《電子簽名法》在電子檔案管理中的應用解析

符慧萍

1《電子簽名法》確立了電子檔案的各種標準

1．1電子檔案的原始標準。電子檔案作為新的一類檔案，同樣要具有檔案的本質屬性——原始性。《電子簽名法》對此有著明確的要求：①能有效地表現所載的內容并可供隨時調取查用：②能保證自最終形成時起，內容保持完整，未被更改。電子檔案必須同時具備以上兩種屬性。

1．2電子檔案的真實性標準。《電子簽名法》規定：①生成、儲存或傳遞文件的方法是可靠的；②保持內容完整性方法的可靠。電子檔案的內容不允許有任何刪改和變動，從產生到形成電子檔案要有一致性，不能有任何變動。

1．3電子檔案的保存標準。電子檔案保存不同于傳統的紙質檔案，有另外的標準，如能有效地表現所載的內容并可供隨時調取查用；能識別電子檔案的移交人、接收入以及移交、接收的時間等等。因此，對電子檔案的保管，不僅要保存電子檔案本身內容，而且還要保存相應的軟件及運行環境。

1．4電子檔案的移交和接收的標準。紙質檔案的接收、移交都是在接收單位或移交單位面對面的進行的，雙方同時進行清點、核對，共同辦理移交手續。而電子檔案的移交和接收可以在不同的城市、不同的單位之間進行，這是電子檔案與傳統的紙質檔案最大不同，反映了信息時代的特點。《電子簽名法》規定，移交人的移送即發件人的發送必須具備下列條件之一：①經移交人授權發送的；②移交人的信息系統自動發送的；③接收入按照移交人認可的方法對電子檔案進行驗證后符合設定結果的。

2《電子簽名法》是電子檔案的安全核心

2．1傳統的紙質檔案必須要有負責人的簽字蓋章才能發生效力，而電子檔案只有負責人的簽字蓋章并不能解決問題。一份電子檔案，一個人制作出來后，其他人也可以制作出相同的內容和格式，制作者的身份和效力難以得到保證。只有采取電子簽名的手段才能保證對電子檔案的安全。電子簽名只有同時符合下列條件的，才能視為可靠的電子簽名：①電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；②簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；③簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現：④簽署后對電子檔案的內容和形式作任何改動能夠被發現。從中可以得出，電子簽名是指在電子檔案中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據，即能夠在電子檔案中識別當事人的身份，保證安全、起到與手寫簽名或者蓋章同等作用的電子技術手段。

2．2電子簽名或蓋章(電子簽章)決不是將普通的印章變為電子的就算電子簽章，也不是數字證書與印章圖像的簡單組合。目前的電子簽章技術已經達到了成熟階段。電子印章中心可以根據“刻”章者的要求，為印章加上水印、隱形編碼等防偽標識，并可以記錄每次使用的時間、用途等信息。只要使用專業儀器，就可以立即辨別出印章的真偽。

2．3為了使加蓋了電子印章后的電子檔案與紙質檔案有相同的外觀特性，必須采用數字紙張技術，用以保證傳輸前后的電子檔案的版面一致，確保內容和形式不被篡改和不被分割。例如，發送一個100頁的Word文檔，接收時變成了101頁，雖然內容沒有變，可是文字、圖形等排版的位置改變了。采用了電子簽章中的數字紙張技術，則能保證電子檔案在傳送前后的版面保持一致，內容不會被篡改，也能保證任何人都不能把蓋章后的電子檔案中印章與文件相分離。

2．4使用電子簽名之前必須進行實時的驗證，以確保只有合法的電子簽名才能夠進行簽章。電子檔案的傳輸雙方由于不一定相識，使用電子簽名時，往往需要由第三方對電子簽名人的身份進行認證，并為其發放證書，向交易雙方提供信譽保證，這個第三方稱為認證機構。認證機構起著擔保作用。

3《電子簽名法》使電子檔案管理進入法制化軌道

3．1《電子簽名法》是社會進入信息時代的標志。一切信息表達、信息記載均可數字化，信息生成、傳輸、修改、再現等都可以通過計算機和網絡得以實現，數字形式愈來愈多地替代紙張形式，成為社會活動和意思表示的載體。在倡導無紙化辦公和無紙化交易的今天，這部法律的實施正是反映了時代的需求，為我們對電子檔案的法制化管理提供了法律基礎。

3．2電子檔案的管理者對電子檔案進行管理時，需了解電子檔案的內容，審查提供者所提供的電子檔案是否符合《電子簽名法》的要求，有無進行電子簽名等。在接收電子檔案時，也必須按照《電子簽名法》的標準使用電子簽名，實現對電子檔案的法制化管理。

3．3《電子簽名法》所體現的“功能等同”、“技術中立”等標準，是管理電子檔案的重要依據。在只有電子檔案而沒有紙質檔案的情況下，按照“功能等同”的標準，電子檔案與紙質檔案起著同樣的作用，同樣符合被視為“原件”、“書面形式”的要求。因此，《電子簽名法》不但解決了電子檔案管理中遇到的紛繁復雜的問題，而且提供了最高效力的法律依據，必將對電子檔案的管理產生深遠的影響。