“檔案規(guī)范化整理”應當何去何從

檔童刃等

檔童刃茂躍老姜石克白樺興利吳翠英牛二強丁從建亓曉華王霞豫同仁濮檔人

檔童刃：最近，我們檔案館要升級，為了使庫房的檔案實體看著美觀，單位組織全體人員加班加點換卷盒，把原來的卷盒換成新的統(tǒng)一的卷盒，這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”恐怕全國并非“獨此一家，別無分店”，相反可能“分店遍及全國”。我想不明白的是這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”的最終目的何在?是為了美觀，還是為了升級，抑或是為了別的什么?我們知道檔案工作的最終目的是為了延長檔案壽命和提供利用，那么這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”對延長檔案壽命和提供利用究竟是“利大于弊”還是“弊大于利”哪?如果“弊大于利”，那么這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”還有沒有必要?“檔案規(guī)范化整理”應當何去何從?

茂躍：我認為“檔案規(guī)范化整理”的確很有必要，但“為了使庫房的檔案實體看著美觀，單位組織全體人員加班加點換卷盒，把原來的卷盒換成新的統(tǒng)一的卷盒”的所謂“規(guī)范化整理”是沒有必要的。歷史上形成的檔案整理結果應當予以尊重，否則豈不造成人力、物力和財力的浪費?但許多人一提到規(guī)范化整理，就想到了“一刀切”，就要求外在的形式上的東西整齊劃一，這樣給評審專家看起來就特別美觀。這真有點形式大于內容的味道。記得陳兆祦教授在一篇文章中介紹了美國對非永久保存檔案的整理，甚至連訂書針都不拆，裝在一個大盒子里，只要能找到就行了。他們重視的是需要永久保存的檔案，特別務實。不搞什么花架子。

老姜：90年代初，我在檔案館整理過民國檔案，經驗、教訓都有。經驗是：有助于建立和完善目錄。民國檔案有案卷目錄而沒有卷內目錄，因此，對民國檔案的整理本著“有目可查，查之必準”的原則，這項原則也是整理的目的。其中，“查之必準”是對檔案整理人員的素質要求。教訓是：由于民國檔案原卷較厚，需要分卷，分卷就要更換卷皮。許多古色古香的原卷皮扔掉了。另外，許多民國檔案卷頁經裱糊之后，原清晰的紅色字跡擴散嚴重，當下的所謂規(guī)范化整理一定要突顯整理的目的性即便于“利用”以及對案卷的“保護”，舍此，就有形式化之嫌。

石克：檔案整理原則中有這樣一條原則：充分尊重和利用原有的整理結果。所以說整理的目的是為了便于保管和利用，并不是為了升級或者美觀，當然在不影響檔案自身的保管利用的前提下，做到整齊美觀更好。但如果為了美觀而大動干戈，非要統(tǒng)一裝具，就有點違背檔案館升級的初衷和檔案整理的原則了。而且不同時期的裝具不同，正好也是檔案整理、保管條件的一種演變過程，從某種意義上來說，這也是檔案館的一筆財富。

白樺：我認為檔案規(guī)范化整理是檔案工作正規(guī)化建設的關鍵環(huán)節(jié)，卷盒的規(guī)范化是加強檔案規(guī)范化管理的必要手段，也是檔案規(guī)范化整理的重要組成部分。我認為卷盒的更換不僅僅為了美觀，更重要的是方便提供利用和延長檔案壽命，還可以大大提高檔案管理的效益。關于卷盒是否需要更換問題，從節(jié)約成本方面講，要看卷盒有沒有更換的必要，會不會出現(xiàn)“重復性建設”的現(xiàn)象，如果該換，那么就應該立足長遠，樹立精品意識，把好鋼用在刀刃上。該花的錢要花，不能只顧眼前、不顧長遠，只顧省錢、不顧質量；如果不該換，不該花的錢堅決不花。

興利：有的時候，這種所謂的規(guī)范化整理就是對檔案的破壞。且不說換檔案盒，就是檔案本身，先是將卷內文件目錄工整地抄寫一遍，后來又打印一遍，現(xiàn)在又搞檔案數(shù)字化，再拆開掃描一遍，不知道什么時候是個頭。有的時候，這種折騰是上級逼的，但有的時候，是自身工作不扎實。只有在這上面打轉轉，弄個表面光鮮罷了。

吳翠英：我們檔案館升級時更注重的是內容，如補充、完善頁號、卷內目錄、備考表、案卷標題等，對館內全部檔案進行檢查補充完善，然后在全部檔案數(shù)據錄入完畢的基礎上，重新打印了案卷目錄。過去手抄目錄筆跡不統(tǒng)一、抄寫的不規(guī)范、案卷目錄封面、說明、目次、備考表等不齊全。因此，檢查案卷質量、修改、完善、補充案卷存在問題，這是實現(xiàn)規(guī)范化管理必須做的工作。如果案卷盒、卷皮破損更換也是為了更好的保護檔案也是應該的，但沒必要全部更換。

牛二強：從直覺上說，這種形式上的規(guī)范整理也有很多優(yōu)點，先不說優(yōu)點是什么，說點個人感受吧!我們單位近幾年陸續(xù)更換了1970年以前的大部分產品檔案盒，同時也梳理了檔案，美觀就不用說了，利用起來也覺的爽心悅目，感覺比沒有換的良好多了!當然，我們不是為了升級，也不是為了應付檢查，而是拿自己管理經費搞。再說還有一部分沒有更換的設備檔案，有些脊背簽直接貼到了隨機資料的硬質夾子上，不美觀不說，頂?shù)妹芗芤埠喜簧?，我現(xiàn)在還尋思著早點換掉呢!今年六月份，在一次檔案工作大檢查中，我們發(fā)現(xiàn)一些部門資料室的檔案盒破爛不堪，霉變嚴重，我們便提出更換的要求，得到了各級領導的大力支持，短短兩個月內他們就整改完畢。效果良好!因此，形式上的規(guī)范也很有必要，關鍵是看一個度該怎樣把握!

丁從建：檔案規(guī)范化整理既是個檔案管理的技術標準問題，也是個認識論中的認知水平問題，既有檔案整理操作實質內容，也有整理結果后的形式顯現(xiàn)；既包括如何保管好實體檔案的問題，又牽涉到檔案資源的現(xiàn)實利用需要。我的看法是，既要把檔案規(guī)范化整理本身作為一種文化來對待，有統(tǒng)一的認識，明確的操作要素和程序，又要把檔案規(guī)范化整理作為一項專門技術標準來對待，嚴格遵循國家已經出臺的相關業(yè)務建設規(guī)范，把檔案整理好。

亓曉華：在此就電子文件的規(guī)范化問題談點想法，我認為我們應當抓緊制訂電子文件管理標準。因為目前辦公過程中形成的各類電子文檔大多是按照個人使用習慣存放在各個人微機或其它存儲介質中，不便于電子文檔的統(tǒng)一和規(guī)范整理，而電子檔案的記錄格式、載體、形式有別于紙質檔案，急需有一個完善的工作標準來規(guī)范電子文檔管理，如電子文檔的登記標準、歸檔標準、鑒定標準、收費標準、防護標準、安全標準以及專利維護等等，這些標準的制定可以參照文書檔案的某些做法，但又不能照搬，這是實現(xiàn)電子文檔規(guī)范化管理的重要突破口。

王霞：我想從另一個角度談一點個人的想法：“規(guī)范化”后反映規(guī)范化過程、內容的文字記錄規(guī)范化了嗎?這個問題聽著拗口，理解其實不難。這就說到了全宗卷內容的補充和規(guī)范問題。老檔案都知道。每一次的規(guī)范化整理，案卷實體的本來面目都有或多或少的改變，這樣下去檔案的原始記錄性就有被篡改的感覺，那么唯一的辦法就是把規(guī)范化過程中被規(guī)范的地方用文字說明記錄下來，以備后人了解、研究。但是。這個把檔案規(guī)范化整理內容進行規(guī)范化記錄的環(huán)節(jié)卻往往被忽略，這也是近幾年來全宗卷內容不充實、不完善的原因之一吧。因此，從這個角度上講，本人認為檔案規(guī)范化整理，不能只局限于對檔案實體規(guī)范化整理，更要注重檔案規(guī)范化整理記