔案信息服務(wù)重視程度不夠，檔案工作效益不高；三是缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，沒有形成統(tǒng)一的開發(fā)利用及管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)：四是在設(shè)備購置及管理上，存在管理不善的狀況。建立種類齊全、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化的數(shù)字檔案信息資源體系，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要條件，因此要加強(qiáng)檔案信息資源的共建共享，努力建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，不斷提升檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

2．3檔案隊(duì)伍素質(zhì)不高。檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。而檔案管理群體缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)、又懂社會科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。目前檔案部門人員存在的主要問題是：缺乏新的專業(yè)知識，知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；缺乏現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息知識和創(chuàng)新意識。這些都給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用工作帶來一定的阻礙。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的措施及對策

3．1解放思想，強(qiáng)化信息服務(wù)意識。在檔案信息資源的開發(fā)與利用中，不僅要做好傳統(tǒng)的服務(wù)工作，而且要發(fā)揮主觀能動性，充分利用網(wǎng)絡(luò)和檔案信息數(shù)據(jù)庫等優(yōu)勢，開發(fā)多種多樣的數(shù)字檔案信息資源，不斷開拓檔案信息服務(wù)的新局面。

3．2健全標(biāo)準(zhǔn)。目前，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。從檔案管理到各種軟件開發(fā)，均缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。沒有標(biāo)準(zhǔn)化體系，就無法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，而計(jì)算機(jī)管理是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開發(fā)檔案信息資源的技術(shù)手段和重要工具，因此，根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)盡快制定標(biāo)準(zhǔn)化體系是當(dāng)務(wù)之急。

3．3推行檔案全文數(shù)字化，紙質(zhì)檔案原件全文數(shù)字化，是使檔案信息數(shù)據(jù)上網(wǎng)運(yùn)行的前提條件，又是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開發(fā)檔案信息的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，才能對檔案信息進(jìn)行分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案查詢系統(tǒng)。目前，檔案館開發(fā)和提供上網(wǎng)利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而對作為一次信息的檔案全文信息以及圖形圖像信息卻開發(fā)得很少，用戶在網(wǎng)上只能看到檔案的索引、目錄，卻看不到檔案全文。這樣，網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢仍然無法顯現(xiàn)出來。為了滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的提供利用，必須實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化，這是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。

3．4培養(yǎng)檔案信息資源開發(fā)與利用專業(yè)人才。在當(dāng)前信息社會，大量電子信息資源涌進(jìn)了檔案部門，這對每一個檔案管理人員都提出了“一專多能”的要求。檔案管理人員必須轉(zhuǎn)換角色，從“守門人”變成檔案信息的采集者、管理者和傳播者，不但要提供信息，還要提供從信息中提煉出來的新的知識，要從舊的管理和服務(wù)模式中走出來，開發(fā)各種優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源，使之形成數(shù)據(jù)庫，更加有效地為社會各界提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)。