談電算化企業(yè)內(nèi)部管理制度

邵立萍

摘要指出了企業(yè)在建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之后，需要建立完善的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的內(nèi)部管理制度，主要包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作運(yùn)行管理制度、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理制度。

關(guān)鍵詞企業(yè)；電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部管理制度

中圖分類號(hào)F207.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào) 1007-5739（2009）06-0269-01

企業(yè)在建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之后，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的可靠性、經(jīng)營管理的有效性和財(cái)產(chǎn)物質(zhì)的安全性，需要建立完善的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的內(nèi)部管理制度，這些制度主要包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作運(yùn)行管理制度、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理制度。

1會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制

建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，就是要明確每個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管、人人有職責(zé)、辦事有要求、工作有檢查。

由于企業(yè)單位的業(yè)務(wù)量和會(huì)計(jì)管理要求各不相同，其會(huì)計(jì)電算化的崗位設(shè)置也不完全相同。會(huì)計(jì)電算化的人員一般分系統(tǒng)開發(fā)人員、操作人員和管理人員3大類。據(jù)此，會(huì)計(jì)電算化人員的工作崗位通常也設(shè)置以下幾種：系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、系統(tǒng)維護(hù)員等崗位。以上幾種會(huì)計(jì)電算化崗位的工作職責(zé)如下：

（1）系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員是指執(zhí)行電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理工作的人員。系統(tǒng)管理員一般由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管擔(dān)任，也可以指定專人擔(dān)任。系統(tǒng)管理員必須精通本單位的財(cái)務(wù)工作，有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。系統(tǒng)管理員有很大的權(quán)限，負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的日常運(yùn)行工作，協(xié)調(diào)系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系，完善各種會(huì)計(jì)電算化管理制度，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確性和安全性檢查工作等。

（2）系統(tǒng)操作員。系統(tǒng)操作員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)并調(diào)用系統(tǒng)的全部或部分功能的人員。系統(tǒng)操作員應(yīng)當(dāng)熟悉本單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能熟練地進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入。系統(tǒng)操作員一般要由經(jīng)過計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)2類知識(shí)培訓(xùn)的會(huì)計(jì)人員或計(jì)算機(jī)專業(yè)人員擔(dān)任。系統(tǒng)操作員還可具體分為數(shù)據(jù)錄入員和數(shù)據(jù)審核員2種，數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)備份和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸出（包括打印會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等），數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)原始憑證的真實(shí)性、正確性審核和記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表的合法性、完整性、規(guī)范性審核。

（3）系統(tǒng)維護(hù)員。系統(tǒng)維護(hù)員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行管理與維護(hù)的人員。系統(tǒng)維護(hù)員一般由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員擔(dān)任，他應(yīng)有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練地編寫程序，了解所用的軟件結(jié)構(gòu)，熟悉本單位計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的組成。系統(tǒng)維護(hù)員主要負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件、硬件的日常維護(hù)和故障排除工作，負(fù)責(zé)應(yīng)用軟件的升級(jí)換代和軟件的二次開發(fā)工作。

2電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作運(yùn)行管理制度

為了保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所提供的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的系統(tǒng)操作運(yùn)行管理制度，主要包括電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄及內(nèi)部控制制度等，這些管理制度主要包括以下內(nèi)容：

（1）系統(tǒng)所有操作人員必須經(jīng)過會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)合格方可持證上崗。

（2）規(guī)定操作人員的使用權(quán)限。通常由會(huì)計(jì)主管或系統(tǒng)管理員為各類操作人員設(shè)置使用權(quán)限和操作密碼，規(guī)定每個(gè)人可以使用的功能模塊和可以查詢打印的資料范圍，未經(jīng)授權(quán)，不得隨便使用。在授權(quán)時(shí)應(yīng)注意：系統(tǒng)開發(fā)人員、維護(hù)人員不得擔(dān)任操作員；出納人員不得單獨(dú)做除登記日記賬以外的其他操作；對(duì)不同的操作人員規(guī)定不同的操作權(quán)限，對(duì)企業(yè)的重要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)要采取相應(yīng)的保護(hù)措施；未經(jīng)授權(quán)的人員一律不得上機(jī)。

（3）操作人員上機(jī)必須登記，包括姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況和處理結(jié)果等，上機(jī)操作記錄必須由專人保管。

（4）操作人員必須嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作。要預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；已輸入的數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行留有痕跡的修改。

（5）為確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的非法修改和刪除，操作人員應(yīng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份工作，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，以防發(fā)生意外。

（6）保證計(jì)算機(jī)機(jī)房設(shè)備的安全和正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作的前提條件，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔；為避免計(jì)算機(jī)病毒，操作人員不得使用外來軟盤，如必須使用要先進(jìn)行病毒檢查；健全計(jì)算機(jī)硬件、軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性與完整性。

（7）系統(tǒng)的使用和維護(hù)。即按系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求組織會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錄入，并及時(shí)傳遞、輸出和保存有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、信息。系統(tǒng)的使用需要良好的運(yùn)行環(huán)境，因此還要做好日常的維護(hù)工作，包括硬件和軟件的維護(hù)。軟件的維護(hù)主要有正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)3種。硬件維護(hù)大的方面主要由銷售廠家進(jìn)行，小的方面可由單位的系統(tǒng)維護(hù)員進(jìn)行。

3電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理制度

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)資料的歷史文件，實(shí)現(xiàn)電算化以后的會(huì)計(jì)資料主要是指保存在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤、光盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)，以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔資料。而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案僅指保存在紙介質(zhì)上的會(huì)計(jì)賬表憑證，隨著會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)方式的改變，相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度也應(yīng)隨之改變。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理制度主要包括：檔案存檔的手續(xù)、各種安全保衛(wèi)措施、各種調(diào)檔審批手續(xù)、檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限、檔案保密規(guī)定和保存期限等。一般包括以下具體內(nèi)容：

（1）制定各種會(huì)計(jì)文檔存檔、保存期限及期滿銷毀的手續(xù)制度。依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（2）采用軟盤等磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，要認(rèn)真定期檢查，做好防磁、防火、防潮、防塵工作；對(duì)重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，準(zhǔn)備雙備份，以防止由于磁性介質(zhì)的損壞而造成會(huì)計(jì)檔案丟失。

（3）會(huì)計(jì)檔案的保密措施。會(huì)計(jì)檔案的保管實(shí)行權(quán)限分割制度，系統(tǒng)操作人員和程序開發(fā)人員不能兼任會(huì)計(jì)檔案保管工作，查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)辦理審批登記手續(xù)。

（4）通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔以及會(huì)計(jì)軟件程序，應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

4參考文獻(xiàn)

[1] 趙合喜，王吾.會(huì)計(jì)電算化[M].北京：高等教育出版社，2002.