電子文件的跨平臺集成管理與網絡化綜合利用

欒祿祥

摘要：信息技術快速發展，各種工具軟件平臺派生了種類繁多的、應用程序繁雜的大量電子文檔。如何實現跨平臺便捷高效的管理與應用，已成為廣大計算機用戶的迫切需求。本文設計的跨平臺集成管理與網絡化綜合利用系統，實現了分類管理、智能查詢檢索功能和網絡化綜合利用功能，具有便捷管理、高效應用、安全性強的特點。

關鍵詞：跨平臺；Documents；集成；安全

一、問題的提出

隨著office辦公室自動化及網絡化管理進程的不斷發展，利用計算機建立生產與管理各類電子文檔，已成為人們重要的工作內容。但隨著工作量的增加及時問的累積，各類文檔不僅級數型增長，而且經常會為某一事件建立不同類型的文件，包括doc、pdf、JPg、bmp、lxl等格式的文件，不能集成到同一軟件內集中調用。經常出現“我的文件在哪了，怎么找不到了”或忘記了文件名，不得不在大量的磁盤文件中費時費力查找的現象。甚至有時人們會因故不得不與別人共用一臺電腦，而文件夾又無有效的保密功能，致使電子文檔的管理更加混亂無序，應用不便。總之，在實際工作中，電子文檔的管理和利用存在著諸多問題。

如何將大量繁雜的文檔和在不同的平臺下建立的分立文檔集中在一個操作平臺下，使這些分散的只具有輸入、輸出功能的文件，具有分類管理、智能查詢檢索功能；如何減少計算機磁盤文件紊亂。增強有效實用的安全保護措施、使其具有更高的使用效率是實際工作中急需解決的一項重要課題。為此，本文針對《電子文件的跨平臺集成管理與網絡化綜合利用》的管理平臺《以下簡稱《集成管理平臺》)設計要點進行分析與闡述。

二、集成管理平臺設計

1關鍵技術集成應用

運用數據庫技術、高密存儲技術、智能搜索技術及跨平臺文件轉換與利用、遠程通訊等先進技術，對用戶在其他操作平臺下建立的各類文件，如：doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件，進行整理、存儲，搭建一個具有檢索、分送、存儲、安全保護、綜合利用，普通計算機用戶自己能夠駕馭與維護自己文件系統的計算機管理平臺。

2主要功能要求

1)安全性

要以增強安全性為重點，采用數據庫加密技術，運用加密算法，存儲各類文件的關鍵信息與代碼，網絡傳輸采用加密校驗和傳輸協議，確保文件內容的安全以及網絡傳輸的安全，并使不被授權使用《集成管理平臺》的用戶無法打開已被錄入到該平臺的文件。此功能對于多人使用同一臺電腦更具實際意義。

2)實用性

要力求具有廣泛的適用性，體現功能的簡潔、使用的方便。因此在設計上，文件存儲、查詢、傳輸的程序要充分參考數字檔案管理規則，關鍵字段能夠涵蓋廣大用戶的需求，以方便用戶查找、利用。程序設計還要具有靈活設計功能，留有用戶按需求自我改進設計的靈活空間，界面子欄目Title可由用戶更改，盡量讓用戶感到該系統專為我設計。

3)跨平臺管理

將用戶在多種工具軟件或管理軟件下建立的文件，集中到同一個操作管理平臺下，并可在此平臺引導下完成不同類型文件的編輯、利用。如用戶通過其他工具建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件。可收錄在本平臺下，并可建立其關鍵信息。此后，用戶再查找、利用該文件時只要在該平臺下，輸入關鍵信息，瞬間即可查到。并可在該平臺下予以編輯、輸出等。

4)跨平臺文件的傳輸、轉換與集成

采用java編程，通過HTML符號的描述和JAVA語言、JAVASCRIPT腳本語言。以Hyper Text和Hyper Medla技術結合將各種信息組織在一起，實現文件信息的訪問與查詢，以Hyper link的鏈接功能，實現文字、表格、聲音、影像、照片、圖像、動畫等多媒體文件信息的訪問與檢索。

5)遠程音視頻文件利用流媒體形式播放

基于流式Slream的廣播技術，自編碼技術使多媒體文件在Internet／Intranet中使用流式傳輸技術進行連續性時基媒體傳輸，把連續的音、視頻等多媒體數據經過編碼、壓縮處理后，通過流媒體服務器，多級緩沖、發送速率自適應調整機制，消除馬賽克，保證數據暢通無阻地在網上傳輸。

6)文本文件分類檢索與全文檢索

查詢、檢索、利用是本項目的根本，在界面設計上要涵蓋用戶所關注的重點字段。而且在數據庫結構上要涵蓋查詢檢索、類型轉換、權限設置、系統維護、文件存儲等字段，以便滿足用戶安全、便捷、全方位組合或單項檢索查詢。對于文本文件實現全文查詢檢索，影視文件關鍵點查詢檢索。因此。本項目具有將多種文本轉換為本系統能夠識別的全文檢索功能。

7)集成化及網絡化

從項目管理的角度出發。實現按項目及類別集成化管理，使用戶分散的文件，能夠按照事件分塊管理。條理清晰；從網絡化管理發展方向進行整體設計，實現網絡化文檔采集、傳遞、審閱、編輯、利用。

3主要操作程序設計

1)文件錄入

對收入到本系統的文件，輸入與文件相關的著錄信息，以便分類管理與快速檢索，同時設立閱讀者、使用者、審閱者的權限只讀或可修改。像文件標題、文件編號、作者、日期、密級、學科種類、文件種類、分送部門等字段等，對于有特殊要求的用戶可在系統維護中，修改這些字段的Title，以方便管理。

2)原有文件采集、新文件建立及編輯

《集成管理平臺》不僅能夠在本平臺的支持下建立、編輯新的文件，而且可以收錄、編輯已在其他環境下建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avl等格式的文件，使其具有本平臺支持的各種功能。

3)文件分送

本平臺提供網絡傳遞審閱功能，可根據需要將文件分送到其他單位或個人。按“文件分送”就會出現您剛剛錄入的文件，并分送到相關人員。鼠標雙擊“分送單位”，“收文者簽字”，“處理結果”反饋等可查詢反饋結果。當您想取消分送時則按“分送取消”按鈕。

4)權限設置

具有強大的權限管理及安全機制。選擇人員權限一欄，可設置哪些人員可以對該文件只讀、修改或刪除。用戶在必要時可通過授權操作，方便地將當前辦理的任務授權給其它人員進行辦理。

5)按事件管理項目文件

“保存”按鈕將您收錄的文件及著錄信息以加密方式存儲到文件中。點“繼續”按鈕可繼續錄入與該事件相關的下一個文件，以便在同一歸檔內容中集成多個同一事件的全部文件(可是多種類型文件)。

6)文件查詢與編輯

“選擇查詢方式”：可在任一字段內輸入您要查詢的文件的信息或同時在多個字段內輸入相關信息，實現單項或多項組合查詢，例如可以按文件編號、學科種類、文件標題、日期、分送人員、審閱人員及審閱情況、關鍵字等單項查詢或任意組合查詢，同時可對文本文檔實現全文查詢，及其他文檔分段查詢等

等。對于查到的文檔可直接支持編輯、傳送、輸出等功能，以減少用戶切換操作的麻煩。

7)分項與組合顯示

有兩種顯示方式供選擇：“顯示主要字段”或“顯示所有字段”。選擇后按“查詢”按鈕。以最簡潔方式、快速準確表征用戶所需的信息，盡最大可能減少用戶的工作負擔。“分送一覽”：顯示該文件分送的情況。

8)系統維護

系統維護對整個系統的正常、高效運行起著重要的作用。主要功能是進行數據庫及系統所需內容的分類管理、建立及刷新。這一功能的應用水平，決定了本系統分類管理、檢索利用的簡潔、快速、高效的效果。根據需要，用戶亦可在本平臺支持下建立修改相關字段。如設置主類別明細、分類別明細、用戶權限及數據結構維護、數據導入、導出、歷史數據處理等等。

三、結束語

本項目的設計與產生，源自于我們多年親自進行計算機編程，或作為普通用戶使用各種工具建立自己的文件的過程。及大多數計算機使用者的實際感受。使用該系統不再擔心自己放在某個文件夾的文件。不被授權的情況下被別人閱讀或利用；不必擔心筆記本電腦遺失，硬盤文件被拷貝；不必擔心自己建立了許多文件，許多文件夾，費時多處查找；不必擔心同一事件建立的多種類型、多個文檔不易管理的問題。總之，使用該系統后。可以按時間、事件、相關內容、關鍵信息等等，瞬間查找到多少年前存儲的文檔，該項目可廣泛適用于個人、企事業單位、政府機關及網絡化辦公系統，在多人同時使用同一臺計算機時，更體現本項目的重要意義。征稿啟事

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