淺談如何做好檔案利用信息反饋工作

王建玲

摘要：本文說明了檔案利用申的信息反饋工作在檔案工作的重要性和作用，以及提高檔案開發利用率要做的幾項工作。

關鍵詞：檔案信息反饋開發利用催化劑

檔案利用中的信息反饋工作是檔案業務工作報告中的一個重要環節。它在溝通檔案館和社會之間信息傳遞，調整檔案服務與社會利用之間的雙向需求，以及研究深化檔案信息開發利用方面起著十分重要的作用。

目前有的檔案部門的信息反饋工作開展得不十分理想，發揮的作用不是很大。其主要原因有四：一是收集意識不強。檔案工作人員沒有把信息反饋工作作為主要業務工作來完成，只是把它作為檔案接待利用中的一個輔助性工作。二是主動收集不夠。一些檔案部門雖然也制定了一些收集反饋信息的計劃。伹無專人負責，不能做到主動跟蹤追訪。三是宣傳不夠。不善于作宣傳解釋、指導、說服工作。四是對反饋信息沒有作詳盡的分析、研究。一些正確信息沒有給予采納，打擊了利用者的積極性。

要想做好檔案利用信息反饋工作、提高檔案開發利用率，筆者認為，要做好以下幾項工作。

1加強信息意識，提高對檔案利用信息反饋工作重要性的認識

在注重如何提供檔案為社會服務的同時，注重了解社會利用檔案以后的各種反映、動態和效益。要在檔案館(室)接待人員中提高對信息反饋工作重要性的認識，在思想上樹立起信息反饋工作不可忽視的觀念。在年終總結評比中，要把信息反饋工作作為完成業務工作的實績加以考核。

2利用多種渠道，主動收集反饋信息

很多檔案館(室)信息反饋工作收效不大，主動收集不夠是其中一個重要原因。我們在抓這項工作時不能坐等上門，要想辦法主動收集，具體可采用：

2．1現場收集。利用者在檔案館(室)查閱檔案的過程中，接待人員要做有心人，做到勤問、勤登記。特別是對那些有可能產生經濟和社會效益的典型查檔對象，更要做到細心詢問，弄清底細。這樣基本上能把握好現場收集這個關。

2．2寄發信息反饋卡。對于一些不能當場反映出利用效果的利用情況，可以通過寄發“檔案利用情況信息反饋卡”來進行跟蹤調查，獲取反饋信息。信息反饋卡的內容應該包括：檔案信息反饋單位，借閱時間，借閱者姓名，借閱目的或動因，查閱檔案的數量、人次、內容，查檔后獲得的效益，解決的問題及對檔案館(室)的看法、意見、建議等。信息反饋卡寄發后還應采取主動上門、定期催交等方式來進行收集。

2．3定期召開利用者座談會。每年定期邀請一些利用者來檔案館(室)征求他們對檔案工作特別是檔案利用工作的看法、建議，了解他們下一步對檔案的需求。邀請的人員可以常來檔案館的老利用者：某一專題或新的利用動向的代表人物：對檔案事業關心，有建設性意見的人等等。這樣就可以從座談會上直接獲得很多寶貴的反饋信息，便于檔案館(室)制訂檔案利用工作計劃，及時調整利用工作的方向。

2．4建立檔案信息反饋抵押金制度。對一些利用檔案后可能產生效益的單位和個人，收取一定的信息反饋抵押金，并限定反饋信息的時間，收到反饋信息后，抵押金如數退還。這樣對檔案利用者形成一定的經濟制約，使之能主動配合檔案部門做好信息反饋工作。

3加強檔案館的形象建設，提高全社會的檔案意識

近幾年來，隨著檔案事業的發展，民眾檔案意識雖然有所增強，但能夠主動上門向檔案館(室)反饋信息的利用者畢竟不多。因此，要取得利用者的配合，檔案館(室)還必須進一步向社會加強檔案宣傳，樹立檔案館的形象，使檔案館形象在用戶心目中加深，這樣才能使利用者主動地、熱心地向檔案館(室)反饋各種有用的信息。