航運企業綜合管理信息系統建設方案研究

摘要:如何對信息進行綜合的分析歸納;如何能“因地制宜、因事制宜”地通過信息自動化、信息整合以及增加對現在資源的利用來提高企業核心競爭力;如何在客戶服務及其相關成本之間建立優化平衡，保證最終的運營效益，就成為一個企業發展生產力、提高經濟實力和取得競爭優勢亟待解決的問題。該文從技術、業務和實施分析了綜合管理信息系統建設的可行性，同時對綜合管理信息系統實施的效益作了初步探討。

關鍵詞:集裝箱運輸;綜合管理信息系統

中圖分類號:TP311文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)24-6805-03

1 研究背景

面對激烈的市場競爭，傳統的工作方式、方法己不能夠適應現代化企業管理的需求了。因此需要企業具備善于了解客戶需求以及需求變化信息的能力;需要企業具備善于用客戶信息來歸納、分析并提煉出最有價值的核心信息，進而根據這些核心信息制訂相應的產品和服務，形成自身核心競爭力的能力;需要企業具備根據核心信息快速的計算及預估投資回報的能力。

2 研究目的

本文的目的在于運用所學理論對XX航運公司目前信息化建設進行分析和研究，為XX航運公司信息化建設提出建議與對策，使海運業務能應對日趨激烈的市場競爭，抓緊快速形成完整的服務體系，為XX航運公司信息化提供強大的推進力。

3 研究方法和內容

3.1 研究方法

本文根據理論聯系實際的原則，通過研究國內外有關航運企業信息化建設的相關文章，運用項目管理等有關理論，在對XX航運公司信息化建設業務可行性，技術可行性，實施可行性，管理可行性分析的基礎上，對XX航運公司進一步優化企業信息系統，提升核心競爭力提出了意見和對策。

3.2 研究的主要內容

第一是分析集裝箱運輸與信息化，一是我國集裝箱發展的內部因素，二是我國集裝箱發展的外部因素，三是信息化的發展背景。第二是XX航運公司信息系統建設的背景，對現狀進行了分析和研究，并提出了具體的方案。第三是信息系統建設的可行性分析，包括技術可行性，業務可行性，管理可行性，實施可行性。第四是信息系統建設方案設計，第五是信息系統應用及效益分析，第六是結論與展望。

3 XX航運公司信息系統建設的背景

3.1 XX航運公司信息系統存在的問題

3.1.1 手工操作的問題

XX航運公司業務遍布各大洲，其先進的管理水平，優秀的人才隊伍，優質的服務在國際航運界享有良好的聲譽和地位。然而，在XX航運公司內部的很多業務部門，還沒有信息系統，而是基于手工操作的模式，導致信息不能及時反饋，數據統計滯后，不能有效的跟蹤最新的市場情況，同時手工操作還導致了人員數量的增加。隨著業務量的增多，原始的手工操作難免會出現錯誤，不但減緩公司業務的運轉，造成不必要的損失，而且會損害XX航運公司的聲譽。開發完善適用于XX航運公司業務需求的系統，將有利于進一步提高公司的管理水平，降低運行成本，提高員工處理各項事務的效率，使集團的日常工作更加規范、科學、有條理，使XX航運公司的運轉、發展走上健康發展的道路。

3.1.2 重復勞動的問題

XX航運公司現有系統都是基于部門級的系統，滿足了部門的需求，但是部門之間數據并沒有共享，導致了很多部門的重復勞動，比如:船期管理，每個部門都在各自維護公司船期，這樣導致了船期管理的多樣性，從而缺乏準確性和標準性。同時這種重復勞動導致了企業人員冗余，組織機構臃腫，成本提高等問題。

3.1.3 信息孤島的問題

目前XX航運公司的各個系統都是在各個時間段內獨立開發，獨立運行的，各自都是單獨的數據存儲，編碼規則也不盡相同。這些分散式的信息系統，各自獨立的數據管理，導致了數據無法互動，產生了大量的信息孤島。

信息孤島不但不利于信息共享和統一管理，而且增大了系統維護的難度和工作量，增加了各類硬件軟件設施的投入，造成了系統管理的雜亂和無序。

信息孤島還導致了高層管理者需要的匯總報表，都必須通過各個系統產生子報表后，人工整合而成，大大增加了工作人員的勞動量，而且手工操作的失誤將導致數據失真。

3.1.4 問題小結

目前XX航運公司的信息系統現狀存在以上的眾多問題，迫切需要一套綜合管理信息系統來整合原來的分散式系統，填補部分業務部門的系統空白，整合各部門業務，規范操作流程，減少信息孤島，降低手工操作環節，通過信息化提升企業管理水平。

3.2 綜合管理信息系統的提出

綜合管理信息系統就是在這個背景下提出來了，為公司的進一步開拓國際市場，擴大市場份額，及可持續發展提供系統保障。

3.2.1 直面激烈的市場競爭

目前已有世界70多家航運企業、20多家班輪公司在我國相繼設立了分公司和代表機構，直接參與我國航運市場的競爭。隨著航運市場的進一步開放，這種競爭勢頭將進一步擴大，并且更加激烈。外國航運公司將憑借其經營規模、經營質量、先進的技術設備、高效的管理手段以及豐富的多式聯營經驗等向中國航運市場如內陸、沿海、內河、多式聯運的集卡、內支線運輸、倉儲、報關以及船代、貨代、各項輔助服務等領域全方位的擴張和滲透，對國有航運企業帶來巨大的競爭壓力。

綜合管理信息系統要使用戶應對復雜的市場情況，為操作人員提供最適合的操作界面，為業務部門提供最詳細的信息支持，為管理層提供最有力的決策依據。

3.2.2 提供全球的客戶服務

隨著航運市場的競爭加劇，傳統的操作模式已經不能滿足客戶的多方位的需求，客戶需要更多，更快，更優的服務。

在這種形勢下，各家船公司為了爭取客戶，形成了激烈的競爭，為了能夠在世界航運市場立于不敗之地，就需要航運公司提升客戶服務的質量，不斷加大信息化的投入。及時調整經營戰略和發展戰略，依靠科技進步，加快企業信息化建設，大力加強人才培養，增強服務意識，把服務客戶、服務社會作為生產經營的首要原則，提高企業在航運市場的競爭能力。

綜合管理系統的最大的特點就是集中式數據存儲及數據整合，因此可以為客戶提供最完整，最及時，最準確的數據，從而提升客服水平。

3.2.3 輔助決策功能

航運企業的經營思路、服務質量、資金管理、價格體系、管理技術、高質量運輸、人才開發等方面都將面臨嚴峻的挑戰。對一些財務包袱嚴重、資金短缺、技術落后、營運成本較高、服務質量較差、管理水平較低的企業，在優勝劣汰的市場法則審判下，很可能面臨被淘汰的命運。

系統產生的統計分析報表能夠輔助高層領導進行決策，通過數據和圖表的展現，對未來的市場策略進行及時的調整。

4 信息系統建設方案設計

4.1 構建基于業務信息的處理結構

4.1.1 第一層:基礎信息自動化

是由操作層組成的日常業務處理，主要有兩個部分:一是目前仍有相當部分的業務操作沒有實現信息自動化，仍依賴手工操作;二是有些業務流程還存在很多問題，并非最優的、效率最高的。這兩個部分都可以通過開發實施新的業務系統來實現流程的再造，并實現信息自動化，提高整體的勞動效率和工作質量。

4.1.2 第二層:信息系統橫向整合互聯

是在第一層的基礎上，實現系統間的整合，形成統一的信息平臺，使各系統在保持相對業務獨立性的同時，又能連為一體，實現各系統間的信息交流和數據共享，消除\"信息孤島\"，從而使各系統發揮最大的效用，使各業務部門間的交流暢通無阻，避免發生重復開發、重復實施的現象。

4.1.3 第三層:信息系統縱向分析挖掘

是在第二層建設成的信息平臺上，建立強大的數據中心，對平臺上的大量數據進行統計和分析，并進一步進行數據挖掘，產生一系列管理決策所需的信息和報表。為各公司的高層領導提供科學的決策依據，讓信息變成決策，決策變成利潤。

4.1.4 第四層:企業信息門戶化

是在第三層建立的數據中心基礎上，開發一系列的應用，同時建設電子商務平臺，為B2C 和 B2B以及B2E提供強有力的基礎構架和解決方案。提供強大的電子商務服務系統，而且還能夠提供高效率的搜索引擎(Search Engine)，安全性管理(Security Management)，Web構件(Web Components)之間的通訊和連接。公司內部的合作與交流(Collaboration) ，E-mail系統，在線學習系統(E-learning)，多語言支持(Internationalization)，Web內容管理和發布(Web Content Management Publishing)，Web內容的個性化(Personalization)，Web外觀包括顏色，位置等定制(Customization)，工作流程管理( Work Flow)等。給客戶提供及時的、動態的業務信息，從而提高客戶服務質量和客戶滿意度，提升公司在業界的形象。

4.2 集成供應鏈管理業務

綜合管理信息系統需要集成供應鏈管理工能，將業務從注重內部資源的管理轉向注重外部資源的管理和利用，實現從企業內部的業務集成轉向企業間的業務協同，利用互聯網技術開展以B2B為主題的電子商務活動，橫向覆蓋了市場營銷、運輸管理、服務質量、財務、設備管理等，實現經營成果的及時反饋。同時，利用因特網和電子商務技術進一步向客戶和供應商延伸，最終形成企業內外互動的供應鏈管理系統，實現與上游供應商和下游客戶的業務互動。

4.2.1 客戶關系管理系統

客戶信息的收集、整理、分析，對客戶進行差異化分析和個性化管理，實施\"一對一\"營銷，滿足客戶需求。

4.2.2 供應商關系管理系統

供應商信息的收集、整理、分析，對供應商的動態評價，實現企業大宗物資等的戰略采購。

4.2.3 市場動態分析

市場信息收集，市場需求量統計分析，競爭對手情況統計，航線設置合理性分析，成本測算等。

4.3 優化管理及輔助決策

4.3.1 企業決策支持系統

應用模型技術、專家系統、數據倉庫技術的最新研究成果，提供信息和知識支撐的數據分析及決策支持系統，支持企業的用戶響應、營銷規劃、物流規劃、戰略設計以及各流程的業務運作優化等。

4.3.2 企業工作流系統

用Intranet技術集成企業的工作流，建設面向公司和二級部門的工作流管理信息服務系統，通過信息資源的共享，實現企業內各部門間的業務互動和行政事務的在線處理。

3.3.3 財務統一管控

企業的宗旨，是實現資源一體化的整合效應與管理協同效應。財務管控是公司重要的管控手段，通過財務管控，使高效安全的財務管理流程嵌入合理的權責分配的管控模式內，實現公司價值最大化。

5 綜合管理信息系統應用及效果分析

5.1 信息系統建設達到的效果

5.1.1 信息化程度提升

該系統具有準確、快速、高效、安全、易擴展和具有前瞻性等特性，是世界級的綜合集裝箱班輪運輸信息管理系統。能對環境和市場的變化敏捷、準確和迅速的做出反應。圍繞著XX航運公司的戰略目標，實現XX航運公司總部與各代理系統的無縫融合，實現彼此之間的資源共享、優勢互補、相互促進、業務協同。

5.1.2 數據準確率提高

在系統中，基礎數據一次性通過EDI方式取自于代理系統，數據在系統中進行處理后自動在各個部門間流轉，最后再由系統自動生成各種決策分析報告。以集運的關鍵信息——單證為例，應用系統后，手工干預的操作逐步減少，第一手資料是由代理提供，并由集運員工進行二次審核，隨后幾乎所有的報表都由系統自動產生，XX航運公司的單證準確率因此大幅提高，為集運相關部門的統計和審單核銷工作帶來了極大的方便。數據準確率得到提升。

5.1.3 工作效率提升

信息系統使得復雜問題簡單化，數據的共享程度提高。大大提高了部門間信息的共享，從而消除了重復勞動，降低了勞動成本，提升了工作效率。

5.1.4 信息孤島消除

綜合管理信息系統的先進性除了體現在能夠很好的處理內部流程以外，更體現在它整合了原先各個分散的子系統，使得各分散系統都在統一的平臺中使用，數據一致性得到保證，子系統變成了子模塊，使得各類信息得到充分的共享。

5.2 信息系統建設帶來的效益

5.2.1 實現業務流程的再造

企業的信息化建設可以為一個企業帶來的另一項重要意義在于業務流程的重建。從而使得業務流程的設計和人員的安排更為合理和高效。而綜合管理信息系統在集運的應用在這點上是功效顯著的。

首先它使得原有混亂、不明確的業務流程定型;其次它明確了各個業務部門的職能和工作任務。最后，在系統中把合理的、優化的操作流程以及各部門的職能以系統應用的形式固化下來，從而實現了企業業務流程的再造。

5.2.2 公司管理和服務水平的提升

XX航運公司的發展目標是:努力建設成為世界頂級航運企業。圍繞著這一發展目標，XX航運公司的長期規劃是:成為國際化的綜合集裝箱航運企業，為客戶提供針對性的解決方案和服務，實現整個集裝箱航運物流鏈的每個環節的順暢連接和資源優化，并為外部客戶提供統一優質的服務。綜合管理信息系統的應用給這些目標的實現提供了可能。

5.2.3 輔助決策分析

系統的價值，對于員工來說是提供高效的操作系統，以方便他們的日常工作的完成;對于管理層來說，則是可以通過系統產生各種整合的業務信息，以此來作為管理和業務決策的基礎。因此一個好的系統不僅要讓操作者受益，更要讓決策者受益。讓好的系統提供給管理者快速、準確的信息，從而使管理者能在最短的時間內對現狀做出反映、進行決策，最終使企業能在多變的外部環境和激烈的競爭中贏得先機、爭取主動、獲得最大的利益。

6 結論與展望

6.1 結論

本文通過對XX航運公司綜合管理信息系統的建設，分析航運企業信息化建設的歷程，從多種角度對信息化的可行性進行分析。信息化建設涉及科技、人力、軟件、硬件等方方面面，是一項系統工程，本文也只是從系統規劃方面拓展進行了初步的分析與探討，礙于研究范圍與筆者的水平，沒能全方位多角度地對企業信息化建設展開分析與研究，也沒能專門地對企業流程管理和系統實施及執行等瓶頸方面進行深入的鉆研，這也是今后需要在工作和學習中要繼續強化與深化的部分。

6.2 展望

企業信息化建設只有開始、沒有結束，XX航運公司的信息化建設只有隨著企業生產、經營的發展而發展，才能體現出信息資源的重要價值和信息系統的持續生命力。XX航運公司結合自身情況，遵循信息化建設的客觀規律，以業務為主導，集中管理企業的信息資源，以信息化促進傳統企業走上全球化的道路，并且探索出一條具有可持續發展能力的企業信息化建設道路，并可為其他航運公司作借鑒。