關(guān)于常用辦公軟件操作的幾點規(guī)律

摘要:軟件操作在操作順序、操作方法、了解軟件功能及熟悉具體命令方面是有規(guī)律的，用戶只要遵循這些規(guī)律，就可以進一步提高軟件操作水平。

關(guān)鍵詞:軟件;操作;規(guī)律

中圖分類號:TP3文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1009-3044(2009)24-6920-02

Rules of Operation about Office Software

SUN Hai-yun

(The Baoji Party School， Baoji 721001， China)

Abstract: There are rules in the operation sequence， the operating methods， understanding the functions and familiarity with the commands， so long as users follow these rules， we can further improve the level of operation.

Key words: Software; operation; rule

在多年的信息化培訓(xùn)實踐中，發(fā)現(xiàn)很多學(xué)員在計算機操作方面存在一些問題:如操作順序、操作方法、功能認識不全等。針對此，筆者總結(jié)了幾點規(guī)律，對初學(xué)者進一步提高軟件操作水平或許有幫助。

1 關(guān)于操作順序問題

“下一步點哪?”這個問題是初學(xué)者提到的最多的問題，其實就是指操作順序。不過這個不應(yīng)該成為問題，因為圖形用戶界面(Graphical User Interface，簡稱 GUI，又稱圖形用戶接口)的軟件操作思路基本都可以歸結(jié)為一種模式(如圖1):先準(zhǔn)確選取要操作的對象，然后執(zhí)行該對象的命令動作，如果命令動作簡單，計算機會自動執(zhí)行完成，如果動作復(fù)雜，用戶就需要與計算機進行更為仔細的交流，通常會彈出對話框(或窗格)，其實就是問答題，計算機問，用戶選擇或輸入答案，最后“確定”完成操作。

2 關(guān)于操作方法的問題

“方法太多記不住”，這可能是讓很多初學(xué)者感覺比較頭疼麻煩的問題。關(guān)于操作方法，其實就是圖1中所說的“動作”的各種表達方式。現(xiàn)在計算機軟件操作常用的動作表達方式有以下幾類(如圖2):從操作設(shè)備角度分為鍵盤方法和鼠標(biāo)操作方法。鼠標(biāo)操作方法又分為兩大類，一是規(guī)范類操作即軟件主菜單(如windows操作系統(tǒng)的開始菜單、各應(yīng)用程序窗口的菜單欄)，二是快捷類操作，快捷類操作分為鼠標(biāo)右鍵操作和工具按鈕操作。除此之外，還有一種特殊操作就是在進行資源轉(zhuǎn)移操作(復(fù)制、剪切、粘貼)和改變(窗口和邊框的位置、大小等)操作的時候用鼠標(biāo)直接拖動完成。這么多方法怎么記憶呢?

鍵盤操作方法除了常用的一些操作如Ctrl+C是復(fù)制、Ctrl+V是粘貼需要記憶外，對初學(xué)者來講無須記憶很多。鼠標(biāo)操作方法中，右鍵操作的含義是對準(zhǔn)任何選取對象單擊右鍵就可以獲得該對象在該狀態(tài)下的所有操作，這些操作會以跟隨菜單的形式顯示，以供用戶選取，只要操作對象選準(zhǔn)，之后就是“按單點菜”了，所以右鍵操作很簡單，無須記憶。工具按鈕操作，這種操作方法容易吸引初學(xué)者，但筆者并不推薦。因為工具按鈕看似快捷，確太過個性化，會因為用戶使用習(xí)慣、軟件種類、顯示與否、擺放位置、顯示完整程度等不同，軟件的工具欄是不一樣的，不便記憶;同時工具按鈕用多了，不利于初學(xué)者熟悉該應(yīng)用軟件本身的各項功能。當(dāng)前很多公務(wù)員每天用著Word，還不知道樣式和模板是什么。主菜單法是鼠標(biāo)操作中最規(guī)范的方法，往往被人忽視。主菜單是軟件最核心的設(shè)計，不僅是軟件所有命令的集合，更是反映了設(shè)計者的思想，不同軟件的主菜單是不一樣的，即使相同類型的軟件，開發(fā)者不同，主菜單也是有區(qū)別的，比如WPS和MS-Office，所以作為操作者就是要領(lǐng)會設(shè)計者的思想，并以此指導(dǎo)自己的操作。主菜單操作看似麻煩，卻很有規(guī)律，初學(xué)者使用這種操作方法，不僅能很快熟悉該軟件的主要功能，迅速提升自己的操作水平，還能提高對陌生軟件的自學(xué)能力。

3 關(guān)于軟件功能的問題

衡量軟件熟悉程度有三個方面:一是清楚軟件定位，即該軟件是處理哪類數(shù)據(jù)或信息的軟件，這將決定用戶對軟件的準(zhǔn)確選擇。比如Word是字處理軟件，Excel是表處理軟件而不是簡單表格編輯軟件。二是知道軟件的主要功能，可以保證用戶能夠在日常辦公中盡可能發(fā)揮計算機的作用。三是知道這些主要功能具體由哪些命令實現(xiàn)的，可以保證用戶快速準(zhǔn)確操作。其中要熟悉軟件的主要功能就是要熟悉軟件的主菜單，如果連主菜單都沒記住，不能算是真正的熟悉。

軟件主菜單命令是有規(guī)律的，即菜單分類思想。以Word/Excel/PowerPoint為例，主菜單就分為以下幾類:基本操作、編排操作、高級操作、特類操作和其他操作(見圖3)。對比分析我們可以發(fā)現(xiàn)相似性分類，就很容易理解和記憶，同樣其他軟件主菜單也是有分類的。

4 關(guān)于具體操作命令的問題

熟悉軟件最終還是要知道各種功能具體由哪些命令實現(xiàn)的，很多的學(xué)員經(jīng)常說命令太多記不住，的確很多但并不難記憶。所有的命令都是基于對象的操作，不同的對象對應(yīng)的操作的不同，但都會經(jīng)歷這樣一個過程(如圖4)。

以Word為例，應(yīng)用程序涉及到的對象有文檔及文檔的內(nèi)容，主要命令都是圍繞文檔及內(nèi)容來實現(xiàn)的。Word“文件”菜單是以文件整體為操作對象的一類命令集，包括:(無→有)新建;(有→變)打開、保存、另存為、頁面設(shè)置、打印、發(fā)送、屬性等;(有→無)關(guān)閉。針對文件內(nèi)容主要編排操作就集中在“插入”和“格式”菜單。“插入”菜單意思完成內(nèi)容“無→有”，凡是用戶想往文檔中增加內(nèi)容除一般的文本用鍵盤輸入外，其他非文本對象或不便用鍵盤輸入的文本對象一律使用插入菜單完成，插入菜單里的命令選項就是各類可以插入的對象，如分隔符、頁碼、日期時間、特殊字符、數(shù)字、域、批注、各種圖片、文本框、文件、對象、超鏈接等等。“格式”菜單即 “有→變”，凡是用戶想改變文檔中任何內(nèi)容對象，一律都稱為格式變化，都可以通過格式菜單完成，只要先選準(zhǔn)對象，然后單擊格式菜單，就一定能找到該對象的各種格式變化操作命令。除了上述菜單之外，“編輯”菜單主要是以內(nèi)容轉(zhuǎn)移類操作(剪切、復(fù)制、粘貼等)為主的命令類，“視圖”菜單主要是各種方式選擇命令類，“工具”菜單是高級應(yīng)用和附加功能，“表格”菜單是表格作為獨立一類對象的所有操作的命令集(無→有、有→變、有→無)。了解這些后，用戶在具體操作時只要知道操作屬于哪一類，然后在相應(yīng)的菜單中找具體命令就可以了，無須為命令的記憶犯愁。