關于檔案數字化優化模式的探討

何淑嫻

（甘肅省文化藝術檔案館，甘肅 蘭州 730000）

一、引言

目前，隨著我國正處于信息高速化時代，檔案建設工作也采取了數字化模式，怎樣利用計算機技術有效地進行管理檔案，最大程度地開發檔案資源，優化檔案數字化模式，是目前檔案工作發展的重要問題。

二、明確檔案數字化工作的內涵及意義

檔案數字化是數字檔案建設的基本工作，是結合了高科技技術的新型檔案信息存儲形態，數字化的存儲形式，網絡化的共享形式，通過計算機管理的方式，形成一個系統性的數字化檔案庫，實現信息資源實時共享利用。

數字化檔案管理是相較于傳統檔案管理的新創新，能夠更好地實現對檔案資料的收集、整理、保存、查閱等工作，還可以通過專門的通道實現全網瀏覽和查借閱功能。有了管理員授權，不僅單位內部領導可以隨時隨地的查閱所需資料，而且外來查檔單位也可通過專業平臺，獲取所需電子檔案，檔案數字化系統全面運行后，可提高檔案管理員的工作效率，更好的提升工作水平及質量，從而實現了檔案從管理到信息研究及利用的轉變。

三、檔案數字化工作的必要性

檔案數字化是目前檔案工作者所面對的重要發展契機，檔案信息正逐漸融入人們社會活動的每個環節，只有對每個環節進行深入分析，才能更好解決檔案的數字化，因此檔案數字化建設工作需要盡快實施。

1.檔案數字化是時代發展的要求。數字化在各個領域都產生巨大影響，并為我們的生活帶來許多便利，從而改變了我們的生活。近年來，西方國家提出了辦公自動化，使得無紙化辦公已成為必然。

2.檔案數字化是當今社會發展的實際需要。檔案記錄的大量圖片、文字、數據，是真實、可靠，具有說服力的原生的資料，同時也是國家信息資源的一部分，其價值無法估量。目前，互聯網可實時獲取信息，檔案工作者在查閱資料時也需要快速、及時，人們在查閱檔案資料時也要求檔案信息的時效性和便捷性。

3.檔案數字化優點：（1）方便獲取存放。傳統檔案一般都為紙質檔案，經過多年存放，可能出現字跡模糊，造成記錄缺失或失真；對于存放時間過久的檔案，還可能出現文件損壞的情況，從而使得檔案存儲工作進展困難，而新型數字化檔案可降低存儲成本、減少所需內存的存儲檔案信息，在時間和空間上滿足人們的需求。(2)方便查閱.紙質檔案在查閱過程中會消耗大量時間精力，而在查閱數字化檔案時，只需關鍵詞，就可以調取相關檔案，且傳統檔案查閱時，需要檔案管理人員的許可才能進行查閱，查閱過程中還需要閱覽大量紙質文字，而數字化檔案則是通過專業通道共享檔案資料，使查閱者能夠在最短時間內獲取所需資料，最大程度上的滿足利用者的需求。（3）重復使用。電子數字化的檔案有很強的重復使用性，使用過程中，無論檔案被顯示或打印多少次，都不造成檔案信息損壞和丟失，隨著存放年限的延長，也不會存在資料老化、破損的情況，多次重復的引用資料更不會減少數字檔案信息的使用次數。

四、檔案數字化標準

“數字遺產”是當前人類文明的一筆寶貴財富，但是有的單位不考慮對檔案的有效管理和價值，一味的生成數字化檔案信息，可能會增大檔案管理工作的負擔。因此，對于需要數字化存儲的檔案的選擇標準是人們目前關注的重點。

1.根據檔案利用率存儲。利用率時檔案數字化過程中最直接的衡量尺度，在進行檔案數字化存儲之路時，發揮計算機的管理優勢，優先選則使用頻繁的檔案，制作數字化副本，對于利用率較低的檔案，無需進行數字化。

2.根據檔案價值存儲。檔案價值是數字化過程中最重要的標準，要選則具有珍貴價值的檔案數字化，尤其對于某些有特殊價值的、年代久遠的珍貴檔案，要優先數字化存儲，使紙質檔案原件有多個數字副本，滿足對孤本的珍藏需求。

五、結語

數字化是檔案管理工作的關鍵，檔案數字化讓人們更快速更便捷的獲取所需信息，足不出戶就可完成工作，既滿足了信息時代的要求，也從很大程度上優化了檔案管理工作，但是數字化檔案的建設和利用是一項龐大又復雜的工程，需要投入大量的資金和人力支持，由此可見，數字化檔案建設任重而道遠。