開好會議有訣竅！

許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開不完的會？會議不僅多，而且總是那么長。本打算開一個小時的，最后兩個小時也解決不了問題。

如何做才能擺脫這種狀況？

會前——要做哪些準(zhǔn)備？

對部門主管來說，即使是小型的會議，也不能疏忽會前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會議的效果。

首先，設(shè)計好會議議程和議題。作為部門主管，通常都會在會前設(shè)計好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報下周工作，溝通重要項目的實施情況、提出新項目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點(diǎn)、采取什么樣的溝通形式（比如：頭腦風(fēng)暴），卻沒有提前考慮好。

于是，會議就變成了無休止的溝通和討論，頭緒越來越多，根本無法達(dá)成任何結(jié)果。

因此，主管在會前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實施方案、完成時間等都要有明確的設(shè)定；而在會中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設(shè)計的方案中。

其次，會前幾天要公布議題。主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門會議，員工在會前對要討論什么都一無所知。沒有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，又如何打得勝呢？主管要盡可能在會前兩三天，哪怕是前一天通知大家會上要討論的內(nèi)容，可以讓大家做一個較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備，必能使效率倍增。

再次，確定參加者。有的主管會說，部門總共就這十幾個、幾十個人，所有內(nèi)容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見。但事實上，讓許多與議題無關(guān)的人參會，只會讓會議效率變得更低。比如：非相關(guān)人在不明情況下發(fā)言，其意見的參考價值會大大減弱，甚至?xí)`導(dǎo)相關(guān)人的看法，同時會議時間也必然增長。事實上，對于那些非相關(guān)人，不如干脆不要浪費(fèi)他們的時間。或者，對于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進(jìn)行會后通報，或者用簡報的形式去通報亦可。

會中——為什么愛“跑題”？

為什么設(shè)計好的議程，在進(jìn)程中總會出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象？

首先，明確會議討論方向。在會議中，常會出現(xiàn)討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問題了。最讓人遺憾的，有時會議看似開得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，連最基礎(chǔ)的戰(zhàn)略問題其實都沒有確定下來，其他不都是徒勞嗎？

因此，會議到底是要討論戰(zhàn)略層面，還是戰(zhàn)術(shù)層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。

其次，抓住會議核心人物。在任何團(tuán)體和活動中，都會有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說服力的人。因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會議效果事半功倍。

同時，會議主持人一定明確自己的立場，不可把自己當(dāng)成個局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪桑约褐皇墙M織者和教練的角色而已。但也不能相反。主管一定要明確：開會的目的是為了汲取更多人的智慧和意見，而不是主管個人的演講會。要知道，如果你太多地發(fā)表意見，很容易限制和誤導(dǎo)大家的思維。

再次，不要讓氣氛淹沒實質(zhì)。有時，主管為了營造一種溝通的氣氛，偶爾會拋磚引玉，但是有時磚難免會拋得“遠(yuǎn)”了一點(diǎn)兒。或者是有人在發(fā)言中，說了句笑話，接下來的發(fā)言者，可能一不自覺就引申到了其他內(nèi)容上。其實，“跑題”很多時候都是不由自主發(fā)生的。

因此，主管此時就要及時“喊停”，如果一個話題，被四個人說跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬八千里了，這完全是一個級數(shù)效應(yīng)。

會后——難道還有事嗎？

首先，別忘總結(jié)。在一個部門會議中，通常會對幾個議題進(jìn)行討論。有很多會議都是虎頭蛇尾，只要所有議題都討論過，會議也就隨之結(jié)束了。這看似節(jié)省了時間，而實際上卻不可取。主管在會議結(jié)束前，一定要適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)要點(diǎn)，再次明確每項任務(wù)的責(zé)任人、工作要點(diǎn)、完成時間等，要將會議上達(dá)成的一致成果加以總結(jié)。這不僅能讓員工再次明確自己的責(zé)任，還具有很強(qiáng)的提醒功能。

其次，要做好會議紀(jì)要。也許主管會說，每個參會者都做了記錄，還用多此一舉嗎？事實上，會議紀(jì)要是一個很重要的部門資料，尤其對于達(dá)成了明確目標(biāo)、責(zé)任人、注意事項、完成時間等內(nèi)容的成果，都是對項目、個人、成果進(jìn)行考核的依據(jù)。

再次，會議結(jié)果不要有模糊字眼。在許多會議結(jié)束后，都常常沒有確切的結(jié)果，比如：“基本上同意”、“大致通過”這樣的話，要盡可能減少甚至拒絕。因為這樣的話根本沒有意義。因此，會議一定是要有明確結(jié)果。哪怕沒有明確結(jié)果，也要給出達(dá)成結(jié)果的時間。管理

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