高校檔案信息化需要注重過程管理

徐　瑩

1高校檔案信息化應該特別注重實際應用

強調實際應用，一是強調將信息技術應用于日常檔案工作之中：二是強調將已經有的信息技術裝備用足；三是樹立不用、少用就是浪費的觀念。

1．1強調將信息技術應用于日常檔案工作之中，是說要用足現有的你會用的且工作中需要用的軟件。目前的軟件升級周期在縮短，不論是購買的商品化軟件，還是自行開發的軟件；不論是數據庫，還是中間件；不論是網站，還是信息管理系統。買了不用是浪費，買了不用足，同樣是浪費。

1．2強調將已經有的信息技術裝備用足，說得通俗些就是“買了機器拼命用”。近幾年來很多高校檔案部門已經添置了很多計算機和網絡設備，在高校檔案信息化方面有了一定規模的硬件投資。但這些設備的使用效率低下，設備閑置的現象普遍存在。甚至有些設備買來以后從來沒有使用過，就已經要被淘汰了。

1．3在添置新的設備時，也要有這個觀念，不用、少用就是浪費。同時，一定要搞好應用，發揮好硬件設備和軟件系統的效能，提高高校檔案信息化效益。高校檔案信息化不能搞形象工程，高校檔案信息化投資不是花錢買硬件設備擺樣子的。一定要以應用為上。以實用為本。

2高校檔案信息化必須解決檔案工作實際問題

強調高校檔案信息化必須解決檔案工作實際問題，一是強調高校檔案信息化不是搞花架子，投資就要出效益：二是解決制度和機制問題比解決技術問題更重要。

2．1高校檔案信息化不能搞花架子，投資就要出效益。高校檔案信息化投資應當根據實際需求來進行，有些需求，是適應高校檔案信息化環境或網絡新生態必需的，有些則不是。信息化的目標，要切合實際情況的需要，要與現實的經濟實力相配套。信息化帶動檔案現代化，在一定程度上是需要的。但是做任何事情都有個限度，超過了一定的限度，就不行。

2．2解決制度和機制問題比解決技術問題更重要，過去的矛盾主要是硬件有沒有。當然，今后這個矛盾仍然會長期存在。但是，目前凸現出來的問題，更嚴重的是機制缺損。有些領導只講提高認識，經常成立領導小組或調整領導小組成員。但是具體的措施沒有制度化，這就不能形成激勵機制。高校檔案信息化沒搞好，總是找硬件投資的問題，好像增加投資就會搞好高校檔案信息化。實際上制度建設要與信息化協調，制度建設要以形成一定的機制為核心。

3高校檔案信息化還必須解決檔案工作面臨的新問題

“應用”，主要是個軟性的問題。在高校檔案信息化方面，很少有現成的、可以直接套用的解決方案。不僅國外的很多東西我們不能直接搬過來用，國內的很多東西我們也不能直接搬過來用。

以計算機輔助檔案管理為例，有關計算機輔助檔案管理的應用幾十年來一直存在下面幾個問題：一是許多檔案部門在實施計算機輔助檔案管理項目時存在著“穿新鞋走老路”的現象。多數單位未能把業務流程的優化重組與實施計算機輔助檔案管理有效地結合起來，造成了只是用計算機代替了原有的手工操作的情況，造成了計算機輔助檔案管理功能難以全面發揮。

從實踐情況看，在計算機和網絡應用方面，失敗或不成功的類型主要有三種：第一種是單位組織構架和機制、制度沒有事先按照信息化要求進行相應的調整；第二種是引進的高校檔案信息化系統與單位的組織構架和機制、制度及信息流程沒有很好整合和小能融合；第三種是引進的高校檔案信息化系統不符合國情、不符合現實情況。

實施管理信息系統，必須先對單位的內部組織構架和機制、制度有充分的了解，然后，還要根據單位的內部組織構架和機制、制度去設計適用的管理信息系統。了解之后，應當根據高校檔案信息化要求，并且考慮以后制度改革和制度建設、制度創新的需要，先進行單位內部組織構架和機制、制度及信息流程的設計和改組、改革、創造。在新的組織構架、制度和機制及信息流程的基礎上，廣泛聽取各個部門的意見，并且引導性地讓客戶提出高校檔案信息化需求意見，然后設計出真正適用的管理信息系統。初步建成的管理信息系統，還要多次試用和改進、磨合，才能逐漸符合需要。

最主要的問題是：高校檔案信息化的前期工作由誰來做呢?系統集成商雖然不斷地進行組織構架、體制、機制、制度建設方面的測試。這大概就是管理信息系統建設成功率低的主要原因。這方面很需要復合型的人才和專家來籌劃整個解決方案。

總之，高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發展變化和創新的，而且過程不是獨立、孤立發生的；過程是有環境、有外部條件的，我們不僅要有適應環境的能力，還要有改造和創新環境的能力。