新鄉醫學院第－附屬醫院電子文件格式及歸檔方法調查

邵　荔

1調查涉及部門的基本情況

調查涉及管理部門10個，占全部科室的21.74％；教學部門2個，占全部科室的4.35％；醫技部門2個，占全部科室的4.35％：服務部門4個，占全部科室的8.7％。

2電子文件基本情況

該院參與調查科室形成的電子文件總量為54684件，135；46GB。

參與調查部門中現行文件中電子文件所占比例在80％以上的10個，占55.56％：在80％-50％與49％-20％的各2個，各占11.11；在19％以下的4個，占22.22％。

參與調查部門用于處理電子文件計算機使用的操作系統，windows 98/ME 1個，占5.56％；Windows2000/NT 2個，占11.11％；Windows XP 18個，占100％。

參與調查部門電子文件來源于電子政務系統平臺的1個，占5.56％，系統外購；源于辦公自動化(OA)系統的3個，占16.67％，系統全部外購；源于通用字處理軟件的13個，占72.22％；源于掃描、數字照相、攝像等數字化方式所形成的7個，占38.89％；采用CAD技術形成的1個，占5.56％：源于各種業務系統中產生的業務數據4個，占22.22％，系統全部外購；源于其他方式的1個，占5.56％。參與調查部門中電子文件使用TXT格式5個，占27.78％；DOC格式14個，占78.78％；WPS格式4個，占22.22％；XML格式2個，占11.11％；HTML格式1個，占5.56％；PDF格式2個，占11.11％；JPEG格式7個，占38.89％；MP3格式1個，占5.56％；AVI格式2個，占11.11％；MPGE格式3個，占16.67％；DBF格式4個，占22.22％；XLS格式7個，占38.89％；其他格式1個，占5.56％。參與調查的部門中電子文件使用套印紅頭電子模板的1個，占5.56％；不使用的17個，占94.44％。所有部門均未使用電子印章。

參與調查的部門中電子文件管理責任人屬信息技術人員的3人，占16.67％文件管理人員的4人，占22.22％；檔案管理人員的2人，占11.11％；業務人員的8人，占44.44％；其他人員的4人，占22.22％。

3電子文件存儲管理

參與調查部門使用的信息系統中有歸檔功能的2個(使用業務系統)，占11.11％；無歸檔功能的16個，占88.89％。

參與調查部門已經歸檔電子文件的總量54684件，135.46GB。其中有7個部門沒有填寫，占所有調查表的38.89％。

參與調查部門電子文件歸檔時間采用辦結后隨時歸檔的4個，占22.22％；采用定期集中歸檔的10個，占55.56％；采用隨辦隨歸檔的4個，占22.22％。

參與調查部門電子文件歸檔方式采用在線歸檔1個，占5.56％；采用離線歸檔17個，占94.46％。

參與調查部門電子文件向檔案部門移交歸檔的3個，占16.67％；不向檔案部門移交歸檔的15個，占83.33％。

參與調查部門電子文件元數據和背景信息歸檔的4個，占22.22％；不歸檔的14個，占77.78％。

參與調查部門歸檔電子文件中有文本文件的14個，占77.78％；電子表格的12個，占66.67％；電子郵件的3個，占16.67％；數據庫文件的5個，占27.78％；視頻文件的1個，占5.56％；圖像文件的2個，占11.11％；程序文件的1個，占5.56％。

參與調查部門電子文件辦理過程有實時記錄的2個，占11.11％；沒有的16個，占88.89％。

參與調查部門對電子文件加密保存的4個，占22.22％；不加密保存的14個，占77.78％。

參與調查部門制定有電子文件的歸檔制度或規范的6個，占33.33％；沒有的12個，占66.67％。

參與調查部門制定有電子文件的保管期限表5個，占27.78％；沒有的13個，占72.22％。

參與調查部門中電子文件歸檔責任部門屬信息技術部門1個，占5.56％；文件管理部門1個，占5.56％；檔案管理部門2個，占11.11％；業務部門4個，占22.22％；其他部門11個，占61.11％。

參與調查部門歸檔電子文件的統一存儲格式為TXT的3個，占16.67％；DOC的12個，占66267％；WPS的5個，占27.78％；XML的1個，占5.56％；JPEG的4個，占22.22％；DBF的2個，占11.11％；XLS的3個，占16.67％；其他的2個，占11.11％。

參與調查部門中歸檔電子文件的存儲方式采用在線存儲的5個，占27.78％；離線存儲的17個，占94.44％。

參與調查部門歸檔電子文件離線存儲載體采用硬盤的14個，占77.78％；光盤的7個，占38.89％；其他的1個，占5.56％。

參與調查部門歸檔電子文件在線存儲載體采用存儲在獨立的檔案信息專用服務器中的3個，占16.67％；其他的14個，占77.78％。

參與調查部門中對電子文件管理與歸檔提出建議和要求的有4個，占22.22％。主要集中在安全性、格式統一、統一管理、操作簡單、方便查閱五個方面。

多數部門沒有制定電子文件歸檔制度與保管期限表。歸檔責任部門分散。電子文件的統一存儲格式以文本類為主。歸檔電子文件存儲方式以離線存儲為主，存儲載體以硬盤為主(77.78％)、光盤為輔(38.89％)。