電子文件安全管理淺論

摘要：隨著辦公自動化的廣泛應用，越來越多的電子文件不斷產生，許多單位和部門日常使用和產生的電子文件數量甚至超過了紙質文件，電子文件的收集、積累和保存，已成為各個部門面臨的一項重要任務。對強化電子文件的全程管理，確保電子文件信息安全，也提出了新的更高要求。據業內人士介紹，從總體上來說，電子文件的管理問題在我國還遠遠沒有得到應有的重視，研究的廣度和深度都有待于進一步拓展，亟需引起各有關方面的高度重視，并付諸行動。

關鍵詞：電子文件；存儲方式；防火墻；檔案

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA.， Bengbu 233012， China)

Abstract: With the extensive application of office automation， more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus， to collect， accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands， entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional， as a whole， enough attention has not been given to E-file management in our country， especially in file institutions and document departments， to develop the extent and the depth of study， which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。與傳統的紙質文件相比較，電子文件有以下特點：

1) 電子文件不再是直觀的紙質文件，對現代化辦公設備的依賴性很高，必須借助于計算機等設備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，對場地要求不高，但對環境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均發生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認真進行鑒定，區分文件價值，只有對本單位工作具有查考利用價值的，才有必要進行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統可能隨著時間的推移不再具有兼容性，因此，同時定期要將有關電子文件的讀取軟件和操作系統同步歸檔。

電子文件的真偽鑒別一直是文件管理和檔案技術的難點。檔案部門所保管的電子檔案，應該是文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值[2]。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的。同時也不能排除個別別有用心者對文件或檔案進行篡改。這樣，我們必須認真考慮電子文件的真假識別問題。對此問題，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區別。當網上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲方式

目前涉密電子文件的存儲方式還是以分散存儲為主，每個終端都存有電子文件。一旦某個終端出現問題，不僅這個終端本身存儲的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網甚至廣域網上所有終端都受到攻擊和破壞。要對其存儲方式進行改革，有三種存儲方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應用軟件全部存儲在服務器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲涉密電子文件，涉密電子文件全部存儲在服務器中。三是移動插拔方式。涉密電子文件存儲在移動硬盤、優盤等移動式存儲器上。用戶處理電子文件時，將移動式存儲器插入微機，不處理電子文件時，將移動式存儲器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網絡系統防護措施

涉密網絡系統防護必須一手抓技術，一手抓管理，技術上多種手段設防，管理上多種措施并用，實行綜合治理。尤其應著重抓好\"一個隔離，兩層認證，三種能力\"。一個隔離，就是內部涉密網必須與外部網實行物理隔離，禁止與國際互聯網進行任何直接或間接的物理連接。兩層認證，一是每個終端必須設置開機密碼，通過密碼認證用戶是否有權使用該終端。二是用戶進入終端后，應進行身份認證，以確認用戶是否有權通過網絡系統處理電子文件。三種能力，一是病毒防護能力。所有服務器和終端，都應安裝正版殺毒軟件，對計算機系統實時進行掃描和檢測，防止計算機病毒進入網絡系統。二是預警監測能力。實時尋找具有網絡攻擊特征和違反網絡安全策略的操作行為，實時報警，阻斷非法的網絡連接。三是應急處置能力。制定應急方案，完善應急機制，建立應急分隊，提高預警反擊和災難恢復能力，確保網絡系統持續安全穩定運行。

3.3 精簡電子文件數量

由于缺乏有效的管控機制，網絡用戶隨意制發和復制涉密電子文件的現象較為嚴重，致使涉密電子文件數量己遠遠超出實際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對涉密電子文件數量實施有效控制[3]。一是要嚴格審批把關。用戶制發和復制涉密電子文件，必須按規定逐級報批，未經批準，不得擅自制發或復制涉密電子文件。二是強化技術手段。對涉密電子文件的下載、復制進行技術控制，切實做到未經審批和不具權限的用戶，無法下載或復制涉密電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對電子文件進行一次鑒定，有留存價值的，及時移交檔案部門歸檔保存；不具留存價值的，及時進行清刪，防止失去現實作用的涉密電子文件留存在系統中。

3.4 控制電子文件使用權限

雖然電子文件的資源共享是實現辦公自動化最關鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發，網絡中的涉密電子文件決不應該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對網絡中的用戶權限進行控制。控制用戶權限的方法有：一是在網絡層上設置允許用戶訪問服務器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將涉密電子文件存放到指定的網絡區域內，該網絡區域只對有使用權限的用戶開放，無權用戶無法進入。三是通過數據列表方式，對每個用戶使用涉密電子文件的權限事先做出限定，不具權限的用戶無法進入或使用涉密電子文件管理系統。四是對涉密電子文件本身進行加密處理，將密碼分配給有權限的用戶，無權用戶無法打開涉密電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子文件管理制度，實現電子文件管理的標準化和規范化，使電子文件在產生、運行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數據庫質量關。在數據管理方面應建立健全數據質量管理體系，根據本單位的實際情況，制定嚴格的數據質量考核指標，責任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內設機構。由內設機構負責歸檔文件的計算機錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并獎其合并為本單位的檔案目錄數據庫，同時將重要的文件原文掃描，進而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說，其主要是負責對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監督；接收和轉換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數據庫；四是充分利用信息安全技術，切實保障檔案信息數據庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統并且要不斷升級；設置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護等等，確保電子文件的安全。

參考文獻：

[1] 石劍文.電子文件管理應注意的問題[J].重慶科技學院學報：社會科學版，2007(5):206-207.

[2] 翟賈遠.對電子文件管理中幾個問題的認識[J].檔案管理，2007(4):58.

[3] 陳大發.OA系統環境下電子文件管理的實現[J].數字與縮微影像，2006(4):19-21.