淺談我國檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索功能現(xiàn)狀與未來建設

趙山山

摘要：目前國內(nèi)檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索服務功能現(xiàn)狀是：大部分檔案網(wǎng)站具有網(wǎng)上檢索服務功能，但檢索資源匱乏、檢索范圍比較狹窄；檢索方式有一定多樣性，但檢索功能設計還不夠完善：缺乏必要的檢索資源說明及查詢幫助和指導：檢索結果處理方式單一，后續(xù)服務不足，未來要想改進檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索服務功能，建議加強信息資源建設，擴大檢索范圍，注重資源共事：完善檢索功能設計，優(yōu)化服務，為檢索者提供方便。

關鍵詞：檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索調(diào)查研究

網(wǎng)上檢索服務功能建設是檔案網(wǎng)站拓展服務面、實現(xiàn)信息查閱無距離、無時間限制的重要手段，它對提升檔案服務工作水平，擴大檔案工作的社會影響力將會起到積極的作用。因此，網(wǎng)上檢索服務功能如何往往是評價檔案網(wǎng)站建設的重要指標之一。目前我國很多檔案局館紛紛建立了自己的網(wǎng)站，網(wǎng)站定位也逐步從最初的單一展示性向多功能性發(fā)展，網(wǎng)上檢索服務功能也得到了相應的發(fā)展。那么，目前我國檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索服務功能建設狀況如何呢?為了了解目前我國眾多檔案網(wǎng)站的網(wǎng)上檢索服務功能開發(fā)的狀況，筆者最近通過網(wǎng)絡、以各省級的檔案局館網(wǎng)站為主進行了一些調(diào)查，共瀏覽了三十個省級檔案局館網(wǎng)站，重點對網(wǎng)站提供的檢索資源、檢索范圍、檢索方式、檢索說明、檢索結果處理及相關服務等進行調(diào)查分析。通過調(diào)查，筆者對目前檔案網(wǎng)站的網(wǎng)上檢索服務功能建設狀況有了初步了解，也發(fā)現(xiàn)了存在的一些問題，并對未來的發(fā)展進行了一些思考。

1檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索服務功能現(xiàn)狀

1．1大部分檔案網(wǎng)站具有網(wǎng)上檢索服務功能，但檢索資源匱乏、檢索范圍比較狹窄。相對于早期的檔案網(wǎng)站偏向于展示性，目前大多檔案網(wǎng)站已開始注重增強網(wǎng)站的網(wǎng)上檢索等服務功能建設。主要的標志是大部分網(wǎng)站能提供各式網(wǎng)上檢索服務。從筆者網(wǎng)上調(diào)查來看，31個省級檔案局館除青海省檔案局館目前未建網(wǎng)站外，其它30個省級檔案局館均建有網(wǎng)站。這些網(wǎng)站中有27家提供現(xiàn)行文件檢索服務(其中新疆、河南、陜西、河北4家相關現(xiàn)行文件檢索欄目暫時打不開)，占比例為90％，其中可查閱或鏈接到全文的有16家：有23家設有館藏檔案資源網(wǎng)上檢索服務欄目，占比例為76.67％，其中能檢索到內(nèi)容的有21家。從這些數(shù)據(jù)可以看出，大部分檔案網(wǎng)站已開始關注網(wǎng)上檢索服務功能的建設，很多檔案網(wǎng)站已具有了一定的網(wǎng)上檢索功能，且檢索類型有一定的多樣性，這說明目前我國檔案網(wǎng)站在信息檢索服務建設方面已經(jīng)取得一定的成績。

但仔細分析一下目前提供網(wǎng)上檢索服務的這些檔案網(wǎng)站，我們也發(fā)現(xiàn)，這些網(wǎng)站可供檢索的資源還極匱乏，檢索范圍比較狹窄。由于大部分網(wǎng)站缺乏可供了解的檢索資源說明，筆者通過一些簡單的網(wǎng)上檢索操作發(fā)現(xiàn)，除少數(shù)幾家網(wǎng)站可提供數(shù)萬條以上的可查詢數(shù)據(jù)外，大部分網(wǎng)站提供可檢索的資源量還非常的少。雖有53.33％的網(wǎng)站可提供部分現(xiàn)行文件全文檢索，但能夠提供檔案全文檢索的網(wǎng)站卻很少，資源量也更少。如只有4家能真正提供檔案全文檢索，占比例只有13.33％。一部分檔案網(wǎng)站空有網(wǎng)上檔案檢索欄目，查不到實際內(nèi)容，如陜西檔案信息網(wǎng)、河南檔案信息網(wǎng)等。同時各網(wǎng)站提供的資源類型單一，多為文書檔案，能提供聲像檔案等特殊檔案檢索的只有3家(吉林檔案信息網(wǎng)上有聲像檔案檢索欄目，但無法使用。因此不包括在內(nèi))，占比例為10％；提供館藏除現(xiàn)行文件和檔案外資料檢索服務(包括非本館藏資料檢索服務)的有10家，占比例為33.33％。能提供其他網(wǎng)站檔案及非檔案信息資源檢索服務鏈接的只有7家，占比例23.33％。這些都說明，目前檔案網(wǎng)站可供檢索信息資源還不夠豐富，檢索范圍比較狹窄，跨館間的資源檢索利用還不方便，用戶的多樣化信息檢索需求遠不能得到滿足。這些都嚴重影響了檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索服務效果。

1．2檢索方式有一定多樣性，但檢索功能設計還不夠完善。在網(wǎng)上檢索功能建設中，檢索方式的開發(fā)關系到用戶使用檢索系統(tǒng)的效果，進而會影響用戶效益的形成。這次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近21家網(wǎng)站實現(xiàn)了多途徑組合檢索，占比例為70％：有的還提供分類瀏覽檢索等檢索方式。這表明，目前網(wǎng)靖的檢索方式有一定的多樣性。這種多樣性對保證用戶查找過程的檢全率、檢準率有一定的幫助。但比較一些提供專業(yè)信息檢索服務的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡檢索系統(tǒng)，筆者也發(fā)現(xiàn)目前檔案網(wǎng)站檢索功能設計還遠不夠完善。很多網(wǎng)站提供組合的檢索途徑較少，如晉檔在線，只有起至時間與關鍵詞兩種途徑；有的偏專業(yè)性，如有的提供檔號、題名、責任者、目錄號、起至時間幾種檢索途徑，但檔號、目錄號這些途徑對于一般使用者來說是無多大實用性的，不如全文關鍵詞、主題詞或題名關鍵詞，這些途徑更易于普通利用者掌握。再如，76.19％網(wǎng)站的網(wǎng)上檢索只支持邏輯“與”一種檢索式邏輯關系，而支持多關鍵詞檢索功能和精確與模糊匹配功能的只有少數(shù)的幾家，至于相關檢索詞推薦功能則沒有一家提供。另外像很多網(wǎng)上檢索系統(tǒng)中提供的限制檢索功能，如二次檢索功能，這次調(diào)查中也只有8家設計了這一功能。而對于分類檢索，雖很多網(wǎng)站都對提供的檢索資源進行了一些分類，如現(xiàn)行文件檢索中有些提供機構、職能及時間分類，但各站分類標準不一，分類類目等級很多只有一層，隨著信息量的增加，將不便于利用者從分類途徑進行瀏覽查找。所有這些都表明，目前我國檔案網(wǎng)站的檢索功能設計還有很多缺陷，缺乏人性化，利用者使用不便，檢索效果欠佳。

1．3缺乏必要的檢索資源說明及查詢幫助和指導。對于檢索者來說，不管是專業(yè)人士還是普通用戶，利用一個檢索服務系統(tǒng)之前往往需要了解這個系統(tǒng)能提供哪些資源，如何使用這個檢索系統(tǒng)。這樣用戶才能有效利用這一系統(tǒng)，從而保證檢索的有效性。但調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前這些檔案網(wǎng)站中能提供網(wǎng)上可檢索資源較系統(tǒng)詳盡說明的只有2家，6家只有部分資源的簡單說明：提供查詢操作說明的只有9家，其中一些僅是部分檢索方式操作說明，而更具有直觀性的操作圖示則沒有一家提供。作為一個完善的檢索系統(tǒng)，應該考慮利用者使用的方便和使用中可能出現(xiàn)的困惑，盡可能提供一些有效的使用幫助。但通過這次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前檔案網(wǎng)站在這一點上做得還不夠，看來還遠不能站在利用者的角度上開展工作。

1．4檢索結果處理方式單一，后續(xù)服務不足。目前檔案網(wǎng)站的檢索結果處理方式較單一，后續(xù)服務不足，還不能滿足用戶對于檢索結果多樣化處理需求。如，檢索的目錄信息顯示多為固定的文字列表式，顯示內(nèi)容、顯示方式往往可選擇性差。目前僅有四川、甘肅提供了部分檢索結果排序選擇，云南提供檢索結果顯示字體顏色選擇，上海提供默認顯示項、檢索項顯示和自定義項三種結果顯示選擇，各網(wǎng)站檢索到的全文信息格式多樣，有pdf格式、doc格式和html等多種格式，但顯示格式和瀏覽方式往往不可選擇。