淺析會計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度

摘要:隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域已得到了廣泛應(yīng)用。企業(yè)在建立了會計(jì)電算化系統(tǒng)后，會計(jì)基本上從單純的手工記賬、算賬、報(bào)賬中解脫出來，會計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了很大提高，但是，它也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。本文主要分析了會計(jì)電算化對內(nèi)部控制的影響及由此產(chǎn)生的問題，并在此基礎(chǔ)上探討了電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞:會計(jì);電算化系統(tǒng);內(nèi)部控制

會計(jì)電算化是會計(jì)工作的發(fā)展趨勢，已有十幾年的發(fā)展歷史。它由簡單的數(shù)值計(jì)算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進(jìn)而到具有人工智能的會計(jì)管理信息系統(tǒng)階段，它使會計(jì)人員從繁重的手工核算報(bào)表中解脫出來，提高了會計(jì)信息的及時(shí)性、正確性與全面性。但在會計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次發(fā)展，給企業(yè)帶來巨大效益的同時(shí)，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來更嚴(yán)峻的考驗(yàn)。筆者就會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制制度的影響以及如何完善會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度作一些淺析。

一、會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容

1.會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的控制內(nèi)容及形式與手工會計(jì)系統(tǒng)存在差異。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下，控制的內(nèi)容主要針對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，控制的方式主要是通過人員的職務(wù)相分離，職權(quán)不相容的內(nèi)部牽制制度來實(shí)現(xiàn)的。而在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責(zé)、計(jì)算機(jī)病毒防治等新內(nèi)容。

2.內(nèi)部控制的對象發(fā)生了變化。在電算化系統(tǒng)下，由于會計(jì)信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，控制的對象也發(fā)生了變化。控制對象原來為會計(jì)處理程序及會計(jì)工作的相容性等，會計(jì)資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗(yàn)，是以對人的控制為主；而在電算化系統(tǒng)下，會計(jì)數(shù)據(jù)一般集中由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理，而財(cái)務(wù)人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對計(jì)算機(jī)輸出的各種會計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析。這樣，內(nèi)控對象轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ伺c計(jì)算機(jī)二者為主。

3.控制的實(shí)現(xiàn)方式發(fā)生了變化。手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制以人工控制實(shí)現(xiàn)。電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序。如程序發(fā)生差錯(cuò)，由于人們對程序的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性，增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性加大。

4.會計(jì)電算化信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。手工會計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，在會計(jì)電算化系統(tǒng)中逐漸減少或消失，憑證所起到的控制功能弱化，使部分交易幾乎沒有“痕跡”，給控制帶來一定的難度。

5.會計(jì)電算化信息系統(tǒng)中會計(jì)信息存儲電磁化。電算化系統(tǒng)下，原先會計(jì)業(yè)務(wù)處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計(jì)算機(jī)自動生成的會計(jì)信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中（如光盤、硬盤等），是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡；另外，電磁介質(zhì)易受損壞，加大了會計(jì)信息丟失或毀壞的危險(xiǎn)。

6.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠(yuǎn)的影響，特別是Internet在財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。

二、會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響

1.交易授權(quán)、執(zhí)行等內(nèi)部控制方法改變。由單一的人工控制轉(zhuǎn)為程序控制和人工控制相結(jié)合。在手工會計(jì)系統(tǒng)中 ，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會計(jì)電算化后，會計(jì)帳務(wù)的集中化處理，使會計(jì)部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細(xì)賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施，如憑證借貸平衡校驗(yàn)，余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。

2.內(nèi)部控制的程序化使得內(nèi)部控制具有長期的依賴性并增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性。電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯(cuò)或不起作用，由于人們依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，

3.無紙化作業(yè)使會計(jì)信息系統(tǒng)缺乏交易痕跡，由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C(jī)控制為主，也就是內(nèi)部控制的對象發(fā)生變化。 手工會計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的對象主要是會計(jì)對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等嚴(yán)格的憑證制度。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計(jì)電算化后，會計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上，使會計(jì)核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。

4.控制的范圍擴(kuò)大。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理，而電算化系統(tǒng)下，由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等。

5.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中會計(jì)信息存儲電磁化，加大了控制舞弊、犯罪的難度

手工會計(jì)系統(tǒng)中，會出現(xiàn)由于會計(jì)人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產(chǎn)生的無意錯(cuò)誤。會計(jì)電算化后，輸入數(shù)據(jù)正確、計(jì)算機(jī)程序正確和設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯(cuò)，就會使處理結(jié)果錯(cuò)誤。而且 電算化系統(tǒng)下會計(jì)信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡；另外，電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)，因此，計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，電算化 會 計(jì) 系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計(jì)系統(tǒng)更大。

三、會計(jì)電算化 存在的主要問題

1.電算化系統(tǒng)下的會計(jì)及電算化崗位的職能權(quán)限問題。操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段，在電算化環(huán)境下，會計(jì)業(yè)務(wù)處理大部分由計(jì)算機(jī)操作，人為控制減少，削弱了會計(jì)審核功能。有些單位的各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實(shí)到位，有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實(shí)亡。

2.會計(jì)人員因主觀原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤。這是會計(jì)電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù)，因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些人員為了達(dá)到個(gè)人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進(jìn)行非法操作，如通過冒名頂替、盜取密碼等手段來非法改動、銷毀會計(jì)資料，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

3.會計(jì)軟件的安全性及保密性問題。現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以至軟件投入運(yùn)行后存在著安全隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計(jì)信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險(xiǎn)，而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。

4.會計(jì)資料的備份和保管不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失。在會計(jì)電算化法規(guī)中明確規(guī)定，單位應(yīng)堅(jiān)持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實(shí)際工作中，有的單位并沒有真正落實(shí)，也沒有及時(shí)打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí)，部分會計(jì)資料就會丟失，造成無法挽回的后果。

5.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員。目前，許多會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)熟悉，但對計(jì)算機(jī)知識缺乏;而系統(tǒng)的維護(hù)人員對計(jì)算機(jī)知識熟悉，但對會計(jì)業(yè)務(wù)不夠了解，使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時(shí)分析、排除。

四、完善會計(jì)電算化內(nèi)部控制

1、建立全面規(guī)范的會計(jì)基礎(chǔ)管理工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。

強(qiáng)化內(nèi)控管理，提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

2.加強(qiáng)組織和人員職能控制。

綜上所述，電算化會計(jì)的內(nèi)部控制制度關(guān)鍵是在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)科學(xué)的會計(jì)乃至管理信息系統(tǒng)或體系，以保證資產(chǎn)安全和會計(jì)信息的真實(shí)、可靠。本文就電算化會計(jì)對內(nèi)部控制制度的影響及如何完善電算化會計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度方面發(fā)表本人的一些淺見，相信隨著科技的越高深發(fā)展，給電算化會計(jì)系統(tǒng)提供更廣泛的應(yīng)用外，也給內(nèi)部控制帶來一些新的難題，但只要抓住控制問題的關(guān)鍵所在就能為電算化會計(jì)打開一片更廣闊的空間，電算化會計(jì)的發(fā)展就能更能適應(yīng)時(shí)代的要求，發(fā)揮更大的作用。對其深入，必將形成新的會計(jì)和，而新的會計(jì)理論和方法的確立，又將使電算化會計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。