辦公自動化條件下紙質文件的歸檔問題

張　三　牛二強　劉　四　王彩虹　張文利

張三：我們今年開始使用辦公自動化系統形成文件，領導簽發只需要在電腦上操作就行了。這樣打印出來的發文稿紙上的領導簽名只是鉛字打印的，非手寫的。年終歸檔需要再叫領導用手寫重新簽名一次嗎?今年省檔案局的一個人到我們單位來，好象說打印字體的簽名無法律效力。說作為檔案保存就需要我們重新找領導手簽，我覺得好麻煩。

牛二強：首先需要明確兩個問題：一是“領導簽發只需要在電腦上操作就行了”，具體是如何操作的?相關元數據是不是很完備，即足以證明是領導本人所為；二是你們單位對此操作有沒有相關的管理制度，具體是如何規定的?

其實，“年終歸檔需要再叫領導用手寫重新簽名”不但麻煩，也不太好操作，因為領導流動性較大，也許有的領導到不了年終就已經不在崗了，要想找他簽字難度較大，要想保持檔案的完整性是比較困難的。針對以上問題，一般的解決方法是雙套制：即一般的文件流程走OA系統，但定稿還需領導親筆簽發后暫存機要部門，然后定期向檔案部門歸檔。或許，像絕密文件可能在OA系統中只走題名，本身文件還是按紙質的流程走，當然，這與OA系統的密級有關。

目前，好多發達國家的PDM電子數據也是輸出后手工簽字，然后再掃描、打印、復印后用于生產?？梢婋娮雍灻募夹g還需進一步完善。

劉四：我們公司也是用OA，這也是我在工作中遇到的問題，真希望早點出臺相關的法規。版主說的實行雙套制，我覺得很麻煩，原文件肯定有，但是在網絡中心那里存著，如果要歸檔，又加大了自己的工作量。如果定時打印出來叫領導簽字，暫存在秘書那里。年初歸檔，好像有點麻煩。總之，怎么樣都是麻煩。

牛二強：是啊，目前的雙套制使工作量增加一倍，而且兩套很容易出現不協調統一的問題，致使實際工作很難操作。

王彩虹：我們在收OA電子文件時，按照雙套制來做的，收了電子文件，紙質也要打印出來歸檔，不過這種做法還是很不完善，因為打印簽名只是最后的一個領導手簽名，這種做法欠妥，目前還在進一步探討。另外，電子文件歸檔如果沒有簽名的話，也是沒有法律效力的，目前準備增加使用電子簽名。

張文利：移動這方面做的不錯，因其文件在流程中的權限分割是非常明確的，只有相關權限的人才能對文件進行相應操作，而且在文件歸檔時，可將其審、閱、批一套流程文件打印出來，協同正文一并歸檔，打印文件后只需加蓋公司印章即可，保障了有效性。

xglanxin：我們也是這樣的啊，最終打印出來的發文稿紙上文件形成過程中的經手人都有簽名(電子簽名)，和正式文件一同歸檔。但連同簽發人都是電子簽名，這樣就可以了?不需要再叫簽發人手簽一次?我們認為這樣就可以了。但到我們單位來的一位省檔案局的人說還要讓簽發人手簽一次。不知道那人說得是否正確，還是想當然。

王彩虹：我們打印出來的紙質文件，簽署流程也是非常明確，審批意見從經辦人一直到領導都有：但是手簽名是只有最后的把關人(大部分是領導)來簽，所以一直覺得這種做法欠妥，但目前也找不出合適的做法。

如果是沒有使用OA之前，文件是要經過很多部門會簽的，包括經辦人、部門領導、總部領導等等，但是，使用了OA之后，原來的會簽流程是在OA實現的，打印出來紙質后歸檔，不可能每個人再重簽，最后只有領導或經辦人簽名。目前的做法最終結果是：①OA電子文件是歸檔了，但是目前還沒有電子簽名，實際上是不具備法律效力的，只能作為文件材料保存。②紙質檔案也歸檔了，但是在會簽流程上體現的是最后領導簽名或是經辦人簽名，這樣如果最后用做法律用途或追究責任，是會出現推脫情況，所以是欠妥的(相信目前很多單位都是這樣做的)。針對這種情況，我們決定使用電子印章和電子簽名。

張文利：我們這里是不用的，已經有相應的審批流程內容在其中了，而最后歸檔時加蓋了單位的公章，也是說明了文件的合法性，那么再手簽一次已屬多余內容，且文件已經做電子文件保存。不過地方要求也要根據地方不同而實際處理，如前面會員所說，當地檔案局要求還要手簽也不無道理。

牛二強：其實應該從兩個方面來認識這個問題：一是如果你們單位認可OA系統中的電子簽名，那么說明歸檔的電子文件是真實有效且受控的，但在歸檔時還要打印一份紙質的用來備查，即體現紙質文件的憑證價值，那么就需要相應的標識來表明它具有憑證價值，比如相應的制度中規定用組織印章或領導簽字，應依規定為準；二是依據《電子簽名法》第三條第四款的規定，即法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形，則說明行業或地方檔案行政部門明確規定歸檔文件不能用電子簽名代替手簽名，那就紙質文件必須要有領導簽發。

還有使用電子印章和電子簽名確實很有必要，我們現在搞的是實實在在的雙套制，即文件從擬稿到簽發兩套系統都走，只是如果在OA系統中發布的話，紙質版文件直接歸檔，如果不走OA系統，則只體現目錄，其余通過紙質文件走下去。

(摘自《檔案界》網站)